La nature physique du lieu de travail a un impact direct sur la productivité du personnel. S'il incombe directement à l'équipe chargée des sites de maintenir un lieu de travail sans risque et efficace, celle-ci dispose rarement des bons outils pour le faire. Beaucoup d'équipes fonctionnent encore avec des feuilles de calcul ou des outils internes qui ne les aident pas à gérer leurs défis quotidiens. Les équipes chargées des sites devraient abandonner leurs outils existants (comme les feuilles de calcul et les processus sur papier) au profit de plateformes de services unifiées, de manière à prendre en compte le paradigme actuel du lieu de travail, qui met l'accent sur l'expérience et l'implication des salariés.
Des solutions pour surveiller les actifs de bout en bout sont requises pour les équipes chargées des sites. Une solution dédiée est un moyen efficace d'acheter, de stocker, d'exploiter, d'entretenir et de mettre hors service des actifs. Des registres précis avec des informations détaillées sur leurs actifs sont donc nécessaires. Par exemple, le fait de ne pas disposer d'un programme d'entretien ou d'un dossier de maintenance pour le système de chauffage, de ventilation et de climatisation d'un bâtiment peut facilement conduire à une défaillance potentielle du système.
Les équipes chargées des sites ne peuvent pas travailler de manière cloisonnée, car la plupart des autres équipes comptent sur elles pour des raisons diverses. Le service des RH a besoin de leur coopération pour l'attribution des bureaux et des badges lors de l'intégration de nouveaux salariés, le service informatique leur demande de l'aide avec la ventilation et l'électricité pour installer une salle de serveurs, les services de marketing et de ventes requièrent une salle de réunion fonctionnelle et la majorité du personnel compte sur les équipes chargées des sites lors de l'utilisation des équipements du bâtiment. Un canal bidirectionnel efficace doit donc exister entre les équipes chargées des sites et les autres services.
Dans les grandes entreprises, il incombe aux équipes de gestion des sites de trouver de meilleures solutions pour délimiter les espaces et mieux répartir le personnel des zones de travail très fréquentées en utilisant d'autres d'emplacements du site. De plus, dans les entreprises ayant adopté des politiques de travail hybride, les équipes chargées des sites doivent prévoir et planifier une utilisation optimale des bâtiments du site sans gaspiller de ressources. En outre, de nombreuses sociétés éprouvent des difficultés à agrandir leurs espaces de bureaux de manière à correspondre à l'arrivée de nouveaux salariés, en raison d'une mauvaise vision à long terme de la gestion des espaces de travail.
Un dépassement de budget est le signe d'un site d'entreprise mal géré. Par exemple, les gestionnaires de sites ont souvent besoin de négocier avec des fournisseurs et vendeurs, ainsi que d'assurer le suivi de leurs contrats, de l'historique de performance et des garanties. Ils sont également tenus de contrôler étroitement les projets sur lesquels travaillent à la fois des salariés à plein temps et des prestataires temporaires, afin de réduire le risque de coûts dépassant le budget du projet.
Les équipes chargées des sites comprennent l'importance d'un lieu de travail qui stimule la productivité et inspire la culture. Ces facilitateurs d'expérience pour le personnel comprennent des demandes de services des utilisateurs sans interruption soudaine de leur travail, ou encore la configuration d'une infrastructure du lieu de travail offrant une collaboration et une communication fluides.
Tenez des registres méticuleux concernant tous les actifs, de leur achat jusqu'à leur mise hors service
Menez des activités inter-services, sans obstacles en termes de données ou de communication
Visualisez les espaces et leurs relations pour l'ensemble des sites
Conservez une vision globale, tout en suivant avec précision des tâches spécifiques
Analysez les expériences des salariés et éliminez les points problématiques sur le lieu de travail
