Les équipes juridiques jouent un rôle important pour mener à bien les activités de la société. Les entreprises comptent sur leurs équipes juridiques pour apporter des contributions essentielles dans le cadre de la plupart des activités, allant du recrutement de talents à la mise en place de partenariats et de canaux stratégiques, en passant par la conclusion de ventes.
Face à la multitude de tâches importantes qui dépendent d'elles, les équipes juridiques ne peuvent pas se permettre de retarder des activités commerciales en raison d'une mauvaise utilisation des ressources ou d'une gestion lente des demandes juridiques. Des contrats, accords de confidentialité ou protocoles d'accord retardés peuvent faire échouer des projets commerciaux complexes et conduire à la perte de recettes liées aux renouvellements, à des procès et à des cycles de ventes improductifs.
En adoptant une plateforme unifiée de gestion de services, les équipes juridiques peuvent mettre en place un processus efficace qui les aidera à tenir la cadence du reste de l'entreprise.
Depuis l'enregistrement des demandes reçues par e-mail et par téléphone jusqu'au stockage des documents et contrats cruciaux sur divers appareils, les équipes juridiques ont besoin d'un portail central pour suivre et gérer leurs demandes entrantes et leurs ressources clés. Le suivi des demandes juridiques à l'aide d'une plateforme efficace de gestion des services offre à votre équipe juridique une visibilité de l'ensemble de vos demandes juridiques et simplifie les prestations de services, tout en conservant un répertoire central de toutes les demandes juridiques, comprenant des informations sur les personnes les ayant traitées.
Il peut s'avérer impossible de gérer les multiples demandes à examiner, annoter et signer avec des messageries ou outils existants, ce qui augmente le risque de passer à côté de documents juridiques importants. Un manque de clarté concernant la manière dont les différentes demandes doivent être traitées conduit à des retards qui auraient pu être évités et à une utilisation inefficace des ressources, ce qui coûte de l'argent à l'entreprise. En utilisant des formulaires de demande et des workflows simples, les équipes juridiques peuvent mettre en œuvre les stratégies et veiller à ce que chaque demande juridique soit traitée correctement, confiée au/à la conseiller/ère juridique approprié(e) et suive un ensemble défini d'étapes, permettant de mener à bien chaque demande juridique.
Les documents juridiques contiennent des informations sensibles et importantes qui servent de base à tous les partenariats conclus par l'entreprise. Il s'agit de ce fait d'informations confidentielles. Les équipes juridiques doivent s'assurer que seules les personnes requises auront accès à ces informations et que les documents juridiques ne seront pas modifiés sans autorisation et sans documentation en bonne et due forme. Ceci peut être évité en définissant les rôles des membres de l'équipe juridique et en donnant un accès approprié en lecture et en modification aux ressources juridiques clés.
Les politiques juridiques ont constamment besoin d'être mises à jour pour rester d'actualité face à l'environnement commercial changeant. Des politiques importantes, comme les révisions des lois relatives aux données ou au travail adoptées par les États, doivent être respectées afin que l'entreprise puisse poursuivre ses activités. Dans de telles hypothèses, les équipes juridiques doivent mettre à jour les projets de politiques et veiller à ce que les acteurs, services et secteurs d'activité clés soient bien informés de ces évolutions. Les systèmes existants sont sous-équipés pour gérer efficacement de tels changements à grande échelle et exposent votre entreprise à un risque de non-conformité à ces politiques. Un processus simplifié de conduite du changement peut aider les équipes juridiques à planifier et déployer les changements de politiques en ayant une vision claire des tâches à effectuer, ainsi qu'à déléguer lesdites tâches aux équipes appropriées.
Sans répertoire centralisé des demandes juridiques et des dossiers correspondants, il est impossible pour les équipes juridiques d'assurer le suivi des performances et d'identifier des lacunes dans leurs modèles actuels de prestation de services. Les équipes juridiques sont contraintes de faire des recherches manuelles dans de multiples messageries et e-mails pour suivre des indicateurs clés, comme les délais des prestations de services, l'absence de prestation de services ou le nombre de révisions, afin de mesurer les performances.
Le suivi et la mesure des indicateurs clés sont cruciaux pour simplifier et optimiser les workflows afin d'accélérer les prestations de services juridiques et de soutenir efficacement les services de l'entreprise qui ont besoin de ces documents.
Conservez une source de données unique pour tous vos contrats, documents et demandes de services juridiques.
Mettez en place des procédures opérationnelles standard de manière à accélérer et standardiser les prestations de services juridiques.
Contrôlez l'accès à vos documents et services juridiques, afin de protéger les données sensibles.
Planifiez, gérez et déployez les changements de politiques à grande échelle grâce à un processus simplifié de conduite du changement.
Obtenez des informations sur les performances de votre centre de services juridiques en vous appuyant sur des rapports et des tableaux de bord.
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