Como ferramentas de automação workflow podem salvar seu tempo e dinheiro?

De acordo com uma enquete da Harvard Business Review, mais de 90% dos empregados preferem ferramentas de automação do que entrada de dados manual. Eles sentem que a tecnologia faz processos tediosos mais fáceis, economizando tempo e dinheiro.

Você já ficou intimidado por uma gestão de workflow manual? E se tivesse uma maneira de completar de forma rápida? Com ferramentas de automação, a gestão de workflow se torna muito mais fácil e consome menos tempo. Em um artigo anterior, discutimos a gestão de workflow, e agora, nós iremos falar como automatizar os seus workflows, salvando seu tempo e dinheiro.

Um workflow se refere a uma série de tarefas, ações ou passos que devem ser completados para alcançar um objetivo específico em um processo de negócio. Um software de automação de workflow pode fazer seu negócio andar de forma mais suave por automatizar tarefas repetitivas, aumentando a produtividade com insights em tempo real, e aumentando o lucro.

Erros comuns de workflow e estratégias efetivas para evitá-los

Erro 1: Usar um workflow ineficiente

Um workflow ineficiente com passos de mais e muita complexidade pode resultar em atrasos e erros de entradas manuais de dados. Isso desacelera seu processo e aumenta os custos.

Use tecnologia para otimizar seus workflows 

O uso estratégico de softwares de automação de workflow é a chave para os otimizar. Essas ferramentas ajudam a simplificar processos removendo passos redundantes, simplificando tarefas e permitindo a automatização de ações repetitivas de tarefas. Fazer o design de workflows customizados que encontram processos de negócios específicas se torna direto, aumentando a eficiência e produtividade geral.

Exemplo  

Em um departamento de finanças, um workflow ineficiente pode envolver a entrada de relatórios de custo manuais em múltiplos sistemas, levando a atrasos e erros. Se um funcionário envia um relatóriode custo por e-mail, e é manualmente inserido em umsistema de contabilidade por outro membro, então este processo pode consumir muito tempo e ficar propenso a erros.

Com a automação de workflow, este mesmo relatório de custo pode ser enviado automaticamente via formulário digital e imediatamente integrado em um sistema de contabilidade sem intervenção manual. Isso elimina atrasos, reduz erros e acelera significativamente o processo.

Erro 2: Usar um fluxo de tarefas inconsistente  

Um fluxo inconstante contém gaps, sobreposições e conflitos que levam a confusões, duplicações e contradições. Isso culmina na redução da qualidade e precisão dos processos.

Mantenha seus workflows consistentes 

A automação de workflow é crucial para criar consistentemente sequências lógicas de tarefas. Elas garantem que cada tarefa seja sistematicamente completada e transicione de forma suave para a próxima. Essas ferramentas ajudam a manter workflows limpos e organizados. As ferramentas certas também permitem o fácil alinhamento de cargos e responsabilidades, garantindo que tarefas manuais sejam gerenciadas pelos times apropriados, mantendo assim a integridade do workflow.

Exemplo  

Em um sistema de assistência médica, um fluxo de tarefa inconstante pode ocasionar uma atualização de informação de paciente por uma enfermeira, mas que sem ser devidamente comunicada ao doutor, causa atrasos no tratamento e pagamento. Quando um enfermeiro atualiza o arquivo de um paciente, mas um doutor está desavisado por conta da informação ser manualmente passada depois, leva a erros de comunicação e atrasos no atendimento.

Com a automação, uma vez que a enfermeira atualiza a informação, esta é imediatamente habilitada ao doutor para revisão e depois enviada para o departamento de pagamento, garantindo continuidade e precisão no gerenciamento de paciente. Isso garante um processo de tarefas limpo e lógico, reduzindo atrasos e melhorando o cuidado ao paciente.

Erro 3: Adicionar tarefas desnecessárias

Uma tarefa desnecessária não adiciona nenhum valor ao seu processo e resultado. Isso resulta em desperdiço, ineficiência e distrações que escondem a performance e a eficiência do seu processo.

Tenha certeza de que cada task é necessária 

Softwares de automação de workflow são excelentes em identificar e remover tarefas redundantes que não contribuem com valor. Isso não é a única otimização de processo, mas também foca sua atenção em tasks que genuinamente adicionam valor, alinhando de perto com seus objetivos estratégicos e garantindo mais eficiência na gestão de workflow.

Exemplo

Em uma fábrica, tarefas desnecessárias podem envolver atualizações manuais de status de máquinas que poderiam ser automatizadas. Se os operadores checarem manualmente e reportarem esses status de máquinas diariamente, isso custa um tempo valioso que poderia ser gasto em checagem de manutenção e qualidade.

Com a automatização do workflow, os updates de status de máquina poderiam ser automatizados e reportados em tempo real, permitindo operadores a se preocuparem com tarefas mais críticas. Isso aumenta a eficiência e reduz o esforço gasto. Os sensores automatizados podem monitorar e reportar os status de equipamento, ativando as tarefas de manutenção somente quando necessária e liberando os funcionários para focar em atividades de maior valor, como controle de qualidade e melhoria de processos.

Erro 4: Falha de entendimento na reinscrição

O registro permite objetos como contatos, leads ou acordos serem inscritos em um workflow diversas vezes, ativado por um critério específico. O uso incorreto do registro pode levar a resultados indesejados por repetições de objetos inscritos desnecessariamente no workflow.

Entenda como funcina a reinscrição

Recursos de reinscrição em um workflow, quando usados corretamente, podem significar um aprimoramento nos esforços de acompanhamento. Ferramentas de automação de workflow oferecem capacidade para configurações precisas de critérios e gatilhos de acompanhamento, o que previne mau uso e garante efetividade de gestão.

Exemplo

Em um departamento de marketing, um software de automação de workflow pode criar um critério específico para reinscrição, garantindo que somente os itens relevantes sejam reprocessados. Os leads que não responderam a uma campanha de e-mail num determinado tempo podem ser automaticamente reinscritos numa sequência de acompanhamento, prevenindo um excesso de comunicação com aqueles que já se engajaram com a campanha.

Erro 5: Uso de workflows conflitantes

Workflow conflitantes são aqueles que prejudicam o processo um do outro, levando a efeitos não desejados nos mesmos objetos.

Evite workflows sobrepostos ou contraditórios

Workflows conflitantes criam ineficiências e erros. Ao usar softwares de automação de workflow para garantir que workflows não sobreponham ou contraditem mutualmente em termos de gatilhos, ações ou objetivos, você pode manter um ambiente harmônico e eficiente.

Exemplo

Em um departamento de TI, um software de automação de workflow pode providenciar um overview de todos os workflows ativos, ajudando o time a identificar e resolver conflitos. Se um workflow está ajudando a atualizar um nível de acesso de usuário enquanto outro está tentando restaurar, a ferramenta de automação pode priorizar as ações para manter a consistência.

Erro 6: Não dar feedback 

Feedback é uma parte essencial de qualquer processo de melhoria de workflow. Isso ajuda você a identificar o que funciona bem e o que precisa de melhorias nos seus workflows. Entretanto, não receber feedback dos seus consumidores, funcionários ou stakeholders leva à perda de oportunidades e insatisfação.

Coletar e agir com o feedback 

Ferramentas de automação de workflow agilizam a coleta e análise de feedback de várias fontes, transformando insights em ações de melhoria. Essas ferramentas permitem que negócios integrem perfeitamente mecanismos de feedback em seus workflows, garantindo refinamento contínuo e otimização baseada em inputs do mundo real.

Exemplo  

Em um departamento de serviço do consumidor, uma ferramenta de automação de workflow pode perfeitamente integrar coleções de feedback em workflows, analisando automaticamente respostas e direcionando ações de insight para os times relevantes. O feedback coletado do consumidor via formulários automatizados pode ser diretamente enviado para o time de melhoria de serviço para revisão, garantindo melhoria contínua baseada em feedback em tempo real.

Erro 7: Mensurando resultados incorretamente ou de forma irregular 

Resultados são o indicador primordial se seu workflow é ou não efetivo. Ele mostra quão bem seu workflow atinge seu objetivo pretendido. Entretanto, erros na mensuração de um workflow preciso e regular podem levar a conclusões enganosas e não acuradas.

Mensure seus resultados de forma precisa e regular

Defina métricas e indicadores claros e relevantes, colete e acompanhe dados usando métodos e ferramentas confiáveis e consistentes. Ferramentas de automação de workflow podem simplificar esse processo, minimizando o erro humano e facilitando a análise e relatórios. Use ferramentas para visualizar resultados em dashboards e compartilhar relatórios customizados com stakeholders. Mensurações precisas providenciam um alicerce para sua otimização de workflow em andamento.

Exemplo  

Em um departamento de vendas, ferramentas de automação de fluxo de trabalho podem automaticamente acompanhar e compilar métricas de performance, gerando relatórios e dashboards que providenciam insights claros sobre a eficácia do workflow. Métricas de performance de vendas podem ser automaticamente reunidas e visualizadas em dashboards, permitindo que times rapidamente vejam o quão bem eles estão atingindo os objetivos e onde as melhorias podem ser feitas.

Benefícios de usar ferramentas de automação de workflow

Recursos de economia de tempo 

1. Ferramenta de automação

Ferramentas de automação de workflow permitem a automatização da execução de tarefas repetitivas, reduzindo a necessidade de intervenção manual. Isso economiza um tempo significante e permite funcionários a focarem em mais atividades estratégicas.

2. Workflows marcados

Com a possibilidade de marcar workflows, usuários conseguem marcar tempos específicos para tarefas serem executadas automaticamente. Isso garante a conclusão oportuna de atividades sem a necessidade constante de monitoramento ou intervenção manual.

3. Processamento paralelo

Ferramentas de automação geralmente suportam processamento paralelo, permitindo diversas tarefas serem executadas simultaneamente. Isso acelera a conclusão do workflowe reduz o tempo geral de processamento.

4. Gatilhos condicionais

Ferramentas de automação podem ser configuradas para ativar ações em condições ou eventos específicos. Isso elimina a necessidade de supervisão manual e garante que tarefas serão iniciadas prontamente quando critérios específicos são atingidos.

5. Integrações com ferramentas de comunicação

Muitas plataformas de automatização de workflow oferecem integrações com ferramentas de comunicação, como e-mail e apps de mensagem. Isso permite notificações e atualizações perfeitas, mantendo todos os stakeholders informados e eliminando atrasos de comunicação.

Vantagens de economia de custo

1. Reduz custos de trabalho

Por automatizar tarefas repetitivas que, por outro caminho, seria necessária uma intervenção manual, a ferramenta de automação de workflow ajuda a reduzir custos de trabalho. Isso permite que organizações reatribuam os funcionários a atividades de maior valor.

2. Aumento de eficiência operacional 

Softwares de workflow agilizam processos, eliminando gargalos e reduzem o tempo necessário para completar atividades. Isso resulta na melhoria de eficiência e menor sobrecarga operacional.

3. Minimiza erros e recomeços

Processos manuais são propensos ao erro humano, levando a erros caros e que precisam de um processo de retrabalho. Ferramentas de automação de workflow ajudam a minimizar erros, garantindo a consistência e precisão na execução de atividades, deste modo reduz o custo de recomeços.

4. Utilização otimizada de recursos 

Ferramentas de automação permitem melhores utilizações de recursos, alocando-os mais eficientemente, baseado na carga de trabalho e demanda. Isso previne tanto excesso de pessoal como excesso de recursos, levando à economia de custos.

5. Tempo de lançamento mais rápido

Agilizando processos e reduzindo o tempo levado para completar cada tarefa, a automação de workflow acelera o tempo para venda de produtos e serviços. Isso permite você capitalizar as oportunidades de mercado mais rapidamente, resultando em um potencial ganho de receita e vantagens competitivas.

6. Escalabilidade sem aumentos de custos proporcionais 

À medida que os negócios crescem, tarefas manuais geralmente se tornam insustentáveis e exigem recursos adicionais para escalar. Ferramentas de automação de workflow, no entanto, podem escalar perfeitamente sem a ocorrência de aumento de custos proporcionais, tornando-as soluções econômicas para organizações em crescimento.

Escolhendo a melhor plataforma de automação de workflow para seu processo de negócio

Selecionar a ferramenta de automação de workflow correta requer considerações cuidadosas de vários fatores. Aqui está como fazer uma decisão bem informada:

1. Considerações-chaves

Avalie a escalabilidade, facilidade de uso, opções de customização e preço quando escolher uma ferramenta de automação de workflow. Escalabilidade garante que a ferramenta pode crescer junto ao seu negócio, enquanto a facilidade de uso e opções de customização melhoram a adoção de usuários e aumentam a flexibilidade.

2. Comparações de opções de softwares de workflow populares

Compare plataformas de automação de workflow populares baseadas em suas forças, fraquezas e adequação para diferentes processos de negócio. Considere fatores como recursos específicos de indústria, suporte de clientes e recursos de comunidade quando estiver fazendo as comparações.

3. Orientação sobre a realização de avaliações

Conduza através de avaliações de ferramentas de automação, utilizando períodos de teste, juntando feedback de usuários e participando de demonstrações de fornecedores. Engaje stakeholders de diversos departamentos para garantir que as ferramentas selecionadas cumpram os diversos requisitos de negócios.

4. Ênfase na experiência do usuário

Priorize a experiência de usuário quando selecionar uma ferramenta de automação de workflow. Uma interface intuitiva de usuário, documentação compreensiva e suporte responsável de consumidor contribuem para uma experiência positiva e facilita a implementação de sucesso.

Melhores práticas para implementar uma ferramenta de automação de workflow

Quando falamos de simplificar seu processo de trabalho com ferramentas de automação, é crucial abordar a implementação com um plano estratégico. Aqui estão algumas chaves estratégicas para ajudar você na reinscrição a integrar com sucesso a automação de workflow nas suas operações diárias, simplificando tarefas manuais:

1. Defina objetivos claros

Comece definindo o que você espera alcançar com a automação. Quais são os seus principais objetivos? Identificar os resultados que você deseja e as métricas pelas quais você irá mensurar o sucesso são essenciais para uma implementação focada.

2. Envolva os membros do seu time

Garanta incluir pessoas de diversos departamentos nos estágios de planejamento e implementação. Obter informações daqueles que irão usar as ferramentas de automação de workflow assim como os especialistas de TI e os gerentes de departamento é vital. Essa abordagem colaborativa ajuda você a endereçar quaisquer preocupações mais cedo e garantir que a ferramenta atenda às necessidades de todos.

3. Invista em treinamento de automação de workflow

Para extrair o máximo da sua ferramenta de automação, garanta que todos saibam usar de forma efetiva. Marque sessões de treinamentos detalhadas que incluam prática e providenciem acesso a tutoriais e guias para futuras referências. Quanto mais confortável seu time estiver com a ferramenta, melhor eles estarão para aproveitar seus recursos de gerenciamento de fluxo de trabalho.

4. Monitore e ajuste

Depois da ferramenta estiver de pé e rodando, mantenha olhos atentos ao quão bem ela está performando. Seus workflows estão rodando de forma suave? O que o time está achando de gerir as atividades? Pergunte regularmente essas questões, solicite feedbacks dos membros do seu time e esteja pronto para fazer ajustes. Além disso, monitore quaisquer erros que possam abrir caminho para a ocorrência de tarefas redundantes. O objetivo é refinar continuamente a ferramenta para atender suas necessidades de negócios envolvidas.

5. Escute o feedback

As ideias do seu time são incrivelmente valiosas. Encoraje todos a compartilharem suas experiências com a ferramenta de automação - tanto as coisas boas como as áreas que podem ter melhorias. Esse feedback é a mina de ouro para que a ferramenta fique mais efetiva e garanta verdadeiramente as necessidades do seu time.

Seguindo essas estratégias, você garante que a integração da automação de workflow nas suas operações não ocorra somente sem problemas, mas também traga melhorias significantes de eficiência das quais você está buscando.

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Mensurando o ROI

Mensurar o ROI das iniciativas de automação de workflow é essencial para demonstrar valor e informar futuras tomadas de decisões. Aqui está como se calcula o ROI efetivamente:

1. Use metodologias efetivas para calcular o ROI

Utilize métodos como análise de economia de gastos, avaliações de ganhos de produtividade e mapeamento de crescimento de renda para quantificar o ROI das iniciativas de automação.

2. Monitore os KPIs 

Mapeie os KPIs como custo por transação, tempo economizado por tarefa e receita gerada através do aumento da eficiência para mensurar os impactos das automações nos resultados de negócio.

3. Estabeleça linhas de base para métricas

Estabeleça linhas de base para métricas antes de implementar iniciativas de automação para providenciar uma base para comparação. Compare os resultados da pós-implementação com a linha de base para quantificar os benefícios tangíveis dos workflows automatizados.

4. Performe avaliações regularmente

Conduza avaliações regularmente para avaliar a efetividade a longo prazo das iniciativas de automação. Monitore tendências, identifique áreas de melhoria e faça ajustes quando necessário para maximizar o ROI ao passar do tempo.

O papel da supervisão humana na automação de workflow

Enquanto automatização de workflow oferece inúmeros benefícios, a supervisão humana é essencial para garantir precisão, confiabilidade e uso ético de workflows automatizados. Eis o porquê da supervisão humana ser necessária:

1. Garanta a precisão e confiabilidade

A supervisão humana garante que workflows automatizados estão funcionando como previsto. Funcionários podem garantir que erros ou exceções sejam prontamente resolvidosHumanos também podem intervir para verificar resultados, solucionar problemas e fazer ajustes nos workflowsconforme necessário.

2. Abordando exceções e erros

Processos automatizados podem conter exceções ou erros que requerem intervenção humana. A supervisão humana possibilita a resolução rápida de problemas e evita que erros custosos passem despercebidos.

3. Usando automação de forma ética

O julgamento ético e as habilidades de tomada de decisões dos humanos são essenciais para garantir o uso responsável da automação. Eles podem avaliar as implicações morais de processos automatizados e intervir quando necessário para manter padrões e princípios éticos.

4. Maximizando os benefícios da automação

A supervisão humana complementa a automação, adicionando criatividade humana, habilidades de resolução de problemas e expertise na área. Humanos podem identificar oportunidades de melhoria e inovação de processos que podem não ser aparentes para sistemas automatizados.

Implementando ideias de automação de Workflow

Implementar ferramentas de automação de workflow pode beneficiar significativamente organizações de vários setores. Aqui estão alguns exemplos práticos de companhias que podem utilizar essas ferramentas para simplificar tarefas tradicionalmente manuais:

1. Atendimento ao cliente

Empresas de atendimento ao cliente podem empregar automação de chatbot para gerir inquéritos de configuração de rotina do atendimento ao cliente, permitindo agentes humanos a focarem em outros assuntos mais complexos. Essa abordagem ajuda as companhias a manterem padrões altos de serviço e efetividade que atendem às necessidades do cliente, levando ao aumento da satisfação e lealdade dos mesmos.

2. Gestão de inventário

No contexto de fabricação, uma companhia pode integrar seu sistema de gestão de inventário com workflows automatizados, diminuindo pela metade os esforços para mapear o inventário. Os alertas em tempo real podem notificar funcionários sobre os baixos níveis de estoque, permitindo reposição a tempo e prevenindo escassez de estoque. Essa estratégia otimiza o inventário, reduz custos e aumenta a eficiência da cadeia de fornecimento.

3. Gestão de projeto e entrega para clientes

Uma agência de marketing pode otimizar operações vinculando suas ferramentas de gestão de projetos a softwares de automação de workflow. Essa integração garante um flow suave de dados pelo planejamento, delegação de tarefas e processos de comunicação com o cliente, acelerando assim a conclusão do projeto, melhorando a pontualidade na entrega e aumento da satisfação do cliente. Isso promove a fidelidade dos clientes e impulsiona o crescimento dos processos de negócio.

4. Processos de desenvolvimento de software

Companhias de desenvolvimento de software podem se beneficiar implementando uma ferramenta de automação que oferece uma forte capacidade de customização e integra perfeitamente com sistemas já existentes de gestão de projetos. Envolver todos os stakeholders no processo de seleção de ferramentas garante que a ferramenta escolhida atenderá às necessidades de toda a equipe, melhorando assim a cooperação entre desenvolvedores e gerentes de projeto, reduzindo o tempo de lançamento do produto no mercado e aumentando a produtividade.

5. Marcação de consultas de sistema de saúde

Instalações de assistência médica podem implementar um workflow automatizado para agendamento de pacientes. Ao adaptar o sistema de agendamento por meio de treinamento extensivo e incorporar o feedback dos usuários, essas instalações podem alinhar o processo mais de perto às necessidades dos pacientes e da equipe. Esses ajustes resultam em tempos de espera mais curtos para os pacientes, melhor aproveitamento da equipe e maior satisfação geral dos pacientes.

6. Serviços financeiros

Instituições financeiras podem avaliar o ROI da automação de workflow focando em reduzir o tempo dos processos de aplicações de empréstimo. Automatizar tarefas manuais e refinar workflows podem levar a redução de custo substancial, ganhos de eficiência, aumento da qualidade de serviço e redução do tempo de espera do consumidor, consequentemente aumentando o lucro da firma.

Negócios estão em constante procura por estratégias de inovação para simplificar operações e atender as crescentes demandas. Ferramentas de automação como o ManageEngine AppCreator estão cada vez mais se tornando essenciais para organizações em busca de desenvolver aplicações personalizadas de forma rápida e eficiente, mesmo sem conhecimento profundo em programação. Essa plataforma low-code oferece uma lista de recursos desenhadas para melhorar o desenvolvimento de workflow, encorajando colaboração de time e acelerando o tempo de lançamento de mercado.

Se você está interessado em explorar as possibilidades desse software, sinta-se livre para compartilhar suas necessidades e juntos podemos criar uma prova de conceito gratuito para você.

Artigo original: How workflow automation tools can save you time and money

Artigo traduzido por Marcos Paulo Breda