O que é workflow? Escolha o melhor fluxo para o seu projeto

No mundo corporativo contemporâneo, é de suma importância que o processo de produção de atividades seja organizado e otimizado. Para isso, você precisará ter um workflow muito bem aplicado.

Mas antes você precisa entender o que é um fluxo de trabalho, seus tipos, vantagens, aplicações e outros tópicos importantes.

O que é um workflow (Fluxo de trabalho)?

Workflow, também chamado de fluxo de trabalho, nada mais é do que uma estrutura para organizar, gerenciar e muitas vezes automatizar a realização de um projeto, definido por uma sequência de atividades conectadas e ordenadas.

É importante ressaltar que em um workflow funcional cada passo está definido por um motivo. Nada é por acaso ou um mero processo. Tudo é primeiro estudado, planejado, moldado, documentado e programado para que se tenha o melhor resultado possível.

Por exemplo, em um time de Desenvolvimento, um workflow simples poderia ser definido como: Análise da solicitação -> Desenvolvimento -> Debugging e Testes -> Deploy.

Esse fluxo permite entender a tarefa de forma concisa antes de tudo, programar e depois procurar e corrigir bugs antes de subir as alterações para a aplicação final, garantindo qualidade e menos riscos.

Pense na lógica de uma receita de comida: cada passo e ingrediente estão ali com um propósito e sua ausência afeta diretamente a qualidade final.

Vantagens de utilizar um workflow

A seguir, falaremos de várias vantagens diferentes para seu negócio ao utilizar um workflow bem estruturado: 

Aumento da produtividade

Com um workflow bem estruturado, por conta de seus processos bem definidos, as atividades são feitas de forma muito mais rápida e prática, aumentando assim a produtividade do seu time.

Melhora na comunicação

Por conta do fluxo de trabalho ser claro e transparente a todos, sua equipe inteira consegue visualizar o escopo completo, vendo o que foi e vem sendo produzido e o que está travado, deixando assim a comunicação muito mais clara do que deve ser ajustado.

Diminuição de erros e custos

Como resultado direto de uma comunicação de maior qualidade e uma maior produtividade, isso gera uma redução de erros e custos para sua organização. 

Tipos de diagramas para usar em seu workflow

Diagramas são utilizados para desenharmos nossos workflows de forma organizada e de fácil entendimento. Vamos falar sobre os tipos de diagramas que podemos utilizar:

Sequencial

Esse diagrama de workflow é uma sequência simples, ele sempre vai para frente e nunca volta.

Eventos

O workflow baseado em eventos é um pouco mais complexo do que o anterior, nele não existe necessariamente uma ordem, mas tem mais de um fator distinto do outro que devem ser concluídos ao mesmo tempo antes de ser entregue.

Orientado por regras

O workflow orientado por regras é praticamente o diagrama sequencial, mas com condicionais. Nele, X coisa só acontece SE tal regra for verdadeira, SE não, Y ocorre. É um sistema mais complexo, mas ótimo para situações objetivas.

Os principais tipos de workflow  

Agora que você sabe o que é um workflow e seus diagramas, vamos falar de seus tipos. Existem 3 tipos de workflows principais:

Workflow de produção

O workflow de produção corresponde a uma sequência estruturada de etapas criada para lidar com tarefas repetitivas que apresentam alta complexidade e resultam em processos rígidos e padronizados.

Excelente para situações que envolvem grande volume de dados, recursos financeiros ou diretrizes corporativas, como execuções financeiras.

Workflow Ad Hoc

O fluxo de Ad Hoc é o oposto do workflow de produção. Perfeito para tarefas mais simples, repetitivas e geralmente executado individualmente.

É um processo mais flexível, ou seja, é aberto a alterações em suas regras mesmo que o processo esteja em andamento.

Workflow Administrativo

Pode-se dizer que um workflow administrativo é um meio termo entre o de produção e o Ad Hoc e é usado em atividades administrativas e operacionais.

É recomendado para atividades que são previsíveis e constantes, coordenadas por regras simples.

Como montar seu workflow?

Como toda a lógica de implementar um workflow é manter tudo o mais organizado possível, a criação do mesmo deve ser bem estruturada, então é necessário realizar certos passos para sua criação:

1. Mapeamento

O primeiro passo é mapear seu processo de trabalho. Identifique as etapas, regras, etc. É muito importante que se mapeie atentamente desde o começo do processo até o fim. Você poder ir montando esse mapeamento com os diagramas que falamos mais acima.

2. Documentação

É necessário documentar todos os recursos e processos que serão usados. Verifique tudo atentamente e caso identifique processos desnecessários, você irá os descartar. Monte seu workflow da forma que melhor encaixe com seu projeto utilizando os conceitos ditos anteriormente.

3. Compartilhe com seu time

Para que o Workflow funcione, o time todo deve estar na mesma página, todos devem entender quais processos devem realizar e como os fazer. Deve haver comunicação clara e transparente.

4. Utilize um software de gestão de qualidade

Para facilitar a sua vida e a do seu time, é importante ter um bom software de gestão para seu projeto, como o Service Desk Plus da ManageEngine, onde você irá conseguir estruturar seu workflow e fazer automações.

5. Ação e aperfeiçoamento

Colocar na prática é a chave crucial para saber se tem um bom workflow em mãos. Após determinado recorte de tempo, é necessário sempre avaliar se tem pontos de melhoria nesse sistema. Se necessário, não hesite em aperfeiçoar.

Qual ferramenta de workflow utilizar?

Como vimos, existem muitos processos que podem ser automatizados e organizados com um bom workflow e é extremamente importante utilizar um bom software para gerenciar estes fluxos que você aprendeu a criar.

A ManageEngine oferece AppCreator, um software low-code para gerenciar suas automações de workflow de forma prática e efetiva sem precisar ter um conhecimento profundo de programação. 

Outra solução extremamente interessante é o Service Desk Plus. Essa plataforma oferece diversos recursos que irão melhorar a colaboratividade de seu time. Nele você pode criar fluxogramas e implementar com regras, contadores, níveis de aprovação entre outras funções de forma extremamente visual e interativa.

O sistema de workflow é apenas uma das várias funções de gestão do Service Desk Plus que irão aumentar a produtividade e praticidade da sua empresa. Nele existe um imenso oceano de recursos que irão ajudar a sua companhia a gerenciar a TI, RH, Facilities, entre outros. É um software extremamente completo e potente que com toda certeza fará a diferença na sua empresa, economizando tempo e dinheiro gastos com o fluxo de trabalho.

Se você estiver interessado nesses softwares você pode conferir no nosso website tanto o AppCreator quanto o Service Desk Plus.

Nota: Encontre a revenda da ManageEngine certa. Entre em contato com a nossa equipe de canais pelo e-mail latam-sales@manageengine.com.
Importante: a ManageEngine não trabalha com distribuidores no Brasil.