El buzón de Exchange es un repositorio de comunicaciones por correo electrónico, que a menudo puede contener información comercial confidencial. Puede contener detalles sobre transacciones bancarias, números de cuenta, tarjetas de crédito, cotizaciones de ofertas y mucho más. Los buzones de correo son una fuente altamente vulnerable al robo de información y ataques internos.
Las herramientas nativas de Exchange le permiten buscar elementos como correos electrónicos, documentos y conversaciones de mensajes instantáneos mediante consultas con palabras clave específicas. Sin embargo, este método no es exhaustivo y no ayuda en los casos en los que necesita buscar una pieza específica de información a través de los numerosos correos electrónicos enviados y recibidos por su organización todos los días.
Exchange Reporter Plus ofrece una solución de búsqueda de contenido simple mediante la cual puede crear criterios basados en atributos, patrones o palabras clave. Al usar múltiples filtros de condición, puede delimitar los resultados de forma rápida y precisa. Puede crear y programar perfiles de búsqueda de contenido para que se generen y envíen a las partes interesadas cuando sea necesario..
Para llevar a cabo búsquedas instantáneas en los buzones de su organización utilizando Exchange Reporter Plus:
También puede guardar este perfil para futuras referencias. Todo lo que tiene que hacer es buscar el perfil guardado en el lado izquierdo de la pestaña de Búsqueda de contenido y hacer clic en él para ejecutar el informe. El informe generado se puede exportar en cuatro formatos: CSV, HTML, PDF y XLS.
Exchange Reporter Plus permite filtrar el contenido del correo electrónico utilizando uno o todos los campos mencionados a continuación. Puede crear uno o varios criterios para filtrar el contenido requerido.
La lista de campos que se pueden utilizar para configurar dichos criterios son: Asunto del mensaje, Destinatario Bcc, Se solicita acuse de recibo, Sensibilidad, Tamaño del mensaje, Está leído, ID de mensajes de Internet, Encabezados de mensajes de Internet, De destinatario, Para destinatario, Clase de mensaje, En respuesta a, ID de conversación, Tema de conversación, Está en borrador, Yo soy el remitente, Está reenviado, Está enviado, Está asociado, Está modificado, Tiene anexo, Importancia, Fecha de mensaje recibido, Fecha de mensaje creado, Fecha de mensaje enviado, y Cuerpo.
Tal y como exigen el GDPR, la HIPAA, la FISMA, y otras políticas de regulación y cumplimiento, los usuarios no pueden compartir números de la seguridad social, credenciales de acceso y otra información personal a través de los correos electrónicos. Desafortunadamente, este no siempre es el caso.
La ventaja de disponer de una función de búsqueda de contenidos es que puede detectar fácilmente la filtración de información confidencial y controlar de cerca a los posibles atacantes. También puede garantizar que sus empleados cumplan con los estándares de seguridad y cumplimiento, y mantener un control regular del tipo de información que se transfiere a través de varios buzones de correo de empleados.