Microsoft dba o dostępność usług Microsoft 365 (wcześniej Office 365), ale obowiązek zabezpieczenia danych nadal spoczywa na użytkowniku. W tym artykule omówimy potrzebę tworzenia kopii zapasowych skrzynek pocztowych Office 365, natywne metody ochrony danych oferowane przez Microsoft i ich wady, a także sposoby lepszej ochrony skrzynek pocztowych.
Microsoft 365 może pochwalić się 99,9-procentowym czasem pracy. Wykorzystuje również redundancję geograficzną, w której dane Exchange Online są stale replikowane do wielu baz danych w geograficznie rozproszonych centrach danych Microsoft, aby zapewnić przywracanie danych w przypadku awarii infrastruktury na dużą skalę.
Microsoft 365 udostępnia również Kosz, za pomocą którego użytkownicy mogą przywracać usunięte elementy skrzynek pocztowych bez konieczności interwencji administratora. Nawet jeśli Kosz zostanie opróżniony, administratorzy mogą pomóc użytkownikom przywrócić te elementy.
Mimo że Microsoft zapewnia te środki, nie są one prawidłowym substytutem kopii zapasowych z następujących powodów:
Tylko rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych umożliwia radzenie sobie z tymi ograniczeniami.
Skuteczne rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych i przywracania skrzynek pocztowych w usłudze Office 365 może chronić przed następującymi problemami:
Oprogramowanie wymuszające okup: Oprogramowanie wymuszające okup jest powszechnie znanym zagrożeniem dla plików, ale w większość organizacji nie chroni poczty e-mail przed oprogramowaniem wymuszającym okup. Redundancja geograficzna i Kosz nie pomogą odzyskać danych po ataku oprogramowaniem wymuszającym okup, ale rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych może pomóc szybko stanąć na nogi bez konieczności płacenia okupu.
Dbanie o bezpieczeństwo danych firmowych jest obowiązkiem użytkownika, dlatego powinien on podjąć środki w celu ochrony danych e-mail przed utratą, a także mieć kopię zapasową na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.
Teraz, gdy ustaliliśmy, że dane usługi Office 365 muszą być archiwizowane przy użyciu specjalistycznego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych, nadszedł czas, aby przyjrzeć się czynnikom, które przyczyniają się do tego, że rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych jest odpowiednie dla Twojej organizacji.
Wszystkie dane są cenne, ale nie wszystkie są równie wartościowe. Niektóre dane mają krytyczne znaczenie dla funkcjonowania organizacji, podczas gdy inne mogą nie być potrzebne tak często. Należy sklasyfikować swoje dane w zależności od ich krytycznego znaczenia i określić, ile danych można stracić w przypadku katastrofy. Docelowy punkt odzyskiwania (RPO) określa ilość danych, które organizacja może utracić w wyniku katastrofy bez powodowania znacznych strat.
Po sklasyfikowaniu danych na podstawie ich krytycznego znaczenia sprawdź, czy rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych zapewnia zautomatyzowane tworzenie kopii zapasowych z częstotliwością wymaganą przez RPO.
Docelowy czas odzyskiwania (RTO) to maksymalny czas przestojów, jaki organizacja może wytrzymać bez wpływu na przychody lub wiarygodność. RTO na poziomie jednej godziny oznacza, że rozwiązanie do odzyskiwania danych po awarii musi być w stanie przywrócić wszystkie dane do trybu online w ciągu godziny od zakłócenia.
Po określeniu RTO należy upewnić się, że wybrane rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych jest w stanie przywrócić wszystkie niezbędne dane w tym czasie.
Reguła tworzenia kopii zapasowych 3-2-1 jest podstawową zasadą tworzenia kopii zapasowych danych lub aplikacji. Reguła tworzenia kopii zapasowych 3-2-1 co do zasady oznacza posiadanie co najmniej trzech kopii danych, z których dwie są przechowywane na różnych nośnikach, a jedna jest przechowywana poza siedzibą firmy.
Ogólnie rzecz ujmując, jedna z trzech kopii danych jest środowiskiem aktywnym, a dwie pozostałe są kopiami zapasowymi. Dobrą praktyką jest posiadanie dwóch kopii zapasowych na różnych typach nośników pamięci. Posiadanie kopii zapasowych na różnych nośnikach pamięci masowej, takich jak dyski półprzewodnikowe, kopie zapasowe na taśmach, wymienne urządzenia pamięci masowej, kopie zapasowe w chmurze itp. zapewnia korzyści w postaci gotowej wersji kopii zapasowej, nawet jeśli jeden nośnik ulegnie uszkodzeniu.
Należy także upewnić się, że masz co najmniej jedną kopię zapasową przechowywaną poza siedzibą firmy. Jeśli wszystkie kopie zapasowe są przechowywane w tej samej lokalizacji, nieuniknione okoliczności, takie jak klęski żywiołowe lub złośliwe ataki, takie jak oprogramowanie wymuszające okup, które wpływają na wszystkie dane w sieci, mogą spowodować utratę wszystkich danych. Dzięki powszechnej dostępności rozwiązań do przechowywania danych w chmurze, takich jak Azure i Amazon Web Services (AWS), przechowywanie danych w chmurze jest optymalnym wyborem dla lokalizacji kopii zapasowych poza siedzibą firmy.
Katastrofy mogą zdarzyć się w każdej chwili i należy być przygotowanym na przywrócenie skrzynek pocztowych usługi Office 365 w dowolnym momencie. Z tego powodu każde wybrane rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych musi umożliwiać tworzenie przyrostowych kopii zapasowych w krótkich odstępach czasu. Przyrostowe kopie zapasowe zapewniają tworzenie kopii zapasowych tylko zmian wprowadzonych od ostatniego cyklu tworzenia kopii zapasowej, dzięki czemu czas potrzebny na przeprowadzenie procesu tworzenia kopii zapasowej jest krótki.
Dobre rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych musi również umożliwiać szczegółowe przywracanie nawet pojedynczego elementu skrzynki pocztowej, zamiast przywracania całej skrzynki pocztowej w celu odzyskania pojedynczego elementu.
Korzystanie z niezabezpieczonej metody przechowywania kopii zapasowych może prowadzić do kradzieży danych i naruszeń zgodności. Upewnij się, że wybrane rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych zabezpiecza dane podczas transmisji i szyfrowania kopii zapasowych.
RecoveryManager Plus ManageEngine to narzędzie do tworzenia kopii zapasowych skrzynek pocztowych usługi Office 365, które spełnia wszystkie te kryteria.
Tworzenie kopii zapasowych wszystkich elementów skrzynki pocztowej: Twórz kopie zapasowe wiadomości e-mail, załączników, kontaktów, zadań, grupowych skrzynek pocztowych, archiwalnych skrzynek pocztowych i wpisów do kalendarza.
Zautomatyzowane tworzenie przyrostowych kopii zapasowych: Twórz kopie zapasowe tylko tych zmian, które wprowadzono w skrzynkach pocztowych i witrynach od ostatniego cyklu tworzenia kopii zapasowych.
Przechowywanie kopii zapasowych w wielu miejscach: Przechowuj kopie zapasowe skrzynek pocztowych usługi Office 365 w swojej siedzibie lub w usłudze Azure Blob Storage i udostępnianiu plików Azure.
Okres przechowywania: Definiuj okres przechowywania kopii zapasowych i automatycznie odrzucaj starsze kopie zapasowe.
Przywracanie na poziomie elementów: Przywracaj z kopii zapasowych pojedyncze elementy skrzynki pocztowej, takie jak pojedyncze wiadomości e-mail lub kontakty.
Przywracanie na poziomie skrzynki pocztowej: Przywracaj całe skrzynki pocztowe z kopii zapasowych za pomocą kilku kliknięć.
Wiele trybów przywracania: Przywracaj elementy skrzynki pocztowej do tej samej skrzynki pocztowej lub do innej skrzynki pocztowej u tego samego dzierżawcy, do skrzynki pocztowej u innego dzierżawcy Exchange Online, a nawet do skrzynki pocztowej w lokalnym środowisku Exchange.
Filtry zaawansowanego wyszukiwania: Użyj filtrów zaawansowanego wyszukiwania, aby zlokalizować określony element skrzynki pocztowej w różnych kopiach zapasowych.
Podgląd przywracanych elementów: Przeglądaj zawartość, załączniki i wiadomości e-mail z kopii zapasowych przed ich przywróceniem.
Oprócz tego można również tworzyć kopie zapasowe i przywracać dane z innych usług Office 365, takich jak witryny SharePoint Online i OneDrive dla Firm, Active Directory i lokalne środowiska Exchange za pomocą RecoveryManager Plus, dzięki czemu produkt ten jest jedynym narzędziem potrzebnym do tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych.