Gestão de ativos vs. Gestão de inventário

O maior desafio para um gerente de ativos de TI é manter um registro preciso do paradeiro e do status de cada ativo de propriedade da organização, já que uma grande parte do orçamento de TI é dedicada à compra de ativos. Para responder a uma pergunta típica, como “onde está esse ativo?”, eles geralmente precisam vasculhar seu patrimônio de ativos digitais de uma forma que é como procurar uma agulha no palheiro, mas esse palheiro está constantemente se movendo, crescendo e, às vezes, desaparecendo completamente. Esse cenário dinâmico de ativos se deve, em grande parte, a fatores como práticas inadequadas de desligamento de funcionários, o surgimento do trabalho híbrido e a crescente adoção de políticas de BYOD (Bring Your Own Device), ou Traga seu próprio dispositivo. Tendências como essas fazem com que os ativos se dispersem além dos limites corporativos, aumentando as complexidades predominantes de rastreamento de ativos.

Um sistema robusto de gestão de inventário e ativos é a chave para enfrentar esses desafios, permitindo que os gerentes de ativos de TI identifiquem a localização e o status de cada ativo com facilidade.

Mas, quão parecidas ou diferentes são essas duas práticas?

Embora o ITAM (IT Asset Management), ou Gestão de ativos de TI, e o ITIM (IT Inventory Management), ou Gestão de inventário de TI, possam parecer semelhantes, entender suas funções distintas é essencial para criar um portfólio abrangente de ativos tecnológicos, permitir seu rastreamento em tempo real e acompanhar cada um de seus ciclos de vida. Vamos nos aprofundar na compreensão de como os sistemas de gerenciamento de inventário e de ativos simplificam o trabalho da gerência de ativos de TI.

O que é gestão de inventário de TI?

O ITIM é o processo de identificar, documentar, organizar, armazenar e rastrear os ativos de TI de uma organização e seus principais detalhes em um único local. Essencialmente, trata-se de criar uma única fonte confiável para todo o hardware, software e outros recursos de TI pertencentes ao departamento de TI. Isso inclui tudo, desde laptops, servidores, licenças de software e assinaturas na nuvem até componentes e consumíveis.

A implementação de um software abrangente de gestão de inventário simplifica esse processo de documentação ao capturar as especificações dos ativos, incluindo IDs de identificação exclusivos, configurações, localização, hardware e software relacionados, detalhes do usuário, datas de atribuição e outras informações relevantes. Isso permite o rastreamento e a recuperação de ativos sem esforço, eliminando a probabilidade de ativos perdidos ou fantasmas.

Na verdade, o objetivo do gerenciamento de inventário é duplo. Um deles é garantir que a organização tenha um suprimento constante de ativos de TI para as necessidades operacionais atuais e futuras. Isso inclui um fornecimento constante de estações de trabalho, periféricos, componentes ou licenças de software. Dessa forma, ele pode contribuir para otimizar os gastos com ativos de TI ao encontrar um equilíbrio entre manter estoque suficiente e evitar as armadilhas do excesso ou da falta de estoque. O outro objetivo? Saber exatamente quais ativos você possui e onde eles estão localizados. Isso ajuda a saber o que está faltando antes que seja tarde demais, identificando áreas para possíveis vulnerabilidades de segurança. Portanto, esta gestão não é apenas uma tarefa comum. É a chave para determinar a disponibilidade de recursos, prever as necessidades futuras com base nos padrões de uso e otimizar os gastos com ativos.

Presumindo que seu trabalho esteja concluído após o inventário de seus ativos de TI? Parabéns, você acabou de realizar a primeira de muitas tarefas. O ITIM é um subconjunto da prática mais ampla do ITAM.

Enquanto o ITIM se concentra em identificar, rastrear e documentar ativos de TI, o ITAM abrange uma gama mais ampla de atividades que visam otimizar o valor e o custo dos ativos de TI ao longo de seu ciclo de vida, além de garantir a conformidade com os regulamentos.

O que é o gerenciamento de ativos de TI?

O ITAM é um processo contínuo que envolve rastreamento e gerenciamento de ponta a ponta dos ativos de TI. Aqui está um pequeno resumo das várias práticas envolvidas na jornada do ITAM:

• Descoberta de ativos de TI: identificar todos os ativos de TI da organização, incluindo aqueles que podem não estar documentados.
• Gestão de inventário de TI: criar um mapa detalhado do seu inventário, listando cada ativo e sua localização.
• Gestão do ciclo de vida dos ativos de TI: planejamento da aquisição, implantação, manutenção e descarte de ativos de TI.
• Gestão financeiro de TI: acompanhar o custo associado aos ativos de TI e garantir que você os aproveite ao máximo.
• Gestão de conformidade de TI: garantir que os ativos de software e hardware sejam regularmente auditados e gerenciados de acordo com as regulamentações e políticas de licenciamento relevantes.

O ITAM também pode ser integrado a diferentes práticas de gerenciamento de serviços de TI (ITSM) para rastrear incidentes, problemas e até mudanças relacionados a ativos. Além disso, ele lida com tarefas como simplificar a aquisição de ativos, rastrear a depreciação e gerenciar todos os aspectos do ciclo de vida dos ativos.

Para hardware, o ITAM ajuda a gerenciar o ciclo de vida dos ativos desde a compra inicial, até a atribuição, manutenção e eventual descontinuação. Ao fazer isso, os ativos podem ser usados em todo o seu potencial e descartados adequadamente quando não forem mais necessários. Para software, esta gestão resulta na adesão aos contratos de licença de software que são revisados regularmente, atualizando-os ou rebaixando-os sempre que necessário. Dessa forma, ajuda a evitar possíveis vulnerabilidades de segurança associadas a softwares não compatíveis e reduz o risco de penalidades legais.

Gerenciamento de ativos vs. gerenciamento de inventário

Principais recursos a serem observados em um software de gestão de ativos e inventário

O gerenciamento de inventário é crucial para iniciar sua jornada de ITAM. Aqui estão alguns dos recursos essenciais e principais para um software que execute esta função.

A gestão de inventário é apenas uma peça do quebra-cabeça do gerenciamento de ativos de TI. Uma solução completa de ITAM é essencial para gerenciar os ativos de forma eficaz e integrar o gerenciamento de inventário a outros aspectos, como gerenciamento financeiro, gerenciamento do ciclo de vida e muito mais. Abaixo estão alguns dos recursos de uma solução robusta, além dos já listados acima.

Explore como os amplos recursos de gerenciamento de inventário e ativos do ServiceDesk Plus podem ajudar você a se manter atualizado sobre seus ativos de TI.

Concluindo

A gestão de inventário serve como a espinha dorsal para o gerenciamento abrangente de ativos. Esse processo ajuda você a manter um registro de seus ativos de TI e rastreá-los para saber onde estão. O gerenciamento de ativos tem uma perspectiva mais ampla e oferece um conjunto de práticas sistemáticas, como descoberta em tempo real de ativos, gerenciamento do ciclo de vida dos ativos desde a aquisição até o descarte, integrações com práticas de ITSM e muito mais, para otimizar o retorno do investimento em ativos de TI. A sinergia entre essas duas disciplinas pode ser estendida além do domínio da TI, onde as organizações podem obter diversos ativos em toda a empresa. Em última análise, um sistema de gerenciamento de ativos bem estruturado, construído sobre uma base sólida de inventário, é fundamental para se manter pronto para a auditoria.