8 KPIs essenciais para avaliar o desempenho de projetos de TI

A necessidade das empresas rastrearem a saúde dos projetos de TI

Seja adotando as inovações tecnológicas mais recentes ou fortalecendo as empresas contra ameaças emergentes à segurança de TI, as equipes de TI frequentemente embarcam em projetos extensos de TI para atender às demandas de negócios. No entanto, a visibilidade limitada do status desses projetos muitas vezes impede-os de detectar ineficiências e implementar medidas corretivas rapidamente. Para isso, eles precisam estar atentos aos indicadores-chave de desempenho (KPIs) para recolocar os projetos de TI no trilho com sucesso. Com a abundância de dados disponíveis, a identificação de KPIs relevantes é fundamental para a análise eficaz dos projetos de TI. Neste artigo, reunimos oito KPIs essenciais para priorizar desde o início e, ao mesmo tempo, facilitar uma abordagem multidimensional do gerenciamento de projetos.

Identificação dos KPIs corretos com uma abordagem multidimensional

Aqui estão oito KPIs essenciais em diversas dimensões, incluindo tempo, gasto, qualidade e eficácia, que podem munir as equipes de TI com um contexto enriquecido e, consequentemente, insights acionáveis.

Monitoramento da pontualidade

Tempo estimado vs. tempo real gasto

Esse KPI avalia o desvio entre o tempo estimado para a realização de um projeto de TI e o tempo real gasto, destacando a eficácia do gerenciamento de tempo. Um valor positivo indica a execução antes do planejado, enquanto um valor negativo revela atrasos além das estimativas iniciais.

Para enfrentar atrasos, as equipes de TI podem analisar fatores, incluindo a duração do tempo dos membros do projeto em tarefas, marcos e projetos, além da distribuição da carga de trabalho. Além disso, elas podem se aprofundar nas complexidades das tarefas e suas interdependências. Dessa forma, podem identificar as ineficiências do processo e otimizar novamente a alocação de recursos, garantindo a conclusão no prazo.

Percentual de conclusão no prazo

Esse KPI mostra a proporção de projetos de TI concluídos dentro de suas datas de vencimento em relação ao número total de projetos, refletindo o cumprimento do cronograma.

Ao examinar a porcentagem de conclusão e prazos dos marcos que não foram cumpridos, as equipes de TI podem descobrir gargalos estruturais. Eles podem ser a baixa produtividade dos funcionários, planejamento impreciso das tarefas ou falhas de comunicação entre as partes interessadas. Além disso, podem agilizar suas medidas corretivas notificando as partes interessadas do projeto sobre os próximos prazos regularmente ou utilizando as visualizações kanban para priorizar tarefas, aumentando a produtividade dos funcionários e minimizando atrasos.

Medição dos gastos com TI

Custo estimado vs. custo real

Quando grandes projetos de TI, em média, ultrapassam o orçamento em 45%, as empresas precisam garantir prudência financeira. Com esse KPI, as equipes de TI podem discernir os desvios entre as despesas planejadas e reais incorridas durante a implementação de projetos de TI.

Se as despesas incorridas ultrapassarem a estimativa planejada, isso indica que os custos foram excedentes. Por exemplo, ao desenvolver uma nova aplicação, buscar solicitações de recursos além do escopo do projeto pode levar a estouros do orçamento.

Ao examinar esses desvios, as equipes de TI podem identificar os geradores de custos, como mudanças de escopo, despesas inesperadas ou ineficiências de recursos, e formular estratégias para mitigá-los. Isso pode variar desde a definição clara dos requisitos do projeto até a definição de aprovações de despesas, permitindo que as equipes de TI mantenham um controle mais rígido sobre os orçamentos do projeto.

Número de iterações orçamentárias

Esse KPI indica a frequência dos ajustes realizados no orçamento de um projeto de TI antes da aprovação final.

Enquanto um número maior pode refletir que os gerentes de projetos de TI passam mais tempo decidindo as especificidades dos orçamentos de TI, um número menor pode refletir ajustes mínimos, indicando mudanças marginais no escopo.

Para utilizar esse KPI de maneira eficaz, as equipes de TI podem avaliar os motivos para modificar os orçamentos de projetos de TI, como a evolução das prioridades de negócios, investimento em soluções de TI, alocação de recursos adicionais, aumentos de custos de contratos e gerenciamento de riscos. Essa abordagem melhora a tomada de decisões e garante o cumprimento das diretrizes financeiras da organização.

Avaliação da qualidade

Número de erros

As taxas de erro revelam a frequência com que as equipes de TI precisam refazer tarefas para corrigir defeitos existentes. Ao monitorar as tendências de erros de várias perspectivas, incluindo garantia de qualidade, revisões de código e experiência do usuário final, as equipes podem descobrir as causas-raiz dos problemas e implementar medidas preventivas para minimizá-los no futuro.

Apesar dessas medidas, os defeitos podem ocasionalmente passar despercebidos, resultando em experiências de usuário ruins e uma enxurrada de tickets de TI para o service desk. Portanto, rastrear as falhas que passam despercebidas e corrigi-las rapidamente pode aumentar a satisfação das partes interessadas.

Número de solicitações de mudança

Além do esboço existente, esse KPI investiga a frequência com que as mudanças se infiltram no cenário do projeto de TI.

Considere que a implementação de uma aplicação de ERP já está em andamento no seu ambiente de TI. No entanto, sua equipe de TI decide aplicar a autenticação multifator e testar um novo módulo.

Nesse contexto, o rastreamento do número de mudanças torna-se fundamental para entender o escopo em expansão e motivos subjacentes, como a evolução dos requisitos de segurança.

No entanto, as equipes de TI também devem ficar atentas ao aumento descontrolado do escopo e alinhamento deficiente das partes interessadas, o que pode indicar controles de processo inadequados.

Avaliação da eficácia

Utilização da capacidade de recursos

Quando o gerenciamento ineficaz de recursos é um dos três principais motivos para o péssimo desempenho dos projetos de TI, torna-se fundamental rastrear a utilização da capacidade de recursos. Com esse KPI, as equipes de TI podem avaliar o tempo gasto pelos membros que trabalham em um projeto de TI específico em relação às horas totais de trabalho.

Para melhorar a utilização dos recursos, as equipes de TI podem utilizar automações para gerenciar tarefas de rotina e agilizar os fluxos de trabalho dos projetos de TI. No entanto, apesar de acelerar a conclusão do projeto, a maximização da utilização de recursos pode esgotar os funcionários, tornando-se contraproducente.

Porcentagem de projetos de TI cancelados

Isso mostra a porcentagem de projetos encerrados ou pausados antes da sua conclusão em comparação com o número total de projetos, permitindo que as equipes de TI avaliem sua capacidade de gerenciar vários projetos simultaneamente.

Como 19% dos projetos de TI correm o risco de cancelamento, é fundamental entender seus padrões subjacentes. Para ilustrar, ao rastrear projetos de desenvolvimento de aplicações cancelados, a identificação da viabilidade técnica como um desafio recorrente faz com que as equipes de TI realizem avaliações detalhadas antes do início do projeto. Dessa forma, elas podem aumentar as taxas de sucesso do projeto.

Planeje, rastreie e execute projetos de TI com sucesso com o ServiceDesk Plus

Painéis de gerenciamento de projetos no ServiceDesk Plus.

Com o ServiceDesk Plus, as equipes de TI podem implementar projetos complexos de TI meticulosamente, dividindo-os em marcos e tarefas específicos, mapeando suas interdependências e rastreando seu progresso. Ao definir os cronogramas do projeto visualmente em gráficos de Gantt, as equipes de TI obtêm a flexibilidade para adaptar seus projetos aos requisitos em tempo real.

Além disso, elas podem evitar o esgotamento de recursos gerenciando a carga de trabalho dos técnicos de TI visualmente em todos os locais a partir de um local central. Também podem priorizar vários componentes dos projetos de TI com uma visualização kanban intuitiva e fácil de usar. Além disso, nossa plataforma de ITSM é oferecida repleta de painéis e relatórios visuais, ajudando as equipes de TI não apenas a avaliar o status dos projetos de TI em profundidade, mas também a promover a melhoria contínua. Para ver como é possível manter seus projetos sob controle, experimente o ServiceDesk Plus gratuitamente!