Методики управления изменениями в сфере ИТ играют важнейшую роль в масштабируемости и адаптируемости процессов реализации перемен в области ИТ и их внедрении в любой организации. Этот процесс рассматривают в качестве одного из основных ITSM-процессов и учитывают почти во всех корпоративных системах и системах управления ИТ-операциями. Изменения в области ИТ и на уровне бизнеса распространяются на обширный спектр организационных мероприятий и могут варьироваться от изменения на базовом уровне, например замены принтера, до внедрения новой технологии во всей организации, например перехода от электронной таблицы для хранения данных ИТ и активов, не связанных с ИТ, к внедрению комплексного решения ITAM. Если вкратце, изменение может выступать в качестве инновационного подхода к существующим процессам управления ITSM или формировать новую систему управления ИТ-операциями в целом — существует множество сценариев, где будет востребовано изменение в области ИТ.
Инициатор перемен — кто это?
Инициатор перемен представляет собой физическое лицо или группу физических лиц, которые проявляют инициативу и координируют перемены внутри организации. Инициатор перемен определяет потребность в изменении и предпринимает первые шаги для процесса реализации изменения, наблюдая за ним от зарождения до завершения. Инициаторы перемен могут быть ИТ-специалистами в самой организации или, во многих случаях, внешними консультантами по ИТ и ITSM, которых привлекают для разработки инициатив по изменениям. У термина «инициатор перемен» также есть несколько синонимов; агент перемен и сторонник перемен — эти термины также используются для определения инициатора перемен
В чем разница между инициатором перемен, их сторонником и проводником?
Хотя термины «инициатор перемен», «сторонник» и «проводник перемен» используются как взаимозаменяемые, существует четкое различие в тех обязанностях, которые выполняются в каждой из этих ролей. Как разделить роли.
В то время как проводник перемен обладает необходимыми навыками по приведению сотрудников к успешной реализации изменений и руководит ими в этом процессе, он не всегда выступает сторонником соответствующего изменения. Инициатор перемен, с другой стороны, выступает в качестве катализатора изменений и может рассматриваться на более высоком уровне по сравнению с проводником изменений. На первых этапах изменения, в том числе при создании заявки на изменение и ее рассмотрении, инициатор перемен играет важнейшую роль в анализе имеющихся рисков, взвешивании доводов «за» и «против» и в конечном итоге в создании перспективного варианта реализации изменения. Проводник перемен занимается координацией изменения на этапах планирования, реализации и проверки в отношении него.
Сторонники перемен — это лица с мотивацией к реализации изменений и подбору ресурсов и мероприятий для этой цели, но при этом соответствующие обязательные благоприятные условия они не создают. Поэтому, несмотря на то, что наличие нескольких сторонников не помешает, ответственность за успешную реализацию изменения к ним не относится.
В чем заключаются роли и обязанности инициатора перемен?
Согласно работе Фреда С. Луненбурга в International Journal of Management, Business, and Administration, инициатор перемен реализует, по меньшей мере, три отдельные цели: консультант, инструктор и исследователь. Например, изменение в области ИТ, которое подразумевает переход от применения традиционного инструмента к приложению SaaS, требует от инициатора перемен проведения обязательных исследований, их анализа и обеспечения полезности изменения еще на этапе до начала процесса реализации. Ему также необходимо убедить ИТ-отдел и обосновать потребность во внедрении новых технологий для совершенствования операций его службы ИТ-поддержки, примеряя тем самым на себя роль консультанта. После согласования изменения со стороны консультативного совета по изменениям (CAB) инициатор перемен контролирует обучение специалистов, которые будут заниматься реализацией соответствующего изменения — речь идет о переносе данных от традиционного инструмента к новому, выполнении необходимых конфигураций и т. д. — а также заинтересованных лиц, которые будут работать с новым инструментом.
Помимо этих ролей, инициаторы перемен также должны обеспечивать защиту, мотивацию, реализацию, посредничество и управление в отношении изменения. Инициатор перемен может занимать любое положение в организации; независимо от должности, его роль как инициатора перемен предполагает следующие обязанности:
- Эффективная передача потребности в изменении и его преимуществах для ИТ-отдела
- Обработка идей и обратной связи от CAB и других членов команды, а также их внедрение в процесс реализации изменения
- Руководство процессом реализации изменения за счет создания соответствующих систем и рабочих процессов в отношении соответствующего изменения в области ИТ, на фоне консультаций с проводником перемен и CAB
- Обучение ИТ-специалистов, выполняющих задачи в рабочем процессе реализации изменений, необходимым навыкам и создание мотивации для них достигать эффективности
- Направление и поддержка членов ИТ-отдела в течение всего жизненного цикла изменения
- Осуществление контроля, обеспечивающего реализацию изменения с ожидаемым результатом
- Оценка и выявление потенциальных спорных областей в команде или CAB, а также упреждающая разработка стратегий для смягчения нарушений
Типы инициаторов перемен
Инициатором перемен может быть и сотрудник организации, и привлеченный специалист, которого пригласили для выполнения этой роли. Он может быть специалистом нижнего уровня с необходимым набором навыков или самым опытным членом команды. Все сводится к тому, чтобы подобрать самый оптимальный вариант для роли инициатора перемен в отношении соответствующего изменения.
1. Внутренний инициатор перемен, как правило, является ИТ-специалистом из организации, который выступает в качестве менеджера или руководителя ИТ-отдела, старшим специалистом или просто специалистом любого уровня с необходимым набором навыков для соответствующего изменения. Внутренние инициаторы обладают информацией из первых рук в отношении систем, процессов, истории работы организации и ИТ-отдела, а также хорошо знакомы с коллегами отдела.
2. Внешний инициатор перемен работает в сторонней организации или выступает в качестве самозанятого ITSM-консультанта, которого привлекают для реализации определенного изменения. Он не зависит от общей рабочей культуры и политики в организации и может посвящать свое время и знания в полной мере, предлагая свежий взгляд на происходящее. Он часто ставит под вопрос существующие схемы, чтобы привнести новизну в процесс. При этом важно то, что они исследуют работу ИТ-инфраструктуры организации и ее историю, чтобы создавать актуальные стратегии.
Важные характеристики
успешного инициатора
перемен
Успешное изменение определяется множеством факторов, и один из наиболее значительных является та роль, которую играет инициатор перемен. Роль инициатора перемен в этой связи является основополагающей, и его отношения с заинтересованными лицами, а также то, как он управляет командой, зависит от его качеств. Предлагаем вашему вниманию несколько характеристик успешного инициатора перемен:
- Разбирается в том, какие риски играют роль, и руководит изменением с участием ИТ-инфраструктуры организации, за счет воздействия предлагаемых ИТ-услуг, рабочей культуры, норм и допустимого риска
- Принимает решения, руководствуясь имеющимися данными, оценивая потенциальные риски ИТ-изменения
- Видит картину в целом и упрощает процесс изменения для ИТ-отдела и заинтересованных лиц
- Стремится мыслить нестандартно и вносить корректировки в рабочий процесс, CAB и т. д., соответственно
- Работает с энтузиазмом и направляет все силы на успешную реализацию изменения
- Максимально использует новые технологии и тенденции, в том числе автоматизацию, внедряет облачные технологии и рабочие процессы, основанные на ИИ
Важные навыки, которыми должен обладать
инициатор перемен
Как и для любой другой роли, для роли инициатора перемен нужен определенный набор навыков. Ниже перечислены некоторые из основных навыков, которые позволят инициатору перемен успешно реализовать изменение:
- Интеллектуальные и аналитические навыки для выполнения исследований, сбора и анализа внутренних данных, концептуализации, проявления эмпатии и руководства техническими специалистами, а также упреждающего управления изменением
- Навыки коммуникации и слушания, позволяющие обосновать изменение, убедить заинтересованных лиц и членов команды в необходимости реализовать рабочий процесс изменения, а также путем переговоров управлять членами команды во избежание каких-либо сбоев
- Техническая компетенция для понимания влияния изменения на состояние дел в сфере информационных технологий и сведения к минимуму влияния изменения на ИТ-услуги
Как выбрать «того самого»
при анализе потенциальных инициаторов перемен
Некоторые организации используют подход старшинства при назначении инициаторов перемен. Это не сработает в каждом случае, если учитывать те навыки, которыми должен обладать инициатор перемен. Лучшим способом организации процесса найма будет составление контрольного списка с необходимыми наборами навыков и желательными качествами инициатора перемен с учетом стандартов организации и соответствующего изменения. Роль вышестоящих членов или технических специалистов высшего уровня заключается в поиске лиц, обладающих необходимыми навыками и качествами инициаторов перемен. Организации могут даже вести учет сотрудников со разными наборами навыков для простоты отбора кандидатов.
В итоге каждая организация является уникальной, как и каждое изменение. Работоспособность инициатора перемен может оказать огромное влияние на успешную реализацию изменения, и поэтому очень важно разработать собственный процесс найма и назначить соответствующих кандидатов, которые возьмут на себя исполнение роли.