Back-up van Office 365 e-mail

Microsoft 365 heeft een beschikbaarheidsrecord van 99,9 procent. Hier wordt ook gebruik gemaakt van geografische redundantie, waarbij Exchange Online-gegevens voortdurend worden gerepliceerd naar meerdere databases in geografische verspreide Microsoft-gegevenscentra om gegevensherstel te bieden in het geval van grootschalige infrastructuurstoringen.

Microsoft 365 biedt ook een prullenbak waarmee gebruikers verwijderde postvakitems kunnen herstellen zonder tussenkomst van de beheerder. Zelfs als de prullenbak is leeggemaakt, kunnen beheerders gebruikers helpen om die items te herstellen.

Hoewel Microsoft deze maatregelen biedt, zijn ze geen geldig vervangmiddel voor back-ups omwille van de volgende redenen:

• De prullenbak in Exchange Online is beperkt, omdat de verwijderde items maximum 30 dagen in de prullenbak bewaard blijven (max. 120 dagen voor agendagegevens). Zodra de bewaartermijn is verstreken, worden de items permanent verwijderd en kunnen ze niet meer worden opgehaald.
• Een back-up is een kopie van gegevens die u kunt gebruiken voor het herstellen van historische gegevens. Zelfs als Microsoft een kopie heeft van al uw gegevens op meerdere locaties, kan deze niet worden gebruikt om specifieke items, zoals één e-mail of contact, terug te herstellen naar uw postvak.

Alleen een oplossing voor back-up en herstel kan u helpen om al deze nadelen te overwinnen.

Een doeltreffende oplossing voor back-up en herstel van uw Office 365-postvak kan u beschermen tegen de volgende problemen:

• Onbedoelde verwijderingen: Het onbedoeld verwijderen van postvakitems kan op elk ogenblik gebeuren en tegen de tijd dat gebruikers merken dat er een item is verwijderd, kan dit al zijn verwijderd uit de prullenbak. Als u beschikt over een oplossing voor back-up en herstel, kunt u het verwijderde item in een handomdraai herstellen. In tegenstelling tot de systeemeigen prullenbak, wordt de periode waarbinnen u het herstel moet uitvoeren, niet beperkt.
• Opzettelijke verwijderingen: Interne bedreigingen vormen een ernstig risico voor elke organisatie en een kwaadwillende werknemer kan gegevens gemakkelijk opzettelijk verwijderen. Als u beschikt over een oplossing voor back-up en herstel, kunt u het verwijderde item in een handomdraai herstellen, zelfs als het item al uit de prullenbak is verwijderd.
• Hardwaredefect: Microsoft-servers worden op geografisch diverse locaties geplaatst, maar het is ook een goede praktijk om zelf een back-up van uw gegevens te bewaren.

Ransomware: Ransomware voor bestanden is een algemeen bekende bedreiging, maar ransomware voor e-mail is iets waartegen de meeste organisaties geen bescherming bieden. Geografische redundantie of de prullenbak kan u niet helpen om uw gegevens terug te krijgen na een ransomware-aanvaal, maar een back-up- en hersteloplossing kan u helpen snel terug aan de slag te gaan zonder dat u enig "losgeld" hoeft te betalen.

Het is uw verantwoordelijkheid om de gegevens van uw bedrijf veilig te houden. Daarom moet u maatregelen nemen om e-mailgegevens te beschermen tegen verlies en ervoor zorgen dat u een back-up hebt voor als het fout loopt.

Nu we hebben vastgesteld dat er een gespecialiseerde back-up-oplossing nodig is voor het maken van een reservekopie van Office 365-gegevens, moeten we nu eens kijken door welke factoren een back-upoplossing als geschikt voor uw organisatie kan worden beschouwd.

• Capaciteit om te voldoen aan uw RPO's en RTO's

  Al uw gegevens zijn weliswaar waardevol, maar ze zijn niet allemaal even waardevol. Sommige gegevens zijn cruciaal voor de werking van uw organisatie, terwijl andere gegevens niet zo vaak nodig zijn. U moet uw gegevens classificeren op basis van hun kritische karakter en bepalen gegevens u zich kunt veroorloven om te verliezen in geval van rampen. Een RPO (Recovery point objective = herstelpuntdoelstelling) bepaalt de hoeveelheid gegevens die uw organisatie kan verliezen ten gevolge van een ramp zonder dat hierdoor grote verliezen worden geleden.

  Zodra u de gegevens hebt geclassificeerd op basis van hun kriticiteit, controleert u of de back-uplossing zo vaak automatische back-ups voorziet als door uw RPO's is vereist.

  RTO (Recovery time objective = hersteltijddoelstelling) is de maximale uitvaltijd die uw organisatie kan weerstaan zonder uw inkomsten of geloofwaardigheid te beïnvloeden. Een RTO van één uur impliceert dat uw oplossing voor rampherstel in staat moet zijn om al uw gegevens binnen een uur na enige verstoring, terug online te krijgen.

  Zodra u uw RTO hebt geïdentificeerd, moet u controleren of de back-upoplossing van uw keuze in staat is alle benodigde gegevens te herstellen binnen dat tijdskader.

• Mogelijkheid om te voldoen aan de 3-2-1 back-upregel

  De 3-2-1 back-upregel is een basisprincipe voor het maken van een back-up van gegevens of een toepassing. De 3-2-1 back-upregel betekent fundamenteel dat er minstens drie gegevens kopieën zijn waarvan er twee op verschillende media zijn opgeslagen en één op een externe locatie.

  Van de drie kopieën van uw gegevens, is er normaal één uw live omgeving en zijn de twee andere de back-upkopieën. Het wordt beschouwd als een goede praktijk om twee back-upkopieën te hebben op verschillende types opslagmedia. Als u back-ups op verschllende opslagmedia hebt, zoals SSD's, back-ups op tape, verwisselbare opslagapparaten, back-ups in de cloud enz., biedt dit het voordeel dat u een back-upversie bij de hand hebt, zelfs als één van de opslagmedia beschadigd raakt.

  U moet er ook voor zorgen dat u minstens één back-up op een externe locatie opslaat. Als alle back-ups op dezelfde locatie zijn opgeslagen, loopt u het risico dat u al uw gegevens verliest bij onafwendbare omstandigheden, zoals natuurrampen of boosaardige aanvallen zoals ransomware, die een impact hebben op alle gegevens in uw netwerk. Met de wijdverbreide beschikbaarheid van cloudopslagoplossingen zoals Azure en Amazon Web Services (AWS), is het opslaan van gegevens in de cloud een optimale keuze voor een externe back-uplocatie.

• De mogelijkheid om automatische, incrementele back-ups te maken en granulair herstel uit te voeren

  Er kunnen zich op elk ogenblik rampen voordoen en u moet voorbereid zijn om uw Office 365-postvakken op elk willekeurig ogenblik te herstellen. Daarom moet elke back-uploplossing die u kiest in staat zijn om incrementele back-ups met korte intervallen te maken. Incrementele back-ups zorgen ervoor dat u alleen een back-up maakt van de wijzigingen sinds de laatste back-upcyclus zodat het voltooien van het back-upproces minder tijd in beslag neemt.

  Een goede back-up en hersteloplossing moet ook in staat zijn om zelfs maar één item van uw postvak granulair te herstellen, in plaats een volledig postvak aan gegevens te herstellen om slechts één item terug te krijgen.

• Mogelijkheid om back-ups veilig op te slaan

  Als u een onveilige methode gebruikt voor het opslaan van uw back-ups, kan dit leiden tot gegevensdiefstal en inbreuk op de nalevingsvoorwaarden. Controleer of uw back-upoplossing een manier biedt voor het beveiligen van gegevens tijden shet overdragen en coderen van uw back-ups.

ManageEngine RecoveryManager Plus is een hulpprogramma voor het maken van back-ups van het Office 365-postvak dat voldoet aan al deze criteria.

Back-up van alle postvakitems: Maak een back-up van e-mails, bijlagen, contacten, taken, groepspostvakken, archiefpostvakken en agenda-items.

Geautomatiseerde incrementele back-ups: Maak alleen een back-up van de wijzigingen die sinds de laatste back-upcyclus aan postvakken en websites zijn aangebracht.

Opslag meerdere back-ups: Bewaar uw back-ups van het Office 365-postvak op uw locatie of in de Azure Blob-opslag en Azure-bestandsshares.

Retentieperiode: Definieer een bewaarperiode voor uw-back-ups en verwijder oudere back-ups automatisch.

Herstel op itemniveau: Herstel individuele postvakitems zoals één e-mail of contact vanaf back-ups.

Herstel op postvakniveau: Herstel volledige postvakken van back-ups met enkele eenvoudige klikken.

Meerdere herstelmodi: Herstel postvakitems naar hetzelfde postvak of naar een ander postvak in dezelfde tenant, naar een postvak in een andere Exchange Online-tenant of zelfs naar een postvak in een lokale Exchange-omgeving.

Geavanceerde zoekfilters: Gebruik geavanceerde zoekfilters om een specifiek postvakitem te zoeken in verschillende back-ups.

Voorbeeld van herstel: Bekijk een voorbeeld van inhoud, bijlagen en e-mails van back-ups voordat u ze herstelt.

Daarnaast kunt u met RecoveryManager Plus ook een back-up en herstel uitvoeren van gegevens van andere Office 365-services zoals SharePoint Online en OneDrive for Business-sites, Active Directory en lokale Exchange-omgevingen. Dit maakt van dit product het enige hulpprogramma dat u nodig hebt voor uw back-up- en herstelbehoeften.