¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
Las organizaciones adoptan cada vez más la automatización del flujo de trabajo en sus operaciones empresariales y procesos de TI. Esta adopción pretende mejorar la eficiencia de los procesos y la comunicación reemplazando las tareas manuales, que pueden ser repetitivas y llevar mucho tiempo, con la ayuda de un software para la automatización del flujo de trabajo. La automatización aumenta la eficiencia ejecutando una secuencia de pasos o acciones conectadas para reducir la intervención manual.
Estas herramientas suelen empoderar a los usuarios con interfaces intuitivas, desarrollo de low-code, y funciones de arrastrar y soltar. Aunque algunas herramientas incorporan inteligencia artificial (IA), no es necesaria para establecer correctamente la automatización del flujo de trabajo. Los miembros del equipo pueden utilizar programas lógicos basados en reglas para identificar y rectificar las ineficiencias del flujo de trabajo y fomentar la cooperación.
Las siguientes estadísticas muestran las formas en que la automatización del flujo de trabajo beneficia a diversas industrias.
- Más del 50% de las empresas tienen como objetivo una automatización integral con inteligencia de procesos según Forrester®.
- Según Gartner®, 69% de las tareas rutinarias de los gestores estarán totalmente automatizadas en 2024.
- Gartner® predice que, para 2026, el 75% de las nuevas aplicaciones empresariales aprovecharán las tecnologías de low-code o sin código para satisfacer eficientemente la creciente demanda de automatizaciones del flujo de trabajo.
¿Por qué es necesaria la automatización deflujos de trabajo?<p>La automatización del flujo de trabajo es una herramienta esencial para las empresas que se esfuerzan por satisfacer las necesidades de los consumidores modernos, que esperan resultados rápido
La automatización del flujo de trabajo es una herramienta esencial para las empresas que se esfuerzan por satisfacer las necesidades de los consumidores modernos, que esperan resultados rápidos. Automatizar las tareas repetitivas puede ayudar a las organizaciones a ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero. Al implementar flujos de trabajo automatizados, su empresa puede obtener una ventaja competitiva al entregar un trabajo de alta calidad con precisión, diferenciándose de los competidores que dependen de procesos manuales.
Sin embargo, la automatización del flujo de trabajo no es una corrección mágica que vaya a revolucionar por completo su empresa. Más bien sirve como acelerador para ayudarle a reducir la carga de trabajo, dedicar tiempo a las tareas esenciales y reducir los gastos.
Importancia de la automatización de flujos de trabajo
El software para la automatización del flujo de trabajo ofrece numerosas ventajas a las empresas al reducir las tareas manuales y ahorrar un tiempo valioso, recursos y dinero. Los departamentos de toda la empresa, incluidos los de finanzas, recursos humanos, marketing y TI, pueden utilizar estas herramientas. Además de acelerar los procesos, también permiten que los equipos se concentren en tareas más cruciales y mejoran la toma de decisiones. La automatización del flujo de trabajo también puede añadir valor de las siguientes maneras.
Minimizar los errores
Introducir manualmente los datos puede resultar monótono y dejar lugar a pequeños errores humanos que pueden afectar enormemente a su organización, los cualespueden ir desde una contabilidad inexacta hasta una facturación incorrecta. Por otro lado, el software de flujo de trabajo utiliza datos actualizados y centralizados para ejecutar las tareas administrativas, minimizando la posibilidad de cometer costosos errores.
Optimizar los procesos
Las herramientas para la automatización del flujo de trabajo mejoran la visibilidad de los procesos, disminuyen los cuellos de botella y garantizan que los proyectos se mantengan en curso. Al asignar automáticamente tareas y seguimientos, el rendimiento puede monitorearse y controlarse fácilmente, lo que reduce los retrasos en el proceso global.
Mejorar la productividad
Los equipos pueden dedicar tiempo y recursos adicionales a los proyectos que tienen un impacto significativo cuando automatizan las tareas monótonas y manuales. Además, usar aplicaciones para la automatización del flujo de trabajo mejora la colaboración al minimizar el tiempo dedicado a buscar información, obtener aprobaciones y entablar comunicaciones repetitivas.
Centrarse en las tareas de alto valor
Los empleados pueden liberarse de las tareas monótonas y poco valiosas utilizando la automatización, lo que les permite centrarse en tareas más valiosas que requieren su experiencia o intervención.
Rentabilidad
Logre ahorrar costos para su organización mejorando la velocidad y la eficiencia de los procesos en todas las funciones empresariales.
Obtener visibilidad
Puede utilizar flujos de trabajo para mapear y automatizar los procesos organizacionales. Un resumen general de los flujos de trabajo le permite identificar y eliminar las tareas obsoletas o redundantes que consumen tiempo y recursos valiosos.
Garantizar una comunicación puntual
Una mayor visibilidad puede conducir a una mejor comunicación y coordinación entre los empleados y departamentos, lo que se traduce en una mayor eficiencia y la eliminación de cuellos de botella.
Garantizar una mejor experiencia del cliente
Mejore el servicio al cliente y su satisfacción implementando respuestas automatizadas a las consultas del cliente. Una encuesta realizada en 2022 por SmartKarrot reveló que el 86% de los ejecutivos creía que la automatización era importante para sus operaciones de servicio al cliente.
Supervisar el rendimiento
La automatización permite digitalizar las tareas en un flujo de trabajo y supervisar su rendimiento de principio a fin. Esta función facilita la capacidad de su organización para evaluar la eficiencia de sus operaciones empresariales.
Obtener información más exhaustiva
La elaboración de informes en tiempo real y la mejora de la visualización son ventajas significativas de implementar la automatización del flujo de trabajo. Utilizando el análisis de datos en varios procesos, puede medir eficazmente las métricas de rendimiento, señalar las áreas de mejora y tomar decisiones bien informadas sobre las operaciones de su organización.
Tipos de automatización del flujo de trabajo
Existen dos tipos principales de automatización del flujo de trabajo:
- Automatización de procesos de negocio (BPA): El flujo de trabajo de un proceso de negocio es una representación visual de los pasos necesarios para completar una tarea o un proceso empresarial específico. Proporciona un resumen general claro y sistemático de las actividades, decisiones e interacciones necesarias para lograr un resultado deseado. La BPA automatiza procesos de negocio recurrentes, como vincular a nuevos empleados, procesar pedidos del cliente y gestionar transacciones financieras. Las empresas de todos los tamaños suelen utilizar las herramientas de BPA para mejorar la eficiencia, reducir los errores y ahorrar tiempo.
- Automatización robótica de procesos (RPA): La automatización robótica de procesos (RPA) es un método que utiliza robots de software o "bots" para automatizar tareas monótonas y basadas en reglas en los procesos de negocio. La RPA utiliza robots de software para automatizar tareas repetitivas que suelen realizar los humanos. Los robots de la RPA pueden interactuar con aplicaciones y sistemas del mismo modo que lo hacen los humanos, pero pueden trabajar mucho más rápido y con mayor precisión. A menudo, la RPA se utiliza para automatizar tareas de servicio al cliente, contabilidad y TI.
Ejemplos de automatización del flujo de trabajo
Los flujos de trabajo automatizados tienen el potencial de mejorar enormemente la efectividad y añadir valor a las funciones críticas del negocio, como el marketing, las finanzas y los recursos humanos. Esto resulta especialmente útil, ya que se puede acumular rápidamente el tiempo dedicado a tareas básicas como las respuestas por correo electrónico, la creación de tareas y la copia de datos.
La automatización de flujos de trabajo puede verse en estos escenarios comunes:
- Vincular a los nuevos empleados: La automatización del flujo de trabajo se puede utilizar para optimizar el proceso de vinculación de nuevos empleados, como enviar correos electrónicos de bienvenida, crear cuentas para ellos en diversos sistemas y programar sesiones de formación.
- Aprobar las solicitudes de vacaciones: El proceso de aprobación de las solicitudes de vacaciones se puede automatizar mediante la automatización del flujo de trabajo. Esto incluye dirigir las solicitudes al responsable correspondiente para su aprobación e informar al empleado sobre la aprobación o el rechazo de su solicitud.
- Reembolsar los gastos del empleado: La automatización se puede utilizar para optimizar el proceso de reembolso de los gastos del empleado, como enviar los informes de gastos al gestor correspondiente para su aprobación y luego transferir automáticamente los fondos reembolsados a la cuenta del empleado.
- Generar facturas: La automatización del flujo de trabajo se puede utilizar para automatizar el proceso de generación de facturas para el cliente, como generar automáticamente las facturas basadas en los pedidos del cliente y enviarlas por correo electrónico.
- Gestionar las relaciones con el cliente: La automatización del flujo de trabajo se puede utilizar para automatizar tareas relacionadas con la gestión de las relaciones con el cliente, como enviar correos electrónicos personalizados al cliente, supervisar las interacciones con el cliente y crear tickets de soporte al cliente.
- Marketing y ventas: La automatización del flujo de trabajo se puede utilizar para automatizar tareas de marketing y ventas, como enviar campañas de marketing por correo electrónico, rastrear los clientes potenciales de sitios web y programar demostraciones de ventas.
Casos prácticos de automatización del flujo de trabajo
El software para la automatización del flujo de trabajo puede automatizar distintos tipos de flujos de trabajo y se utiliza ampliamente en diversos sectores y campos, lo que permite a las empresas optimizar los procesos y aumentar la eficiencia.
Banca y finanzas
El sector de la banca, los servicios financieros y los seguros (BFSI) depende en gran medida de los flujos de trabajo para diversas operaciones, como la captación de clientes, la tramitación de préstamos, la gestión de reclamaciones, el cumplimiento normativo y la gestión de documentos. Tradicionalmente, estos flujos de trabajo se realizaban en papel, consumían mucho tiempo y eran propensos a errores.
Sin embargo, con la llegada de las tecnologías de automatización, las organizaciones del sector BSFI ahora pueden digitalizar y automatizar estos flujos de trabajo, lo que resulta en mejoras significativas en la eficiencia operativa y el ahorro de costos.
Manufactura
La automatización del flujo de trabajo ayuda a mejorar la eficiencia administrativa y de producción eliminando tareas innecesarias y automatizando tareas repetitivas como el aprovisionamiento en función de la demanda, la detección de errores en el control de calidad, entre otros. La automatización de los flujos de trabajo reduce significativamente el tiempo necesario para las compras, los presupuestos, los procesos de aprobación de la cadena de suministro, las interacciones relacionadas con la gestión de contratos y los proyectos de desarrollo de productos y estrategias de salida al mercado.
Seguridad de la información
La automatización del flujo de trabajo ayuda a los equipos del SOC a responder a las amenazas con mayor rapidez, reducir el tiempo medio de respuesta (MTTR) y aumentar la eficiencia. Al automatizar la respuesta a incidentes e integrar su mesa de ayuda con herramientas de seguridad, los departamentos de TI pueden gestionar y proteger de forma eficiente los ecosistemas híbridos y en la nube. Además, la automatización de los flujos de trabajo permite gestionar de manera eficiente las ciberamenazas, mejorando las medidas de seguridad generales.
Operaciones de TI
En las operaciones de TI, implementar la automatización del flujo de trabajo es una forma efectiva de que las organizaciones mejoren su eficiencia, reduzcan costos y mejoren el rendimiento general. Elimina el esfuerzo manual, mejora la productividad, reduce los errores y permite un monitoreo proactivo. La automatización también proporciona una pista de auditoría para las actividades de supervisión y elaboración de informes, garantizando la transparencia y la rendición de cuentas.
Gestión de sistemas
La TI como servicio (ITaaS) es un modelo de negocio que ayuda a las empresas a ejecutar y gestionar su infraestructura de TI en la nube. El software para automatización del flujo de trabajo permite establecer controles centralizados para configurar, implementar y supervisar las redes empresariales. Incluye la programación del flujo de trabajo para automatizar los procesos de TI, como gestionar sistemas de redes definidas por software (SDN) y redes de área extensa definidas por software (SD-WAN). Esto puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero y a mejorar la eficiencia de sus operaciones de TI.
¿Cómo automatizar los procesos de flujos de trabajo?
El proceso de automatización del flujo de trabajo comienza por definir un objetivo específico y termina con una evaluación del proceso.Estos son los pasos de un plan de automatización del flujo de trabajo.
Identificar un proceso repetitivo
Identifique un procedimiento regular que pueda mejorarse mediante la automatización, en particular los que consisten en tareas repetitivas que se realizan manualmente. Dé prioridad a los flujos de trabajo que sean muy ineficaces, susceptibles de errores humanos o costosos de ejecutar manualmente.
Tener una serie de objetivos definidos
Las ventajas de la automatización de los flujos de trabajo incluyen un mayor rendimiento de la inversión, una comercialización más rápida y una mayor eficiencia del equipo. Defina claramente el resultado que espera su equipo al implementar la automatización.
Diseñar el proceso de flujo de trabajo
Construya el proceso en la herramienta para la gestión del flujo de trabajo creando un formulario, estableciendo el flujo de trabajo, y asignando permisos y reglas para cada paso y parte interesada.
Evaluar los KPI y el ROI
El objetivo de la automatización sólo se puede lograr completamente cuando su empresa evalúa la influencia que ha tenido en los procedimientos existentes, lo que puede cuantificarse mediante informes y análisis de datos.
Elija las herramientas de automatización del flujo de trabajo más adecuadas para sus necesidades empresariales
Puede elegir las herramientas para la automatización del flujo de trabajo más adecuadas para los requisitos de su empresa teniendo en cuenta las siguientes funciones del software:
Simplicidad
La automatización está diseñada para simplificar las tareas, por lo que el producto debe tener una interfaz fácil de usar, opciones para usuarios no técnicos y una función intuitiva de arrastrar y soltar.
Operatividad en la nube
Las herramientas para la automatización del flujo de trabajo basadas en la nube suelen ser más gestionables y eficientes que sus homólogas on-premise. Además, proporcionan una cómoda accesibilidad, medidas de seguridad fiables y la capacidad de escalar los datos con efectividad.
Implementación multiplataforma
En la actualidad se desarrolla software para diversas plataformas como la web, iOS y Android. Se utilizan diferentes lenguajes de programación y pilas técnicas para cada plataforma. Para ahorrar tiempo y dinero, muchas plataformas de automatización del flujo de trabajo ofrecen una implementación multiplataforma, lo que permite automatizar los flujos de trabajo e implementarlos en todas las plataformas con un solo clic.
Funciones personalizables
Asegúrese de que su software para la automatización del flujo de trabajo se pueda personalizar para adaptarse a los requisitos particulares de su empresa ofreciéndole diversas plantillas y componentes fácilmente ajustables, independientemente de si se trata de un proceso empresarial sencillo o de un flujo de trabajo complicado.
Informes y análisis
Su software para la automatización del flujo de trabajo debe ser capaz de crear dashboards detallados que incluyan gráficos, informes y diagramas que muestren métricas cruciales para el crecimiento de su empresa.
Funciones móviles
Los softwares aptos para móviles o que disponen de aplicaciones móviles específicas facilitan el acceso a sus flujos de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento. Usar estas funciones móviles le permitirá registrar fácilmente notificaciones, tareas y aprobaciones, garantizándole que se mantiene informado incluso cuando está en movimiento.
El software de automatización del flujo de trabajo ideal para sus necesidades
Los procesos y flujos de trabajo garantizan que los equipos sigan los procedimientos esenciales para completar las tareas, alcanzar los objetivos y cumplir los requisitos. La automatización optimiza estos aspectos de la empresa con funciones avanzadas, pero requiere el software y el soporte adecuados.
El conjunto de soluciones para la gestión de TI de ManageEngine ofrece una variedad de sólidas funciones de automatización del flujo de trabajo para su empresa. Entre ellas se incluyen automatizaciones para la gestión del servicio, la gestión del ciclo de vida del usuario, la gestión de la red e incluso la respuesta y gestión de la seguridad. También disponemos de herramientas de low-code que pueden utilizarse para construir automatizaciones personalizadas. Aquí hay un resumen general de cómo pueden ayudarle nuestras soluciones:
- Transforme el flujo de trabajo de sus procesos empresariales con el poder del low-code. Utilice soluciones out-of-the-box low-code para construir automatizaciones personalizadas. Y a través de todo ello, ayude a sus empleados a mejorar su rendimiento y a satisfacer mejor las necesidades de sus clientes.
- Gestione fácilmente todo el ciclo de vida de la identidad a través de las soluciones on-premises y en la nube, domine la orquestación para los complejos flujos de trabajo de su empresa y automatice las tareas rutinarias de gestión, como la creación de usuarios, el traslado de usuarios a distintos contenedores y la eliminación o deshabilitación de usuarios inactivos para minimizar la carga de los administradores de TI.
- Integre automatizaciones de un solo toque en sus procesos de prestación de servicios empresariales y de gestión de cambios. Optimice las tareas y automatice una amplia gama de actividades, desde las tareas básicas de la mesa de servicio hasta los intrincados flujos de trabajo empresariales.
- Construya flujos de trabajo de incidentes basados en sus requisitos de seguridad utilizando el constructor de flujos de trabajo personalizados. Habilite flujos de trabajo para detectar incidentes de seguridad automáticamente y reciba alertas en tiempo real. Asegúrese de que ningún incidente de seguridad crítico se pase por alto automatizando la asignación de tickets y la ejecución del flujo de trabajo.
- Cree flujos de trabajo personalizados que se adapten a las necesidades específicas de monitoreo de la red. Con el intuitivo constructor de arrastrar y soltar, puede realizar cambios en los flujos de trabajo existentes y determinar reglas y acciones. Dispare flujos de trabajo en caso de fallos en la red o de mantenimiento mediante reglas de automatización.