Editor de Fluxo de Trabalho

Você pode configurar os detalhes básicos e o caminho direcional de um fluxo de trabalho no editor de fluxo de trabalho usando a ferramenta gráfica integrada.

Para criar um fluxo de trabalho, insira os seguintes detalhes básicos:

• Nome do fluxo de trabalho: Insira um nome relevante para o seu fluxo de trabalho. Este é um campo obrigatório.
• Descrição: Informe que tipos de liberações podem ser associados ao fluxo de trabalho. Você também pode adicionar outras informações importantes como descrição, se necessário.
• Tipo: Você pode selecionar o tipo de fluxo de trabalho como Geral/Emergencial.
  • Fluxo de trabalho geral - Liberações que essencialmente exigem o processamento de todos os 9 estágios podem ser associadas a fluxos de trabalho gerais.
  • Fluxo de trabalho emergencial - Liberações com prazo muito apertado e que exigem ação imediata podem ser associadas a um fluxo de trabalho emergencial. Fluxos de trabalho emergenciais podem ser configurados com menos estágios e aprovações mínimas para garantir que o produto/recurso seja liberado imediatamente de forma eficaz.

Após inserir os detalhes básicos, você pode começar a projetar o processo do fluxo de trabalho no Editor de Fluxo de Trabalho.

Configurar o fluxo de trabalho 

O Editor de Fluxo de Trabalho oferece uma tela expansível e rolável para criar diagramas de fluxo de trabalho e um painel de stencil. Por padrão, os estágios Envio e Fechar estão presentes no fluxo de trabalho, e eles estão conectados aos nós Início e Fim. Você pode adicionar mais nós ao fluxo de trabalho a partir do painel de stencil.

A visualização padrão de um novo Editor de Fluxo de Trabalho.

Ações do painel de stencil    

Você pode executar as seguintes ações a partir do painel de stencil:

• Mover o painel de stencil - Use o ícone no canto superior esquerdo do stencil para mover o painel para qualquer lugar dentro da tela.
• Desfazer/Refazer fluxo de trabalho - Use o ícone ou no cabeçalho do stencil para desfazer/refazer quaisquer ações ou transições nos dados do fluxo de trabalho.
• Redefinir fluxo de trabalho - Use o ícone no stencil para redefinir um novo fluxo de trabalho ao seu estado padrão.  Se o fluxo de trabalho tiver sido salvo anteriormente, ele será restaurado ao seu último estado atualizado.
• Recolher o stencil - O painel de stencil pode ser alternado entre ligado/desligado usando o ícone na extremidade direita

O painel de stencil

Configurar nós    

Nós são elementos do fluxo de trabalho que definem como um fluxo de liberação deve ser processado automaticamente. O painel de stencil contém vários nós, como Estágio, Condição, Switch, Notificação, Aprovação e Atualização de campo. Você pode adicionar um nó à tela usando um simples movimento de arrastar e soltar. Quando você adiciona um nó à tela, uma janela pop-up é aberta, na qual você deve especificar as propriedades do nó.

Uma ilustração sobre como adicionar nós ao fluxo de trabalho

Consulte as orientações a seguir para entender o uso de cada nó e como configurá-lo:

Estágio - Adicione um estágio de liberação ao seu fluxo de trabalho.

• Selecione o estágio e o status em seus respectivos menus suspensos.
• Você pode ter vários status em um estágio.

Você pode configurar notificações para cada status adicionado a um estágio no fluxo de trabalho. Por padrão, as notificações de status configuradas globalmente não são afetadas pelos fluxos de trabalho de liberação e continuam funcionando conforme configurado em Administração. Para substituir as notificações com base no fluxo de trabalho, passe o cursor sobre um status e clique no ícone . Configure e salve as notificações conforme necessário.

 Status com substituição de notificação habilitada são indicados com um ícone .  

O número de portas de entrada e saída no nó depende do número de status escolhidos. 

Condição - Especifique uma condição a ser atendida antes que a liberação prossiga para o próximo estágio.

• Insira um nome para o seu nó.
• Especifique os critérios selecionando coluna, critério e valor(es).
• Clique no ícone para adicionar vários critérios usando os operadores AND/OR. Você pode arrastar um critério sobre o espaço de recuo abaixo de outro critério para adicioná-lo como subcritério. Critérios que contêm subcritérios são indicados com um ícone de menu suspenso.

Adicionando subcritérios ao configurar condições 

O nó de condição é renderizado com uma única porta de entrada e duas portas de saída (Sim/Não).

Switch - Switch é um nó de ramificação múltipla que se refere ao valor em um campo e aplica o caminho do fluxo de trabalho com base no valor selecionado.

• Selecione o campo para aplicar a condição do switch.
• Adicione os valores do campo que devem ser referenciados. Você pode projetar um caminho de fluxo de trabalho diferente para cada valor do campo.

O nó Switch é renderizado com uma única porta de entrada e N portas de saída com base nos valores selecionados. 

Notificação - Configure uma notificação personalizada para o seu fluxo de trabalho de liberação.

• Selecione uma notificação personalizada existente ou adicione uma nova notificação no menu suspenso Nome da notificação. Você também pode editar as notificações selecionadas usando o ícone .
  • Para adicionar/editar uma notificação, insira o nome da notificação e adicione uma descrição.
  • Selecione os Papéis de Liberação/Papéis da Organização para os quais a notificação deve ser enviada. Para selecionar usuários, digite o nome de usuário e selecione o usuário no menu suspenso.
  • Insira o assunto e a mensagem a serem enviados no e-mail de notificação. Você pode usar o símbolo $ para inserir variáveis no assunto e na mensagem da notificação.
  • Clique em Salvar.

• Depois de salvar/selecionar uma notificação, Notificar para, Descrição e Assunto são preenchidos automaticamente com os detalhes da notificação. Clique em Escolher. 

O nó de notificação é renderizado com uma única porta de entrada e uma porta de saída. 

Aprovação - Adicione um nível de aprovação entre estágios e configure notificações por e-mail de aprovação.

• Insira o nome da aprovação.
• Escolha a condição de aprovação no menu suspenso Aguardar por. As condições de aprovação disponíveis são:
  • Qualquer um aprovar - A aprovação é concedida se qualquer um dos aprovadores tiver aprovado; é rejeitada somente quando todos os aprovadores tiverem rejeitado.
  • Todos aprovarem - A aprovação é concedida somente quando todos os aprovadores tiverem aprovado; caso contrário, é rejeitada.
  • Ação da primeira resposta - A aprovação é concedida somente quando o primeiro aprovador tiver aprovado; caso contrário, é rejeitada.
• Você também pode configurar a primeira resposta de qualquer um dos aprovadores como a ação de aprovação.
• Selecione os Papéis de Liberação/Papéis da Organização como aprovadores. Para selecionar usuários, digite o nome de usuário e selecione o usuário no menu suspenso.
• Insira o assunto e a mensagem da sua notificação de aprovação. Você pode adicionar variáveis, se necessário.

O nó de aprovação é renderizado com uma única porta de entrada e duas portas de saída (Aprovado/Negado).

Atualização de campo - Atualize um valor de campo antes que ele prossiga para o próximo estágio no fluxo de trabalho.

• Selecione uma configuração de atualização de campo existente ou adicione uma nova configuração no menu suspenso Nome da atualização de campo. Você também pode editar a configuração selecionada usando o ícone .
  • Para adicionar/editar uma configuração de campo, insira o nome da atualização de campo e a descrição.
  • Selecione o campo e o valor que devem ser aplicados durante a atualização de campo. Você pode configurar atualizações para vários campos usando o ícone .
  • Clique em Salvar. 

• Depois de salvar/selecionar uma atualização de campo, a descrição será atualizada automaticamente com base nos detalhes da atualização de campo. Clique em Escolher. 

O nó de Atualização de campo é renderizado com uma única porta de entrada e uma porta de saída.

Conectar nós    

Para estabelecer uma conexão entre nós, você deve conectar a porta de saída de um nó à porta de entrada de outro nó.

• Os nós de saída são marcados na cor laranja.
• Os nós de entrada são marcados em verde por padrão. Ao tentar conectar um nó de saída, os nós de entrada são destacados em amarelo.

Consulte o vídeo de tela a seguir para um melhor entendimento:

Ações do nó    

Você pode executar as seguintes ações nos nós e nos links de caminho:

• Editar/Excluir um nó - Passe o cursor sobre um nó para editá-lo ou excluí-lo. Os estágios padrão não podem ser editados nem excluídos.
• Reposicionar nós/Link de caminho - Arraste um nó ou link de caminho para reposicioná-lo na tela conforme necessário. O nó de origem ou destino de um link de caminho pode ser alterado arrastando os círculos de entrada ou saída.
• Adicionar vértices - Passe o cursor sobre um link de caminho para adicionar vértices clicando nele.
• Visualizar as conexões de um link de caminho - Passe o cursor sobre um link de caminho para visualizar os nós de origem, nós de destino e vértices.
• Remover links de caminho/vértices - Passe o cursor sobre um link de caminho ou vértice e clique no ícone .

Use o controle de zoom no canto direito da tela para visualizar o gráfico em escala maior/menor. Após configurar o fluxo de trabalho, clique em Salvar no cabeçalho do fluxo de trabalho. O ServiceDesk Plus validará automaticamente seu fluxo de trabalho antes de salvá-lo. Mensagens de aviso descritivas são exibidas para notificá-lo caso a configuração do fluxo de trabalho contenha erros.

Nos fluxos de trabalho salvos, você pode visualizar as propriedades do fluxo de trabalho, o histórico e exportar o gráfico do fluxo de trabalho como PDF clicando no ícone .

Validar fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho são validados com base nas seguintes regras:

• Cada nó deve ter pelo menos um conector/link de entrada e saída.
• Cada link deve estar conectado em ambas as extremidades.
• Deve haver um caminho válido do Início ao Fim.
• O fluxo não deve ser recursivo.
• O nó de estágio deve ter pelo menos um status.
• O nó Switch deve ter pelo menos uma opção.
• Configurar as opções Sim e Não no nó Condição não é obrigatório.

Se uma configuração usada em um fluxo de trabalho for atualizada em qualquer configuração administrativa, o fluxo de trabalho será invalidado. Fluxos de trabalho invalidados são indicados com um ícone na visualização de lista de fluxos de trabalho. Você não pode executar nenhuma operação em fluxos de trabalho invalidados, exceto editar ou excluir.

Um fluxo de trabalho de exemplo