¿Qué es VSM? La clave para la optimización de procesos
Seguro que ha tenido esa sensación de querer organizar su escritorio, pero no sabe por dónde empezar, entonces decide limpiar y mover todo para poder tener un panorama más claro.
Este es un ejercicio bastante familiar ante la necesidad de hacer un VSM; cuando queremos darle orden y estructura a las cosas.
Veamos un poco más a detalle de qué trata y cómo puede aprovechar al máximo esta metodología.
¡Necesito ya de un VSM!
Iniciemos con lo sencillo. Un VSM o Mapeo de Flujo de Valor se trata de una representación grafica mediante la que se puede visualizar el estado actual de los procesos productivos de la empresa e idear un plan a futuro para optimizarlos.
Suelen verse mediante mapas mentales o diagramas. Asana nos aclara que un VSM surge a partir del Lean Manufacturing, una metodología agrícola originada en Estados Unidos que busca organizar alimentos magros buscando deficiencias en la cadena de valor.
El objetivo de un VSM es identificar esos errores que no eran perceptibles y encontrar las oportunidades de mejora en todo el flujo de trabajo, mejorando así el valor que se le da a los clientes y los mismos empleados.
¿Existen estrategias para hacer mi propio VSM?
¡Claro! Así no todas las empresas funcionen con el mismo publico objetivo, la misma industria o las mismas metas, siempre se buscará la mejora continua y la constante garantía de calidad para sus empleados y clientes.
Para trabajar su VSM, debe tener claras las metas que quiere cumplir, quiénes van a estar implicados en el proceso, qué recursos deben usarse y cuál va a ser ese esfuerzo que requerirá la empresa para lograrlo.
Identifique si necesita de este mapa de flujo de valor y para qué lo va a implementar. Existen diversas áreas que el VSM puede optimizar:
Proceso de trabajo de extremo a extremo (complejidad, optimización, estrategia)
Inventarios acumulados
Comprender los sistemas de TI implicados
Eficiencia en la comunicación
El estado de salud de los procesos
Si desea mejorar alguno de estos elementos o identifica otros detalles en sus flujos de trabajo, un VSM implica cuatro pasos básicos:
Generar un mapa del proceso actual: si ya tiene su deficiencia identificada, abra el panorama y grafique cómo están funcionando todos los elementos involucrados en el área a trabajar.
Encontrar y eliminar las ineficiencias: los desperdicios en su flujo de producción —como sobredemanda, gestión inadecuada o defectos del proyecto— son los puntos clave en los que se debe enfocar.
Generar un mapa del proceso mejorado: ya entendiendo el qué, por qué, cuándo y dónde, puede comenzar con un nuevo gráfico que solvente este incidente. Por ejemplo, si está recibiendo malas calificaciones en su mesa de servicio porque no existen procesos acertados, puede evaluar nuevas herramientas que permitan a sus técnicos recibir todos los tickets de forma organizada y clara.
Implementar el proceso: regresemos a nuestro ejemplo anterior. Supongamos que tenemos 2 técnicos en la mesa de servicio y 500 clientes que se deben atender. Recibimos cerca de 70 consultas diarias. Por temas de disponibilidad y falta de procesos automatizados, el recurso humano suele demorarse entre 2 y 4 días en resolver una solicitud, cuando hemos prometido un SLA de 1 día. Establecimos que vamos a probar un software de gestión de servicios que nos puede ayudar en la automatización de procesos y, así mismo, ajustar los SLA de respuesta.
Así quedarían nuestras VSM:
Esta es una representación bastante sencilla del provecho que le puede sacar a un VSM. Ahora bien, también se pueden ampliar estos 4 pasos a 9. Lo anterior podría darle mayor claridad al momento de un VSM de mayor magnitud.
Llegó la hora de sentarse a analizar
En este blog logramos revisar un poco de lo que es un VSM o mapeo de flujo de valor. En resumidas cuentas, hacer un análisis detallado a los flujos de trabajo actuales que posee para optimizarlos.
Esto le permitirá tener observabilidad completa de sus operaciones, tanto de aciertos como errores, lo que facilitará la comunicación y puesta en marcha de nuevas propuestas. También ayudará a entender la eficiencia de su equipo de trabajo y mejorar la experiencia de sus clientes.
¿Quiere conocer herramientas que pueden ser beneficiosas en su VSM por implementar? ServiceDesk Plus es una solución de mesa de servicio que le permite automatizar flujos de trabajo con un solo toque. Lo anterior le permitirá conectar sistemas y servicios dispares, además de automatizar procesos complejos de principio a fin.
Ya conoce un poco más de la metodología VSM. Cuéntenos: ¿identificó algún problema mientras leía este blog?
Recuerde que estamos al alcance de un clic. Si necesita apoyo con sus flujos de trabajo, no dude en escribir a nuestros técnicos para programar una demo personalizada de ServiceDesk Plus.