As 7 principais maneiras de escolher o software de automação de workflow certo em 2025
Imagine tentar encher uma banheira com o ralo aberto. É assim que processos rotineiros e repetitivos podem esgotar recursos. O resultado é esforço desperdiçado, custos aumentados e menor eficiência.
Como evitar que nossos esforços sejam desperdiçados? A resposta está na automação do workflow. Ao automatizar tarefas repetitivas, você pode aumentar a eficiência, reduzir erros e liberar sua equipe para se concentrar em trabalhos mais estratégicos.
Neste artigo, vamos orientá-lo sobre as principais práticas recomendadas para selecionar um software de automação de workflow para sua organização em 2025.
Por que você precisa de um software de automação de workflow?
Antes de discutirmos por que a automação de workflow é necessária, vamos entender o que ela envolve. A automação de workflow utiliza software para executar automaticamente tarefas repetitivas com base em gatilhos específicos. Em termos simples, as tarefas são iniciadas por eventos e executadas automaticamente por meio de uma sequência predefinida de ações.
Eis uma estatística interessante: mais de 40% dos trabalhadores afirmam gastar pelo menos um quarto da sua semana de trabalho em tarefas manuais repetitivas, como coleta e entrada de dados, o que leva à ineficiência e ao esgotamento profissional.
É aqui que entra o software de automação de workflow, simplificando tarefas, minimizando erros humanos e aumentando a eficiência geral. Ao automatizar processos rotineiros, os funcionários podem liberar tempo valioso para se concentrarem em trabalhos de maior impacto.
Para aproveitar esses benefícios, é crucial escolher o software de automação de workflow certo para suas necessidades. Na próxima seção, discutiremos dicas importantes para ajudá-lo a selecionar a melhor solução para sua organização.
Dicas para escolher a ferramenta de automação de workflow certa
O software de automação de workflow certo pode transformar a maneira como sua organização opera, mas como saber qual escolher? Aqui estão algumas sugestões para orientar sua decisão.
1. Compreenda suas necessidades: Identifique as tarefas repetitivas em sua organização que precisam ser automatizadas.
É crucial avaliar quais áreas necessitam de melhorias, como entrada de dados, processamento de faturas e geração de relatórios, entre outras. Ao identificar essas tarefas-chave, você poderá explorar facilmente as soluções de automação mais adequadas.
2. Avalie os recursos do software: A ferramenta de automação de workflow escolhida será fundamental para as operações de processo da sua organização, portanto, é essencial compreender seus recursos e como eles se alinham às suas necessidades.
Considere tanto os pontos fortes quanto as limitações do software, como facilidade de uso, opções de personalização, capacidades de integração, escalabilidade e o nível de suporte ao cliente disponível antes de tomar uma decisão.
3. Facilidade de uso e escalabilidade: Uma interface amigável é fundamental para uma rápida adoção. Quanto mais simples o software, mais rápido sua equipe poderá se familiarizar com ele.
Além disso, à medida que sua empresa cresce, sua ferramenta de automação deve ser capaz de escalar junto com você, adaptando-se às necessidades em constante mudança e ao aumento do volume de trabalho.
4. Capacidade de integração: As organizações já dependem de várias ferramentas em suas operações diárias. É essencial garantir que qualquer nova ferramenta de gerenciamento de workflow se integre perfeitamente aos seus sistemas existentes.
Isso simplificará seus fluxos de trabalho e ajudará a manter a consistência em todas as plataformas.
5. Segurança e conformidade: Esses aspectos são vitais para a proteção de dados confidenciais. Certifique-se de que o software ofereça recursos de segurança robustos e esteja em conformidade com regulamentações como o GDPR ou HIPAA para evitar riscos legais e multas.
6. Custo: Avalie o custo total, considerando a configuração, a manutenção e possíveis taxas ocultas. Leve em conta as despesas de escalabilidade e quaisquer custos de atualização futuros.
Avalie a relação custo-benefício para garantir que o investimento esteja alinhado com o valor a longo prazo.
7. Suporte e feedback do usuário: Analise o feedback de outros clientes para confirmar se o software cumpre o que promete.
Priorize ferramentas com suporte ao cliente confiável e recursos de fácil acesso para ajudar a resolver quaisquer problemas ou dúvidas.
Principais funcionalidades a serem consideradas em ferramentas de automação de workflow
Aqui estão alguns recursos essenciais que você deve analisar antes de escolher o software de automação de workflow.
Desenvolvimento visual: Ferramentas que auxiliam no desenvolvimento visual tornam a automação do workflow simples e acessível. Com interfaces de arrastar e soltar, as equipes podem facilmente projetar e ajustar processos com o mínimo de código. Isso aumenta a eficiência, reduz erros e facilita a identificação e correção de gargalos.
Gatilhos e ações personalizáveis: Certifique-se de que o software permita personalizar gatilhos e ações para que você possa adaptar a automação às necessidades do seu negócio. Essa flexibilidade permite definir condições específicas, estabelecer sequências de tarefas e automatizar processos repetitivos para aumentar a eficiência e a precisão.
Integração e colaboração: O software deve se conectar facilmente com o seu software existente para garantir operações tranquilas e eficientes.
Procure recursos que promovam a colaboração da equipe e simplifiquem a comunicação, como visualizações de tarefas compartilhadas, atualizações em tempo real e acesso centralizado a dados. Isso fomenta uma melhor coordenação e melhora a eficiência geral do workflow.
Relatórios e análises: Uma plataforma robusta de automação de workflow deve ajudar os usuários a obter insights detalhados para identificar tendências e otimizar processos.
A plataforma precisa coletar dados e métricas apropriados, alinhados à organização, para tornar isso possível. Relatórios em tempo real, painéis personalizáveis e análises visuais permitem que as organizações tomem decisões baseadas em dados e impulsionem a melhoria contínua.
Confira aqui os principais recursos de automação de workflow!
Software de automação de workflow para TI
É crucial para as equipes de TI otimizar as operações e aumentar a eficiência; o software de automação de workflow ajuda a alcançar esse objetivo.
Ao automatizar tarefas rotineiras como abertura de chamados, gerenciamento de ativos e monitoramento de sistemas, ele minimiza erros manuais e economiza tempo valioso.
Aqui estão alguns benefícios importantes da integração da automação de workflow aos seus processos de TI.
Operações de TI simplificadas: Lida com tarefas rotineiras como gerenciamento de incidentes, abertura de chamados e monitoramento de sistemas. Essa automação ajuda as equipes de TI a trabalharem com mais rapidez e eficiência.
Tempos de resposta mais rápidos: Acelera a resolução de problemas encaminhando tarefas para os membros certos da equipe com base em regras predefinidas, garantindo respostas mais rápidas.
Redução de erros: Minimiza erros humanos automatizando tarefas repetitivas, resultando em resultados mais precisos e consistentes.
Informações baseadas em dados: Fornece análises e relatórios valiosos para acompanhar o desempenho e otimizar fluxos de trabalho para melhoria contínua.
Por que escolher o ManageEngine AppCreator como sua plataforma de automação de workflow?
Você sabia que, até 2026, 30% das empresas terão automatizado mais da metade de suas operações comerciais?
Se você busca aprimorar a automação do seu workflow, agora é o momento ideal para começar. Para aproveitar ao máximo essa mudança, a chave é adotar uma solução de automação flexível e eficiente.
O ManageEngine AppCreator é uma plataforma de desenvolvimento de aplicações low-code que ajuda você a criar aplicações personalizadas, adaptadas às necessidades específicas do seu negócio, do zero.
Os recursos de automação de workflow da plataforma variam de tarefas simples, como o envio de e-mails e alertas por SMS, a funcionalidades avançadas, como integrações de API personalizadas com outras soluções ManageEngine e serviços de terceiros.
Automatizar tarefas simples é fundamental para as organizações, pois reduz o esforço manual, minimiza erros e acelera os processos, liberando as equipes para se concentrarem em trabalhos de maior impacto.
O AppCreator oferece recursos poderosos de automação de workflow, incluindo modelos e funções personalizadas. Os modelos servem como uma réplica digital de um processo de negócios, simplificando o gerenciamento por meio de automação, validação e colaboração. A plataforma permite que o usuário personalize cada etapa do seu workflow.
Por outro lado, as funções personalizadas permitem adicionar lógica ou ações específicas além das opções padrão da plataforma. Isso possibilita automatizar tarefas complexas, integrar-se a sistemas de terceiros e sincronizar dados entre plataformas sem esforço.
Se você busca uma maneira melhor de automatizar seus fluxos de trabalho, vale a pena explorar o AppCreator. Inscreva-se para um teste gratuito aqui!
FAQ's
1. Posso criar workflows personalizados no AppCreator específicos para as necessidades da minha empresa?
Sim, o AppCreator permite que você crie fluxos de trabalho totalmente personalizáveis, adaptados às necessidades da sua organização.
Você pode definir gatilhos, usar funções personalizadas, agendar notificações por SMS e e-mail, criar modelos para processos de negócios e definir ações que estejam alinhadas aos seus requisitos, tudo isso com pouca ou nenhuma necessidade de programação.
2. À medida que minha empresa cresce, qual é o nível de escalabilidade das aplicações criadas no AppCreator?
O AppCreator foi desenvolvido para escalabilidade. Conforme sua organização cresce, você pode expandir e modificar seus workflows sem esforço para atender às crescentes demandas.
A plataforma se adapta às suas necessidades em constante evolução, permitindo que você comece com algumas centenas de usuários e aumente para milhares, quando necessário.
3. Qual é o tempo médio necessário para implementar e automatizar completamente os workflows no AppCreator?
O tempo de implementação depende da complexidade dos seus fluxos de trabalho. Para automações simples, pode levar apenas algumas horas, enquanto os mais complexos podem levar alguns dias. A interface amigável e as ferramentas de desenvolvimento visual do AppCreator ajudam a acelerar o processo.
Aprenda como implementar a automação de fluxos de trabalho!
4. Para quais setores e casos de uso o AppCreator é mais adequado?
O AppCreator é adequado para diversos setores, incluindo manufatura, educação, saúde, bancos, logística e muito mais.
Ele se destaca na automação de tarefas como gerenciamento de incidentes, integração de funcionários, solicitações de serviço e suporte ao cliente, ajudando organizações de diferentes setores a aumentar a eficiência.
5. Quais são os erros comuns que as organizações cometem ao selecionar uma solução de automação de workflow?
Um erro comum é não compreender totalmente as necessidades específicas da organização antes de selecionar uma plataforma. É crucial avaliar fatores como facilidade de uso, capacidades de integração, escalabilidade e suporte antes de escolher uma solução.
6. Como a automação de workflow impacta a produtividade e o ROI?
A automação de workflow facilita o trabalho, eliminando tarefas repetitivas e reduzindo erros. Isso libera os funcionários para se concentrarem em trabalhos mais importantes e estratégicos, aumentando a eficiência e a produtividade geral da equipe. Por sua vez, as organizações economizam tempo, reduzem custos e obtêm um ROI melhor.
Nota: Encontre a revenda da ManageEngine certa. Entre em contato com a nossa equipe de canais pelo e-mail latam-sales@manageengine.com.
Importante: a ManageEngine não trabalha com distribuidores no Brasil.
Artigo original: Top 7 ways to choose the right workflow automation software in 2025
Artigo traduzido por Marcos Paulo Breda Andreo.