Última atualização em: 21 de agosto de 2025
Embora a NASA seja associada a tecnologia de ponta e profissionais altamente qualificados, uma auditoria realizada em 2023 revelou um ponto cego relevante: gastos excessivos com software e a falta de gerenciamento de ativos de software (SAM). Segundo o relatório do OIG, cerca de US$ 35 milhões foram desperdiçados nos últimos cinco ano, sendo US$ 15 milhões em licenças Oracle não utilizadas e outros US$ 20 milhões em multas e pagamentos indevidos relacionados a violações de licenciamento.
A auditoria trouxe à tona falhas sistêmicas. Muitas decisões eram tomadas por medo de auditorias, e não com base em dados concretos, o que resultava na ausência de uma governança clara. Entre os principais problemas identificados estavam sistemas isolados, sem uma visão centralizada do uso de software, treinamentos inconsistentes das equipes e a proliferação do chamado shadow IT, em que softwares são instalados sem controle adequado. De forma ainda mais crítica, o escritório responsável pelo SAM na NASA sequer se reportava ao CIO, o que contraria a política federal.
O custo dessa negligência foi muito superior ao de adotar uma solução. Um programa sólido de SAM, com custo de implementação estimado em US$ 3 milhões e manutenção anual de US$ 2,5 milhões, poderia ter gerado uma economia de US$ 4 milhões em apenas três anos. Esse caso reforça uma lição clara: sem um SAM proativo, até mesmo organizações altamente avançadas estão sujeitas a perdas financeiras significativas e riscos de não conformidade.
Neste guia, exploramos o SAM, da aquisição à desativação, destacando sua importância, os processos centrais, os principais benefícios, as melhores práticas recomendadas, as métricas fundamentais e os pontos a considerar na escolha de uma ferramenta de SAM confiável.
O que é gerenciamento de ativos de software (SAM)?
De acordo com a ITIL®, o gerenciamento de ativos de software é "toda a infraestrutura e os processos necessários para o gerenciamento, controle e proteção eficazes dos ativos de software em uma organização, em todas as etapas do seu ciclo de vida". O gerenciamento de ativos de TI (ITAM) inclui o SAM como um de seus subconjuntos.
Basicamente, o SAM é o processo de supervisionar os ativos de software de uma empresa ao longo de todo o seu ciclo de vida. Contribui para maximizar o retorno sobre os investimentos em software, reduzir riscos associados ao uso inadequado ou a ineficiências e garantir o cumprimento dos contratos de licenciamento.
Importância do SAM nos negócios modernos
O software sustenta praticamente todos os aspectos dos negócios modernos. De sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) a ferramentas avançadas de design, quando o software não funciona de forma eficiente, o negócio também é impactado. Por isso, o SAM se tornou essencial. Veja por que sua relevância cresce a cada dia.
1. Otimização e redução de custos
- Identifica softwares redundantes ou não utilizados, reduzindo compras desnecessárias.
- Permite a redistribuição de licenças não utilizadas, evitando a aquisição de novas.
- Reduz a probabilidade de penalidades decorrentes do uso de software sem licenciamento adequado.
2. Redução de riscos legais e conformidade
- Simplifica auditorias de software, gerando economia de tempo e custos operacionais.
- Garante o uso de software em conformidade com direitos autorais.
- Favorece o atendimento a requisitos regulatórios relacionados a software.
3. Segurança aprimorada
- Identifica softwares desatualizados ou não aprovados que podem representar riscos à segurança.
- Aprimora o gerenciamento de patches ao oferecer visibilidade sobre as implementações de software.
- Restringe o acesso ao software apenas a usuários autorizados.
4. Melhoria da eficiência operacional e agilidade
- Agiliza o planejamento de atualizações, o gerenciamento de implementações e a resolução de problemas.
- Fornece dados para a previsão de requisitos futuros e o planejamento orçamentário de TI.
- Garante a alocação ágil de licenças, permitindo responder rapidamente às demandas do negócio.
- Monitora configurações em cloud, SaaS e da própria organização para assegurar conformidade com regras de licenciamento em constante evolução.
5. ROI e valor para o negócio
- Maximiza o uso de software para aumentar o retorno sobre o investimento.
- Garante que os investimentos em software estejam alinhados aos objetivos do negócio.
Processos centrais de SAM
Para gerenciar softwares ao longo de todo o ciclo de vida e assegurar precisão, conformidade e otimização de custos, o SAM se apoia em um conjunto de processos centrais: descoberta e inventário, normalização, reconciliação, otimização e aplicação de políticas e processos.
Descoberta e inventário
A primeira etapa de qualquer iniciativa de SAM envolve atividades de descoberta e inventário. Um processo abrangente de varredura identifica todos os softwares em endpoints e servidores, serviços em cloud, aplicações SaaS e máquinas virtuais. O objetivo é criar um database completo e preciso que registre todos os ativos de software.
Por que isso importa?
Identificar cada software presente no ambiente é fundamental para um gerenciamento eficaz. Um inventário preciso permite acompanhar o uso de software, detectar instalações não autorizadas e estabelecer a base para a reconciliação de licenças.
Dica do especialista
Utilize ferramentas de varredura automatizada para realizar verificações periódicas dos sistemas. A varredura automatizada periódica contribui para a economia de tempo e para a manutenção de um inventário preciso.
Normalização
É uma técnica de processamento de dados que unifica entradas idênticas de software em nomes padrão únicos ao longo do processo de padronização dos dados de software. Um exemplo é a normalização de Microsoft Office 2019, Microsoft Office Professional Plus 2019 e Office 2019 em um único registro consistente.
Por que isso importa?
Remove entradas duplicadas de software, aprimora o controle de licenças e oferece visibilidade precisa do ambiente de software.
Dica do especialista
Utilize ferramentas de SAM com recursos de normalização integrados para habilitar o processamento automático dos dados e a manutenção de um inventário preciso com o mínimo de esforço.
Reconciliação
O processo de reconciliação compara as instalações de software identificadas com as licenças adquiridas. O objetivo é identificar se a organização está em conformidade, com licenças em excesso ou com déficit de licenciamento.
Por que isso importa?
Ajuda as organizações a identificar assinaturas não utilizadas e excedentes de licenças, evitando custos desnecessários e reduzindo riscos de não conformidade.
Dica do especialista
Analise regularmente as instalações e as aquisições e aja imediatamente caso sejam identificadas inconsistências.
Otimização
É o processo de analisar tendências de uso de software e otimizar decisões de compra, maximizando os investimentos, reduzindo custos e aumentando a eficiência. Envolve a recuperação de licenças não utilizadas, a consolidação de softwares e a reavaliação de contratos com fornecedores.
Por que isso importa?
Os custos com software podem crescer rapidamente quando não há monitoramento adequado. A otimização permite que a organização pague apenas pelas aplicações e recursos de software que realmente utiliza e necessita.
Dica do especialista
Avalie os padrões reais de uso, observando a frequência com que as ferramentas são utilizadas e quem as acessa. Softwares podem ser encerrados ou ter suas licenças revogadas caso não sejam utilizados dentro de um período determinado.
Aplicação de políticas e processos
É o processo de estabelecer e aplicar diretrizes para solicitação, aprovação, instalação, uso e desativação de softwares.
Por que isso importa?
Sem políticas adequadas, os usuários podem instalar softwares não aprovados, o que gera problemas de conformidade e segurança.
Dica do especialista
Integre os processos de SAM ao gerenciamento de solicitações de serviço, com formulários específicos para solicitar ou modificar o acesso a novos softwares. Para manter o controle, defina processos de aprovação e acesso por função nos workflows de solicitação de software.
Benefícios da implementação do gerenciamento de ativos de software
O SAM maximiza o retorno sobre os investimentos em software e reduz riscos e custos. Ao adotá-lo, sua organização pode:
- Eliminar problemas com vencimento de licenças: Para evitar que usuários percam acesso a softwares críticos, um sistema de SAM bem implementado identifica antecipadamente questões relacionadas ao vencimento de licenças, o que reduz a quantidade de tickets de suporte gerados por esse motivo.
- Acelerar a identificação e a resolução de problemas: Com informações sobre a versão do software, o status da licença e o histórico do usuário, torna-se possível diagnosticar e resolver tickets relacionados a software com mais agilidade.
- Simplificar os processos de onboarding e offboarding: Permite remover facilmente o acesso de colaboradores desligados e conceder acesso aos softwares adequados para novos usuários. Com isso, os riscos de segurança são reduzidos e a utilização de licenças se torna mais eficiente.
- Reduzir conflitos e incompatibilidades de software: Ao ter visibilidade sobre os softwares instalados, é possível identificar conflitos e incompatibilidades potenciais e evitar indisponibilidades.
- Habilitar o autoatendimento: Com informações precisas sobre direitos de uso de software, os usuários podem solicitar softwares de acordo com sua elegibilidade.
- Aprimorar o planejamento orçamentário: Dados concretos tornam a justificativa de orçamentos e novas aquisições de software mais consistente, ao evidenciar o uso real do software e possíveis desperdícios.
Ciclo de vida do gerenciamento de ativos de software
Do momento da aquisição até a desativação, o ciclo de vida do SAM abrange diferentes etapas do gerenciamento de software. Cada fase é essencial para organizar processos, preparar a organização para auditorias e otimizar os investimentos em software. As principais fases do ciclo de vida do SAM são: descoberta e inventário, planejamento e aquisição, implementação e instalação, uso e otimização, suporte e manutenção, e desativação e descarte.
Descoberta e inventário
Nesta etapa inicial, todos os ativos de software da organização são identificados, localizados e registrados. Isso envolve:
- Detectar softwares instalados por meio de varreduras automatizadas no ambiente de TI.
- Registrar informações como caminho de instalação, nome do software, versão, edição e frequência de uso.
- Manter um inventário centralizado de todos os ativos de software para assegurar visibilidade e controle.
Planejamento e aquisição
Essa etapa assegura que o software adequado seja obtido por meio de canais autorizados assim que surge a necessidade de novas aplicações. Isso envolve:
- Identificar as necessidades de software e verificar se licenças existentes podem ser reutilizadas.
- Definir o orçamento e avaliar os modelos de licenciamento.
- Adquirir software de fornecedores aprovados, em conformidade com os termos de licenciamento.
- Acompanhar informações como SKU da licença, quantidade, edição, fornecedor e datas de compra e renovação.
Implementação e instalação
Após a aquisição, o software é instalado e disponibilizado aos usuários finais. Isso envolve:
- Verificar a conformidade das licenças antes da instalação.
- Instalar o software apenas em equipamentos autorizados.
- Garantir que as instalações estejam devidamente documentadas, seguras e em conformidade com as políticas definidas.
- Associar cada instalação a uma licença válida e atual.
Uso e otimização
O objetivo dessa etapa é maximizar o valor obtido com o uso do software. Isso envolve:
- Comparar as licenças atribuídas com o uso real do software.
- Reduzir custos ao identificar licenças subutilizadas ou não utilizadas.
- Avaliar alternativas para ferramentas caras ou raramente utilizadas.
- Realocar ou encerrar o uso de softwares de acordo com os padrões de utilização.
- Coletar feedback dos usuários finais para aprimorar os serviços e o suporte de software.
Suporte e manutenção
A integridade do software é mantida com atualizações, renovações e suporte periódicos. Essa etapa inclui:
- Aplicar patches, upgrades e atualizações para assegurar desempenho e segurança.
- Monitorar datas de expiração de contratos e licenças para reduzir riscos de não conformidade.
- Renovar contratos de software quando necessário.
Desativação e descarte
Ao final do ciclo de vida, softwares não utilizados ou obsoletos devem ser desativados. Nesta etapa final, é necessário:
- Identificar softwares que não são mais necessários ou que deixaram de ter suporte.
- Recuperar e reatribuir licenças não utilizadas, quando aplicável.
- Desinstalar o software de forma a evitar vazamentos ou violações de segurança.
- Atualizar os registros para refletir o encerramento ou descarte das licenças.
Melhores práticas de SAM
O SAM proativo não é apenas uma prática recomendada; é também uma necessidade em cibersegurança e uma decisão financeira estratégica. Considere as melhores práticas a seguir para aumentar a eficácia do seu programa de SAM.
1. Estabeleça regras claras desde o início
Defina claramente responsabilidades e atribuições, utilizando estruturas de ITSM e ITAM, desde a aquisição e implementação até a conformidade e a desativação. Quando todos sabem exatamente o que lhes cabe, os processos fluem com mais eficiência.
2. Automatize e centralize o máximo possível
Centralize todos os dados de ativos de software em um único local. Automatize tarefas como controle de licenças, gerenciamento de inventário, geração de relatórios e descoberta com ferramentas de SAM confiáveis. Isso reduz erros, aumenta a visibilidade e economiza tempo.
3. Planeje revisões e auditorias frequentes
Não espere por uma auditoria externa para verificar a conformidade. Crie o hábito de realizar auditorias internas, que ajudam a identificar softwares irregulares, assegurar a precisão dos registros e manter o controle sobre as licenças.
4. Aproveite melhor sua estratégia de licenciamento
Trabalhe com um número reduzido de fornecedores confiáveis e adote um conjunto padronizado de softwares autorizados. Utilize dados reais de uso para renegociar contratos e tomar decisões de compra mais assertivas, em vez de se apoiar em suposições.
5. Monitore o uso e promova conscientização
Acompanhe o uso de software na organização e, ao mesmo tempo, eduque as equipes sobre as políticas de SAM e a importância da conformidade. As pessoas tendem a seguir melhor os processos quando compreendem o motivo por trás deles.
6. Alinhe-se a padrões do setor
Integre o SAM aos processos de ITSM para obter o máximo de benefícios. Padrões do setor, como a ISO/IEC 19770, oferecem uma estrutura sólida para orientar as práticas e ajudar a garantir que nada seja negligenciado.
KPIs e métricas de
SAM a acompanhar
"O objetivo da informação não é o conhecimento, mas a capacidade de tomar a ação correta."
— Peter F. Drucke
No contexto do SAM, a ação correta significa transformar dados em decisões. Os KPIs a seguir foram definidos para apoiar esse objetivo, oferecendo indicadores claros para reduzir custos, demonstrar valor e garantir apoio contínuo para melhorias constantes.
| Métrica | Descrição | Por que isso importa? |
|---|---|---|
| Taxa de conformidade de licenças (%) | Percentual de instalações de software cobertas por licenças válidas. | Revela o nível de conformidade e o risco de penalidades em auditorias. |
| Economia com custos de software (USD) | Total economizado com compras evitadas, reaproveitamento de licenças, renovações otimizadas e redução de impactos de auditorias. | Demonstra o ROI do SAM e seu impacto financeiro. |
| Softwares não utilizados ou subutilizados (%) | Percentual de licenças não utilizadas ou raramente usadas dentro de um período definido. | Ajuda a identificar licenças que podem ser recuperadas e a reduzir aquisições futuras. |
| Redução de gastos com software (%) | Percentual de redução do gasto total com software em comparação a uma linha de base definida. | Indica o sucesso na otimização dos custos com software. |
| Exposição a auditorias de software (USD) | Estimativa do impacto financeiro caso uma auditoria ocorra no momento atual. | Quantifica o risco de não conformidade e ajuda a priorizar ações corretivas. |
| Taxa de reaproveitamento de licenças (%) | Percentual de licenças recuperadas e reutilizadas com sucesso. | Mede a eficiência em maximizar o uso dos ativos existentes. |
| Tempo de atendimento de solicitações de software | Tempo médio para provisionar ou remover softwares após a aprovação. | Reflete a agilidade da TI e a capacidade de resposta dos serviços. |
| Instalações de software não autorizadas | Quantidade de softwares não aprovados ou não rastreados detectados na rede. | Evidencia a presença de shadow IT e os riscos associados à segurança e à conformidade. |
| Percentual de ativos descobertos automaticamente | Percentual de ativos de software identificados por ferramentas de descoberta automatizada. | Demonstra a eficácia das ferramentas de SAM e reduz o esforço manual. |
| Otimização de renovações contratuais (%) | Percentual de melhoria em preços, termos ou escopo durante renovações de software. | Mostra como o SAM contribui para negociações mais eficazes com fornecedores e maximiza o valor de longo prazo. |
Recursos a serem considerados em
uma ferramenta de SAM
A seguir, estão alguns aspectos importantes a considerar ao escolher uma ferramenta de SAM.
1. Rastreamento e gerenciamento de licenças
- Rastreamento centralizado de licenças de software.
- Monitoramento do uso de licenças para garantir conformidade.
- Alertas para vencimento ou renovação de licenças.
- Acompanhamento de cada ativo de software, da aquisição à desativação.
2. Gerenciamento de inventário de software
- Descoberta automática de ativos de software na organização.
- Atualizações em tempo real para manter um inventário preciso.
- Classificação de softwares por tipo, fornecedor ou unidade de negócio.
3. Gerenciamento com foco em SaaS
- Capacidade para descobrir, gerenciar e otimizar aplicações SaaS com dados de uso em tempo real.
- Insights para eliminar shadow IT e controlar o crescimento dos gastos com SaaS.
- Acompanhamento automatizado das renovações de assinaturas SaaS.
4. Conformidade e preparação para auditorias
- Ferramentas para identificar e corrigir não conformidades de licenciamento de software.
- Geração de relatórios de auditoria diretamente na aplicação.
5. Otimização de custos
- Insights sobre licenças de software não utilizadas ou subutilizadas.
- Sugestões para realocação ou cancelamento de licenças.
- Análises para orientar compras de software e reduzir custos.
6. Capacidades de integração
- Integração simples com plataformas de ITSM, sistemas ERP, soluções SaaS e softwares de compras.
- Suporte à importação e exportação de dados entre sistemas.
7. Geração de relatórios e análises
- Dashboards personalizados com insights em tempo real.
- Relatórios detalhados sobre uso de software, conformidade e custos.
- Análises preditivas para antecipar necessidades futuras de software.
8. Gerenciamento de contratos e fornecedores
- Repositório centralizado para gerenciar contratos e acordos com fornecedores.
- Alertas para renovações contratuais.
9. Gerenciamento de fim de vida útil (EoL)
- Ferramentas para identificar softwares desatualizados ou sem suporte.
- Processos seguros de desativação para softwares em fim de vida.
- Garantia de higienização adequada dos dados durante a fase de descarte do software.
10. Segurança e gerenciamento de riscos
- Alertas sobre vulnerabilidades de software e atualizações de patches.
Principais tendências de SAM para acompanhar em 2025
- Convergência entre SAM e FinOps: O SAM tende a convergir com as operações financeiras em cloud (FinOps) em uma única plataforma integrada, o que amplia a visibilidade dos custos e viabiliza decisões mais assertivas sobre investimentos em tecnologia.
- IA e automação: Análises preditivas aprimoradas por IA passam a identificar padrões complexos de uso de software, o que permite que as equipes de TI atuem de forma proativa por meio da automação do provisionamento, da otimização da compra de licenças e agilizando a conformidade de licenciamento.
- Integração com cibersegurança (SAM + SecOps): O SAM passa a apoiar ambientes com controles de segurança cada vez mais rigorosos, com foco na identificação de vulnerabilidades e de softwares em fim de vida. Isso ajuda as equipes de SecOps a reduzir a superfície total de ataque e a responder com mais rapidez a incidentes.
- Gerenciamento de OSS: O SAM evolui para abranger a conformidade de licenças de software de código aberto (OSS) e a visibilidade de vulnerabilidades, com o uso de ferramentas de análise de composição de software (SCA).
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Experimente o AssetExplorer agoraPerguntas frequentes
1. O que pode ser considerado um ativo de software?
Uma cópia licenciada do Microsoft Office 365 instalada em um laptop pode ser considerada um ativo de software. Outros exemplos incluem:
- Licenças de software antivírus
- Ferramentas SaaS (por ex., Salesforce, Zoom)
2. Qual é a diferença entre SAM e gerenciamento de licenças de software (SLM)?
3. O que faz uma ferramenta de SAM?
4. O gerenciamento de ativos de software faz parte do ITIL?
5. Qual é a diferença entre ITAM, SAM e gerenciamento de ativos de hardware (HAM)?
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