Solution de gestion des licences : suivi et conformité

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La gestion des licences logicielles consiste à gérer les licences logicielles utilisées à travers l’entreprise dans une seule console. Une licence logicielle est un document juridique que produit l’éditeur d’un logiciel ou un distributeur pour établir les règles et consignes de son usage et sa diffusion. Ce document contient en général des termes et conditions, des restrictions, des limitations et des exclusions.

Un système de gestion des licences logicielles, dans le cadre de la gestion des actifs logiciels, couvre le suivi, la documentation et le contrôle des modalités d’utilisation de logiciels dans l’entreprise. Un outil de gestion des licences logicielles aide à respecter ces contrats de licence (contrat de licence d’utilisateur final ou EULA). On peut aussi utiliser une solution de gestion des licences pour s’informer des dates d’expiration et d’une surutilisation ou sous-utilisation des licences via une fonction de contrôle logiciel.

Qu’est-ce que la non-conformité logicielle ?

La non-conformité logicielle désigne le non-respect des conditions d’une licence logicielle ou l’utilisation non autorisée d’un logiciel. Cela peut arriver lorsqu’un individu ou une entreprise utilise un logiciel d’une manière non autorisée par le contrat de licence, par exemple en installant des copies sur un nombre d’ordinateurs supérieur à celui que prévoit la licence ou en utilisant le logiciel à des fins commerciales sans payer de licence commerciale. La non-conformité survient aussi lorsqu’un individu ou une entreprise modifie ou redistribue le logiciel sans autorisation ou en violation des conditions de la licence.

La non-conformité logicielle peut avoir de graves conséquences, notamment des poursuites judiciaires par le créateur ou l’éditeur du logiciel et des sanctions financières. Il importe de lire attentivement et comprendre les conditions d’une licence avant d’utiliser le logiciel et de veiller à son usage conformément à ces conditions.

Principales fonctionnalités des outils de gestion des licences logicielles (SLM)

Dans le cadre de la gestion des actifs, l’outil de gestion des licences logicielles permet d’exécuter toutes ces tâches en quelques clics et d’éviter les problèmes de licences logicielles dans l’entreprise.

• Inventaire logiciel à jour

• Rapports sur la conformité des licences logicielles

• Alertes de conformité des licences logicielles

Inventaire logiciel à jour

Un outil de gestion des licences analyse régulièrement le réseau pour détecter les nouveaux logiciels installés/désinstallés. Il utilise à cet effet une analyse différentielle des actifs. On dispose à tout moment de données à jour sans consommer trop de bande passante du réseau.

Rapports sur la conformité des licences logicielles

L’outil d’audit des logiciels simplifie la gestion des licences logicielles grâce aux rapports intégrés suivants:

1. Rapport sur la conformité des licences logicielles : fournit des détails sur les applications commerciales et l’état de conformité de leurs licences logicielles. L’état de conformité des licences logicielles est déterminé selon les détails de la section.
2. Rapport sur les licences logicielles à renouveler : fournit la liste des logiciels dont il faut bientôt renouveler les licences (on peut définir la période). On peut aussi afficher les licences logicielles déjà expirées en choisissant les options concernées.
3. Le contrôle de logiciel et les statistiques d’utilisation permettent de décider de renouveler ou pas les licences.

Alertes de conformité des licences logicielles

Un outil d’audit des licences logicielles aide à configurer des messages d’alerte et suivre l’évolution de l’inventaire dans l’entreprise. Les alertes servent à signaler :

1. Violation de la stratégie des licences logicielles (trop ou pas assez de licences).
2. Utilisation d’un logiciel après la validité des licences.
3. Utilisation des licences logicielles tombant en dessous d’un seuil indiqué.

Gestion des licences logicielles - Bonnes pratiques

1. Découverte des logiciels installés - La première étape de la gestion des licences logicielles consiste à identifier toutes les applications installées dans le réseau. Utilisez un gestionnaire des licences logicielles complet pour exécuter une analyse d’inventaire sur tous les terminaux du réseau. Un outil de suivi des licences logicielles aide à obtenir un aperçu clair de tous les logiciels commerciaux et non commerciaux installés.
2. Gestion des licences logicielles (SLM) - Un outil de gestion des licences logicielles aide à enregistrer et actualiser les détails d’expiration, les preuves d’achat, les factures et d’autres points clés des licences acquises. Ce processus, bien que chronophage, fait gagner du temps lors d’un audit.
3. Entrée et enregistrement - On recommande d’actualiser régulièrement tous les logiciels sous licence d’un réseau. Une solution facile consiste à télécharger les détails des licences sous forme de fichiers CSV contenant le nom du produit, l’éditeur, la version, le propriétaire, le nombre de licences acquises, le nom de la licence, le bénéficiaire, la date d’achat, la date d’expiration et les clés de licence séparés par des virgules. Un gestionnaire des licences logicielles facilite donc le processus.
4. Planification de rapports - L’outil de gestion des licences permet de configurer et planifier des rapports pour gérer l’utilisation des logiciels sous licence. Cela donne un aperçu clair du nombre de licences utilisées et inutilisées. Cela aide à mieux exploiter les licences acquises. En surveillant les métriques d’utilisation avec un outil de gestion des licences, on peut réduire le coût des licences inutilisées.
5. Regroupement des logiciels - Si l’on possède différentes versions d’un logiciel installées dans un réseau, on peut les regrouper et ajouter les détails de licence du groupe donné. Un outil facilite la gestion des licences logicielles acquises et le suivi des versions du logiciel utilisées actuellement dans le réseau.

Qu’est-ce que la gestion des licences logicielles ?

La gestion des licences logicielles consiste à documenter et surveiller le nombre de licences logicielles qu’utilise l’entreprise pour respecter le contrat de licence utilisateur final (EULA). En adoptant à cet effet un outil de conformité des licences logicielles, la DSI réduit nettement les coûts associés en achetant le juste nombre de licences. Le plus souvent, la DSI utilise une solution de gestion des actifs informatiques qui intègre un module de gestion des licences logicielles.

Types de licences logicielles :

De manière générale, on peut classer les licences en deux types : logiciels propriétaires (commerciaux) et logiciels libres et open source (non commerciaux). Le premier impose le plus de restrictions en matière de modification et distribution des logiciels, ce qui exige un outil de gestion des licences. Voici la liste des différents types de licence logicielle classés par ordre croissant de restriction :

• Licences du domaine public : quiconque peut utiliser et modifier le logiciel sans aucune restriction.
• Licences publiques générales restreintes (LGPL): les développeurs peuvent lier les bibliothèques open source dans le code source et le code obtenu peut être concédé sous tout autre type de licence. Toutefois, le composant soumis à la licence LGPL doit être mis à disposition sous la même licence.
• Licences permissives : la modification et la distribution de logiciels sont possibles sous réserve de quelques restrictions, variant selon le logiciel.
• Licences en copyleft : les développeurs sont autorisés à modifier et distribuer le logiciel à condition de maintenir les mêmes droits pour toute modification ultérieure du logiciel.
• Licences exclusives :nul n’est autorisé à copier, modifier ou distribuer le logiciel. Il s’agit de la forme de licence la plus restrictive, qui nécessite donc un système de gestion des licences logicielles.

Pourquoi l’entreprise doit-elle vérifier la conformité des licences logicielles ?

Lorsqu’une entreprise acquiert un logiciel, elle accepte le contrat de licence que prévoit l’éditeur du logiciel. La conformité consiste à respecter les règles et conditions d’utilisation du logiciel. Les éditeurs de logiciels (comme Adobe ou Microsoft) vérifient régulièrement les environnements de leurs clients pour détecter, contrôler et éviter le piratage, la violation de copyright ou une utilisation non conforme des logiciels. L’échec à l’un de ces audits peut entraîner de graves atteintes à la réputation d’une entreprise, de lourdes sanctions et des actions en justice. Pour éviter les conséquences d’un échec à un audit de conformité, l’entreprise doit donc garantir la conformité des licences à tout moment. On peut y parvenir avec un outil d’audit intégré à une solution de conformité des licences logicielles.

Étapes de suivi et gestion des licences logicielles

• Étape 1: la première étape de la gestion des licences logicielles consiste à établir un inventaire. Exécutez une analyse des actifs pour découvrir et mettre à jour l’inventaire des logiciels.
• Étape 2: utilisez un outil de gestion des licences pour enregistrer et actualiser les détails d’expiration, les factures, les garanties et d’autres données clés des licences logicielles acquises.
• Étape 3: l’outil de gestion permet aussi de regrouper différentes éditions/versions d’un logiciel. Cela facilite le suivi des nombreuses licences.
• Étape 4: configurez des alertes avec l’outil de gestion pour être averti lorsqu’un logiciel donné compte trop ou manque de licences.
• Étape 5: utilisez la fonction de contrôle d’un outil de gestion des licences pour suivre l’utilisation des logiciels. Elle permet de réduire ou d’augmenter le nombre de licences selon les données d’utilisation.

Avantages d’utiliser des outils de gestion des licences logicielles

Un outil de gestion des licences sert à gérer et surveiller tout ce qui concerne les licences logicielles. On peut enregistrer et actualiser toutes les informations, des dates d’expiration aux détails de garantie, dans un tel outil. La fonction d’audit aide à configurer des alertes de conformité des licences pour être averti bien avant les audits logiciels. La fonction de contrôle permet de suivre les métriques d’utilisation de certaines applications logicielles, facilitant le renouvellement des licences. On peut éviter les coûts superflus des licences inutilisées grâce à un outil de surveillance des licences logicielles. Nul besoin de surveiller plusieurs versions du même logiciel. Utilisez l’option de regroupement pour ajouter différentes versions du même logiciel à un même groupe afin de faciliter le suivi des licences.

Conformité logicielle : définition et importance pour l’entreprise

La conformité logicielle consiste à utiliser les logiciels achetés conformément aux règles et consignes définies par leurs éditeurs, comme les licences utilisateur requises. Un outil de gestion des licences logicielles aide l’entreprise à y parvenir dans une seule console. Les règles de conformité devenant plus strictes, il s’avère crucial d’utiliser un outil de suivi des licences logicielles pour s’assurer que l’entreprise ne compte aucun logiciel sans licence. Cela dit, voici les avantages d’adopter un outil de gestion des licences logicielles dans l’entreprise :

• Tenue d’un inventaire logiciel à jour: un suivi complet des logiciels installés dans le réseau s’impose pour assurer la conformité logicielle. Pour surveiller et vérifier toutes les installations de logiciel dans le réseau, il faut exécuter des analyses régulières de l’inventaire logiciel.
• Alertes en temps réel de non-conformité : configurez des alertes en temps réel avec un outil de gestion pour être avisé d’un défaut de licences logicielles et prendre rapidement des mesures.
• Interdiction des applications non professionnelles : bloquez les applications non professionnelles dans le réseau pour éviter toute mauvaise surprise.
• Exécution d’audits internes des licences logicielles : des audits internes fréquents avec un outil de gestion aident à s’assurer de la conformité des licences et éviter des sanctions imprévues.

Comment assurer la conformité des licences logicielles ?

Assurer la conformité des licences logicielles ne constitue qu’un volet de leur gestion. La gestion des licences logicielles consiste aussi à optimiser leur utilisation pour réduire les coûts informatiques et à adopter une surveillance constante. On peut y parvenir ainsi :

• Analysez l’utilisation des applications commerciales pour déterminer si les licences sont bien exploitées.
• Réduisez les coûts en désinstallant les applications des systèmes où elles ne sont pas utilisées.
• Renouvelez les licences selon les statistiques d’utilisation des logiciels.
• Déployez un outil de conformité logicielle pour un suivi global.

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