Incident dan problem memiliki peran yang berbeda dalam ITSM. Incident mengacu pada gangguan layanan yang tidak direncanakan atau gangguan pada komponen infrastruktur IT. Misalnya, masalah login pada aplikasi akibat pembaruan kode yang bermasalah merupakan sebuah incident. Proses untuk memulihkan aplikasi ke kondisi normal termasuk dalam incident management.
Problem management berfokus pada pencarian akar penyebab incident dan penyelesaian hambatan yang mendasarinya. Sebagai contoh, jika tim IT melihat pola aplikasi yang melambat dan terus berulang, kondisi ini dapat dikategorikan sebagai problem. Tim IT kemudian menganalisis log aplikasi untuk menemukan penyebabnya, seperti deadlock database atau error query timeout pada jam penggunaan puncak.
Setelah analisis awal, tim dapat mengesampingkan latency jaringan sebagai penyebab utama. Setelah melakukan RCA menggunakan metode seperti five whys atau diagram fishbone, tim IT menemukan bahwa query SQL pada modul pelaporan ditulis secara tidak efisien. Tim kemudian menerapkan perbaikan permanen dengan mengoptimalkan query SQL dan menggunakan materialized view untuk data yang sering diakses, sehingga performa aplikasi tetap stabil pada jam sibuk.