Os 8 principais exemplos de automação de workflow
A McKinsey relata que 31% das empresas automatizaram completamente pelo menos uma função-chave em sua organização. Isso pode não ser surpreendente para aqueles que já experimentaram e comprovaram o poder da automação de workflow.
A grande questão é: o que exatamente é a automação de workflow e como ela beneficia as organizações?
Neste artigo, vamos abordar os diferentes aspectos da automação de workflow, incluindo a definição, os tipos e alguns exemplos comuns que podem beneficiar organizações de diversos departamentos e setores.
O que é automação de workflow?
A automação de workflow envolve o uso de um software para executar automaticamente tarefas repetitivas com base em gatilhos predefinidos, economizando tempo e reduzindo erros manuais.
Em termos simples, a automação de workflow é o processo de configurar tarefas para serem executadas automaticamente com base em um comando.
O comando segue uma estrutura básica: Gatilho + Ação = Tarefa Automatizada.
Um gatilho pode ser considerado um evento que inicia uma tarefa, enquanto a ação é a série de etapas que se seguem. Essencialmente, a automação de workflow envolve a execução automática de um conjunto de ações em resposta a eventos específicos.
Os principais benefícios da automação de workflow são a conclusão de tarefas de forma mais rápida e consistente. Ela também minimiza drasticamente a possibilidade de erros, garantindo resultados confiáveis.
Ao automatizar processos rotineiros, os funcionários podem dedicar mais tempo a trabalhos estratégicos e de alta prioridade, o que aumenta a produtividade e impulsiona o desempenho geral da organização.
Tipos de workflow
Quando se trata de workflow, não existe uma solução única que sirva para todos. Compreender os diferentes tipos é fundamental para escolher o mais adequado para automatizar e otimizar os processos da sua empresa. Vamos analisar mais detalhadamente os seus tipos.
Workflows sequenciais
Os workflows sequenciais são o tipo mais simples e estruturado. Nesse modelo, as tarefas são executadas em uma ordem fixa, passo a passo, onde cada tarefa deve ser concluída antes de se passar para a próxima.
Esse tipo de workflow é ideal para processos com uma progressão linear clara, como gerenciamento de aprovações ou processamento de pedidos.
A simplicidade desse workflow garante consistência e eficiência, tornando-o ideal para tarefas bem definidas, onde há pouca ou nenhuma necessidade de desvio ou flexibilidade.
Workflow de máquina de estados
Os workflow de máquina de estados oferecem uma abordagem mais dinâmica e flexível em comparação com os sequenciais.
Em vez de seguir uma progressão linear fixa, os workflows de máquina de estados permitem que as tarefas transitem entre diferentes "estados" com base em condições específicas ou decisões tomadas em cada etapa. Adaptam-se ao contexto da tarefa, ramificando-se ou repetindo-se conforme necessário.
Cada estado representa um estágio, e gatilhos, como ações do usuário ou alterações de dados, determinam sua próxima etapa.
Essa adaptabilidade os torna ideais para lidar com processos mais complexos, como solicitações de atendimento ao cliente ou gerenciamento de estoque, onde a próxima ação depende do resultado de decisões anteriores.
Workflow baseados em regras
Um workflow baseado em regras é um processo que automatiza tarefas seguindo um conjunto de regras. Essas regras ditam o caminho que uma tarefa seguirá.
As tarefas avançam somente quando determinadas condições são atendidas, como verificar a precisão dos dados, atender aos requisitos de elegibilidade ou obter as aprovações necessárias.
Isso torna esse tipo altamente personalizável e adequado para processos que exigem tomada de decisão com base em parâmetros específicos, como processamento de solicitações de empréstimo, gerenciamento de pedidos de férias, entre outros.
Como escolher ferramentas de automação de workflow!
Os 8 principais exemplos de automação de workflow
A automação de workflow agrega valor a qualquer organização, independentemente do setor.
Abaixo, compilamos oito exemplos de automação de fluxos de trabalho que podem economizar tempo, reduzir erros e aumentar a eficiência geral da sua organização.
1. Integração de novos funcionários
A integração de novos funcionários inclui a coleta de informações essenciais, a atribuição de tarefas e a garantia de uma experiência de integração tranquila e agradável.
Com ferramentas de automação de workflow, você pode otimizar processos como aceitar ofertas de emprego, enviar e-mails de boas-vindas, fornecer notificações sobre as próximas etapas, distribuir documentos automaticamente e agendar uma data de integração sem intervenção manual.
Isso permite que o RH se concentre mais em aspectos como aprimorar a experiência do funcionário e cultivar uma cultura empresarial positiva.
2. Gerenciamento de tickets no suporte ao cliente
Um sistema automatizado de gestão de tickets pode otimizar o suporte ao cliente, encaminhando automaticamente as solicitações recebidas para a equipe apropriada com base em critérios predefinidos.
Esses sistemas podem priorizar os tickets de acordo com a urgência, garantindo que os problemas críticos sejam resolvidos primeiro. Além disso, eles fornecem atualizações em tempo real tanto para os clientes quanto para os atendentes, mantendo todos informados durante todo o processo
Isso não só melhora a experiência geral do cliente e reduz o tempo de resposta, como também permite que as equipes de suporte se concentrem na resolução de problemas em vez de gerenciar o workflow.
3. Monitoramento de conformidade
O monitoramento de conformidade é uma tarefa e responsabilidade crítica para muitos setores, especialmente os de finanças, saúde e jurídico.
O melhor software de automação de workflow ajuda a monitorar sistemas e processos para garantir que estejam em conformidade com as regulamentações. Fluxos de trabalho automatizados podem agendar verificações regulares, enviar lembretes para auditorias e gerar relatórios de conformidade, minimizando o risco de violações.
Ao automatizar esses workflows as organizações não apenas reduzem o risco de violações e penalidades dispendiosas, mas também liberam recursos, permitindo que as equipes se concentrem em projetos mais estratégicos, mantendo-se em conformidade.
4. Suporte de TI com autoatendimento
A automação de workflow permite que as empresas configurem sistemas de suporte de TI de autoatendimento, capacitando os funcionários a resolver problemas comuns por conta própria.
Por exemplo, ferramentas automatizadas de redefinição de senhas, instalação de software ou guias interativos de solução de problemas permitem que os usuários atendam rapidamente às suas necessidades de TI sem precisar esperar pelo suporte técnico. Isso não apenas reduz a carga de trabalho das equipes de TI, mas também acelera a resolução de problemas, permitindo que os funcionários voltem ao trabalho mais rapidamente.
Essas soluções de autoatendimento ajudam a melhorar a eficiência geral, minimizar o tempo de inatividade e aumentar a satisfação dos funcionários, fornecendo-lhes as ferramentas para resolver problemas de forma independente.
5. Gestão de ativos de TI
A automatização dos workflow de gestão de ativos de TI simplifica o processo de rastreamento de ativos de hardware e software em toda a organização. Com workflows automatizados, as organizações podem monitorar facilmente todo o ciclo de vida de cada ativo, da aquisição ao descarte.
Esses sistemas automatizados podem enviar alertas sobre cronogramas de manutenção, renovações de licenças ou vencimento de garantias, assegurando que os ativos sejam mantidos adequadamente e estejam em conformidade.
Os fluxos de trabalho automatizados para rastreamento também fornecem visibilidade em tempo real do inventário, facilitando o gerenciamento e a otimização do uso dos ativos.
6. Automação do gerenciamento de incidentes
Os workflows de gerenciamento de incidentes garantem que problemas de TI, violações de segurança ou falhas de sistema sejam detectados, relatados e resolvidos rapidamente.
A automação desempenha um papel fundamental no aprimoramento desses workflows, priorizando instantaneamente os incidentes com base na gravidade, categorizando-os e atribuindo-os à equipe apropriada.
Se um problema não for resolvido dentro de um prazo específico, os sistemas automatizados podem escalá-lo para garantir uma intervenção oportuna.
Essa abordagem ajuda as equipes de TI a responderem mais rapidamente, reduzindo o tempo gasto no encaminhamento e priorização manual de chamados. Como resultado, o tempo de inatividade é minimizado e as operações continuam funcionando sem problemas, melhorando a confiabilidade do serviço e garantindo que os problemas críticos sejam resolvidos sem demora.
7. Solicitações de acesso de segurança
A automatização das solicitações de acesso de segurança simplifica e acelera o processo de concessão ou negação de permissões para sistemas, aplicações e redes.
Os funcionários podem enviar solicitações de acesso por meio de formulários automatizados, fornecendo os detalhes necessários para análise. Essas solicitações são então avaliadas, aprovadas ou rejeitadas de acordo com regras predefinidas, garantindo consistência e conformidade com os protocolos de segurança.
Isso não apenas fortalece a segurança, como também melhora a eficiência e reduz o risco de erro humano no processo de gerenciamento de acesso.
8. Gestão de mudanças
A automação da gestão de mudanças desempenha um papel vital para garantir que as atualizações de sistemas, aplicações ou processos sejam implementadas de forma tranquila e sem interrupções.
Workflows automatizados podem lidar com todos os aspectos do processo de mudança, incluindo aprovações, agendamento, testes e documentação. Ao automatizar essas etapas, as empresas podem reduzir o risco de erros e garantir que todas as mudanças estejam alinhadas com as políticas da empresa e os requisitos regulatórios.
Essa abordagem simplificada melhora a eficiência, aprimora a colaboração entre as equipes e garante que as mudanças sejam implementadas dentro do prazo, do orçamento e com o mínimo de interrupção nas operações diárias.
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Por que escolher as soluções ManageEngine AppCreator para automatizar seus workflows?
Se você analisar mais de perto as operações diárias da sua empresa, verá que muitas tarefas são repetitivas e poderiam ser facilmente automatizadas. Uma pesquisa com 5.000 funcionários em todo o mundo constatou que eles gastam 26% do seu tempo em tarefas administrativas ou processos obsoletos, o que afeta drasticamente a produtividade da organização.
Sua solução deve automatizar tarefas comuns, permitir que usuários com ou sem conhecimento técnico criem e utilizem ferramentas personalizadas e otimizar workflows em todas as plataformas.
Este artigo destaca alguns dos principais fatores a serem considerados ao selecionar a plataforma low-code ideal para as necessidades do seu negócio.
O MangeEngine AppCreator é uma plataforma de automação de workflow low-code que ajuda você a criar aplicações personalizadas do zero, adaptados às necessidades específicas do seu negócio. Ele oferece compatibilidade multiplataforma e interfaces de arrastar e soltar.
As funcionalidades de automação de workflow da plataforma variam desde recursos básicos, como o envio automático de notificações por e-mail/SMS, redirecionamento para URLs e exibição ou ocultação de campos, até funcionalidades mais avançadas, como a integração com outros serviços da ManageEngine e de terceiros por meio de APIs personalizadas.
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O AppCreator também oferece recursos como modelos e funções personalizadas como parte de suas funcionalidades de fluxo de trabalho.
Um modelo funciona como uma réplica digital de um processo de negócios, otimizando a gestão por meio de automação, validação e colaboração. Ele permite a personalização completa de todos os aspectos dos seus processos dentro do aplicativo.
Por outro lado, uma função personalizada ajuda você a implementar lógicas ou ações específicas que vão além das opções integradas, permitindo automatizar tarefas complexas, integrar-se a sistemas de terceiros e atualizar dados em diversas plataformas com facilidade.
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Importante: a ManageEngine não trabalha com distribuidores no Brasil.
Artigo original: Top 8 workflow automation examples
Traduzido por Marcos Paulo Breda Andreo