Brève introduction à la gestion des licences logicielles

Une licence logicielle est un document juridique que produit l’éditeur d’un logiciel ou un distributeur pour établir les règles et les directives de son utilisation et sa diffusion. Ce document contient en général des termes et conditions, des restrictions, des limitations et des exclusions. La gestion des licences logicielles relève de la gestion des actifs logiciels, qui concerne le suivi, la documentation et le contrôle des modalités d’utilisation de logiciels dans l’organisation. Un outil de gestion des licences facilite la mise en conformité avec les contrats de licence (contrats de licence d’utilisateur final ou CLUF).

Quelle est l’importance de la conformité logicielle pour l’entreprise ?

Selon cette étude, 69 % des directeurs informatiques ne sont pas convaincus de leur conformité avec les contrats de licence logicielle. Les règles de conformité logicielle devenant plus strictes, il s’avère crucial de veiller à éliminer les logiciels sans licence de votre organisation. Pour ce faire, procédez ainsi :

  • Tenue d’un inventaire logiciel à jour : Un suivi complet des logiciels installés dans le réseau s’impose pour parvenir à la conformité logicielle. Pour superviser et vérifier toutes les installations de logiciels dans le réseau, il faut exécuter des analyses régulières de l’inventaire logiciel.
  • Alertes de non-conformité en temps réel : Définissez des alertes en temps réel en cas de déficit de licences pour prendre immédiatement des mesures.
  • Interdiction des applications non professionnelles : Bloquez les applications non professionnelles dans le réseau pour éviter toute mauvaise surprise.
  • Réalisation d’audits interne des licences logicielles : Des audits internes fréquents garantissent la bonne conformité des licences et évitent des sanctions imprévues.

Comment assurer la conformité des licences logicielles?

Assurer la conformité des licences logicielles ne constitue qu’un aspect de leur gestion. La gestion des licences logicielles consiste aussi à optimiser l’utilisation des licences pour réduire les coûts informatiques. Pour ce faire, procédez ainsi :

  • Analysez l’utilisation des applications commerciales pour déterminer si les licences sont bien exploitées.
  • Diminuez les coûts en désinstallant les applications des systèmes qui ne les utilisent pas.
  • Renouvelez les licences selon les statistiques d’utilisation des logiciels.

Comment Desktop Central facilite-t-il la gestion des licences logicielles ?

Dans le cadre de la gestion des actifs, l’outil de gestion des licences logicielles de Desktop Central permet d’exécuter toutes ces tâches en quelques clics et d’éviter les problèmes de licences logicielles dans l’entreprise.

 

Inventaire logiciel à jour

Software license tracking tool - ManageEngine Desktop Central

Dans Desktop Central, le module de gestion des actifs informatiques analyse régulièrement le réseau pour détecter les nouveaux logiciels qui y sont installés ou désinstallés. Il utilise à cet effet une analyse différentielle des actifs. On dispose à tout moment de données à jour sans consommer trop de bande passante du réseau.

Rapports sur la conformité des licences logicielles

Desktop Central simplifie la gestion des licences logicielles grâce aux rapports intégrés suivants :

  1. Rapport sur la conformité des licences logicielles : fournit des détails sur les applications commerciales et l’état de conformité de leurs licences logicielles. On détermine l’état de conformité des licences logicielles en examinant l’information qu’affiche la section Gestion des licences logicielles.
  2. License management software - ManageEngine Desktop Central
  3. Rapport sur les licences logicielles à renouveler : fournit la liste des logiciels dont il faut bientôt renouveler les licences (on peut définir la période). On dispose aussi d’options appropriées pour consulter les licences logicielles ayant déjà expirées.
  4. Le contrôle de logiciel et les statistiques d’utilisation permettent de décider de renouveler ou pas les licences.

Alertes de conformité des licences logicielles

On peut configurer des messages d’alerte et rester informé sur l’évolution de l’inventaire dans l’organisation. Les alertes servent à signaler :

  1. Non-conformité de la stratégie des licences logicielles (surplus ou déficit de licences).
  2. Utilisation d’un logiciel après la validité de sa licence.
  3. Utilisation d’une licence logicielle inférieure à une limite fixée.

Pourquoi l’entreprise doit-elle veiller à la conformité des licences logicielles ?

Lorsqu’une entreprise acquiert un logiciel, elle accepte le contrat de licence que prévoit l’éditeur du logiciel. La conformité consiste à respecter les règles et conditions d’utilisation du logiciel. Les éditeurs de logiciels (comme Adobe ou Microsoft) vérifient régulièrement les environnements de leurs clients pour détecter, contrôler et éviter le piratage, la violation de copyright ou une utilisation non conforme des logiciels. Tout manquement à un audit risque d’entraîner des dommages irréversibles pour la réputation de l’entreprise, de lourdes sanctions, voire une action en justice. Pour éviter les conséquences d’un manquement à un audit, l’entreprise doit donc veiller en permanence à la conformité des licences logicielles. La gestion des licences logicielles répond à ce besoin.

Bonnes pratiques de gestion des licences logicielles

  1. Recensement des logiciels installés : La première étape de gestion consiste à identifier toutes les applications installées dans le réseau. Exécutez une analyse d’inventaire sur tous les terminaux du réseau, grâce à l’outil d’inventaire. On obtient ainsi un aperçu clair de tous les logiciels commerciaux ou pas installés.
  2. Gestion des licences logicielles : Un outil de gestion des licences logicielles aide à mettre à jour et enregistrer les détails d’expiration, les preuves d’achat, les factures et d’autres éléments importants relatifs aux licences acquises. Bien qu’il s’agisse d’un processus chronophage, on évite de consacrer du temps à un audit.
  3. Entrée et enregistrement : On recommande d’actualiser régulièrement tous les logiciels sous licence d’un réseau. Une solution facile consiste à télécharger les détails des licences sous forme de fichiers CSV contenant le nom du produit, l’éditeur, la version, le propriétaire, le nombre de licences acquises, le nom de la licence, le bénéficiaire, la date d’achat, la date d’expiration et les clés de licence séparés par des virgules. Cela permet de réduire le temps et le travail à y consacrer.
  4. Planification de rapports : L’outil de gestion des licences permet de configurer et de planifier des rapports pour suivre l’utilisation des logiciels sous licence. On obtient un aperçu clair du nombre des licences utilisées et inutilisées. Cela aide à optimiser l’utilisation des licences acquises. L’analyse des indicateurs d’utilisation permet de réduire le coût lié aux licences inutilisées.
  5. Regroupement de logiciels : S’il existe différentes versions d’un logiciel installé dans un réseau, on peut les regrouper et ajouter les détails des licences pour ce groupe précis. Cela facilite la gestion des licences logicielles acquises et le suivi des versions des logiciels utilisées actuellement dans le réseau.

En savoir plus sur la gestion et conformité des licences logicielles ici.

Qu'est-ce que la gestion des licences logicielles ?

La gestion des licences logicielles est le processus qui consiste à documenter et à contrôler le nombre de licences logicielles utilisées dans l'entreprise afin d'être en conformité avec le contrat de licence de l'utilisateur final (CLUF). Ce faisant, l'équipe informatique réduit considérablement les coûts des logiciels en achetant le nombre optimal de licences. Le plus souvent, l'équipe informatique utilise une solution de gestion des actifs informatiques à laquelle est intégrée une fonction de gestion des licences logicielles.

Types de licences de logiciels

De manière générale, les licences de logiciels peuvent être classées en deux catégories : les logiciels propriétaires (commerciaux) et les logiciels libres et open source (non commerciaux). Les premières ont le plus de restrictions en ce qui concerne la modification et la distribution des logiciels. Voici la liste des différents types de licences de logiciels par ordre croissant de restriction :

  • Licence du domaine public : tout le monde peut utiliser et modifier le logiciel sans aucune restriction.
  • Lesser General Public License (LGPL) : Les développeurs peuvent lier les bibliothèques open source dans le code source et le code résultant peut être licencié sous tout autre type de licence. Cependant, le composant applicable à la LGPL doit être mis à disposition sous la même licence LGPL.
  • Permissive : La modification et la distribution du logiciel sont possibles moyennant quelques restrictions, et ces restrictions diffèrent d'un logiciel à l'autre.
  • Copyleft : Les développeurs sont autorisés à modifier et à distribuer le logiciel, à condition que les mêmes droits soient maintenus pour toute modification ultérieure de ce logiciel.
  • Propriétaire : Personne n'est autorisé à copier, modifier ou distribuer le logiciel. Il s'agit de la forme de licence la plus restrictive.

Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des licences

Un logiciel de gestion des licences est un outil utilisé pour gérer et surveiller tout ce qui concerne les licences logicielles. Des dates d'expiration aux détails de la garantie, tout peut être téléchargé et conservé dans un logiciel de gestion de licences. En utilisant un outil d'audit des licences logicielles, les alertes de conformité des licences logicielles peuvent être configurées pour vous avertir bien avant les audits logiciels. La fonction de comptage des logiciels peut vous être utile en assurant le suivi des mesures d'utilisation de certaines applications logicielles, ce qui peut vous aider lors de la prochaine période de renouvellement des licences. Grâce à cette fonction, vous pouvez éviter les dépenses non désirées pour des licences non utilisées. Vous n'avez pas à vous soucier de surveiller plusieurs versions d'un même logiciel. Utilisez la fonction de regroupement de logiciels pour ajouter différentes versions d'un même logiciel dans un même groupe afin de faciliter la surveillance.

Comment suivre et gérer les licences de logiciels ?

  • La première étape de la gestion des licences logicielles consiste à dresser un inventaire. Effectuez une analyse des actifs pour découvrir et mettre à jour votre inventaire de logiciels.
  • Utilisez le logiciel de gestion des licences pour conserver et stocker les détails d'expiration, la facture, la garantie et d'autres détails importants associés aux licences logicielles achetées.
  • Le logiciel de gestion des licences de Desktop Central vous offre également la possibilité de regrouper différentes éditions/versions d'un logiciel. Cela facilite le suivi des licences multiples.
  • Configurez des alertes pour vous avertir lorsqu'un logiciel particulier est sous ou sur licencié.
  • Utilisez l'outil de mesure des logiciels dans un logiciel de gestion des licences pour suivre l'utilisation des logiciels. Grâce à cette fonction, vous pouvez réduire ou augmenter le nombre de licences en fonction des données d'utilisation.