A natureza física do local de trabalho tem um impacto direto na produtividade dos funcionários. Embora a equipe de facilities seja diretamente responsável por manter um local de trabalho eficiente e livre de riscos, ela frequentemente não está equipada com o conjunto adequado de ferramentas para garantir isso. Além disso, muitas equipes ainda trabalham com planilhas ou ferramentas internas que não as ajudam a enfrentar os desafios diários. As equipes de facilities precisam se afastar das ferramentas legadas, como planilhas e processos baseados em papel, e adotar plataformas de serviços unificadas para assumir o paradigma do local de trabalho atual que enfatiza a experiência e engajamento dos funcionários.
As equipes de gerenciamento de facilities muitas vezes precisam superar estes desafios:
Falta de um repositório central de ativos
As equipes de facilities precisam de uma solução para supervisionar os ativos do início ao fim. Uma solução dedicada é uma maneira eficiente de comprar, estocar, operar, manter e retirar ativos. Portanto, elas precisam de registros precisos dos seus ativos com informações detalhadas. Por exemplo, não ter um cronograma de serviço ou um registro de manutenção no sistema de AVAC de um edifício pode facilmente levar a uma quebra potencial desse sistema.
Dificuldade em colaborar com outros departamentos
As equipes de facilities não podem trabalhar em silos, pois quase todas as outras áreas dependem delas por diversos motivos. O departamento de RH necessita da sua cooperação na alocação de mesas e crachás durante o onboarding dos funcionários, a área de TI requer sua ajuda com a ventilação e eletricidade para configurar uma sala de servidores, a área de marketing e vendas exige uma sala de reuniões funcional quando necessário, e quase todos dependem da área de facilities enquanto usam as comodidades do edifício. É necessário haver um canal bidirecional eficaz entre a área de instalações e outros departamentos.
Falta de visibilidade sobre os espaços do campus
Espera-se que as equipes de gerenciamento de facilities em organizações maiores encontrem melhores maneiras de designar espaços e dispersar áreas de trabalho lotadas, utilizando mais locais do campus. Além disso, nas empresas que adotam políticas de trabalho híbridas, as equipes de facilities precisam prever e planejar o uso ideal das propriedades do campus sem desperdiçar recursos. Adicionalmente, muitas empresas têm dificuldades para ampliar seus espaços de escritório para corresponder ao fluxo de novos funcionários em função de uma visão de longo prazo inadequada do gerenciamento do espaço de trabalho.
Manter os custos sob controle
Um orçamento estourado indica um campus organizacional mal administrado. Por exemplo, os gerentes de facilities muitas vezes precisam negociar com fornecedores e vendedores e manter um controle dos seus contratos, histórico de desempenho e garantias. Eles também precisam manter um controle rígido sobre seus projetos, nos quais tanto funcionários em tempo integral quanto temporários trabalham, para reduzir o risco de os custos excederem o orçamento do projeto.
Acompanhar as expectativas dos funcionários
As equipes de facilities entendem a importância de um local de trabalho que impulsiona a produtividade e inspira a cultura. Esses facilitadores da experiência dos funcionários vão desde usuários que solicitam serviços sem interromper seu trabalho até a configuração de uma infraestrutura de local de trabalho que ofereça colaboração e comunicação contínuas.
O que você pode fazer com o ServiceDesk Plus?
Gerencie o ciclo de vida completo dos ativos
Mantenha um registro meticuloso de todos os ativos, desde a compra até a sua descontinuidade
Junte-se a outros departamentos a partir de um console central
Realize atividades interdepartamentais sem quaisquer barreiras de dados ou comunicação
Digitalize o campus e mantenha os detalhes ao seu alcance
Visualize os espaços e suas relações em todos os locais
Planeje, rastreie e implemente projetos
Acompanhe o cenário geral enquanto monitora tarefas específicas com precisão
Obtenha insights consolidando as interações dos funcionários
Analise as experiências dos funcionários e elimine os pontos problemáticos do local de trabalho
Como você pode fazer isso com o ServiceDesk Plus?
Desenvolva planos estratégicos de gerenciamento de ativos com ativos integrados e um CMDB
- Estabeleça um inventário preciso de todos os ativos e consumíveis, capturando todos os detalhes necessários para a manutenção.
- Mantenha os ativos durante todo o seu ciclo de vida com status personalizados, juntamente com a depreciação.
- Mapeie os relacionamentos dos ativos visualmente para entender o impacto das falhas de serviço com um banco de dados de gerenciamento da configuração (CMDB).
Estabeleça uma experiência consistente para os funcionários com o gerenciamento de serviços empresariais
- Utilize o portal de autoatendimento empresarial comum para que os usuários levantem e rastreiem problemas, comuniquem anúncios e encontrem soluções para solicitações básicas.
- Crie uma instância de instalações exclusiva rapidamente com modelos, definições e configurações predefinidas.
Otimize o uso e ocupação do campus com um módulo de gerenciamento de espaço dedicado
- Obtenha uma visão consolidada de todos os níveis da organização e pesquise e busque detalhes em diversas propriedades visualmente.
- Crie e associe tickets, ativos, comodidades, documentos e serviços de instalações a cada espaço para um gerenciamento holístico de serviços.
Controle vários projetos e conclua o trabalho no prazo com projetos integrados
- Pare de estourar seu orçamento mantendo os projetos sob controle visual usando gráficos de Gantt.
- Registre as horas dos funcionários usando planilhas de horas.
- Monitore e gerencie o progresso dos recursos com o gráfico de gerenciamento de recursos.
- Gere relatórios de projetos instantaneamente para analisar riscos, cumprimento de prazos, e muito mais.
Descubra insights de serviços com relatórios e análises
- Obtenha informações acionáveis em minutos com mais de 180 relatórios predefinidos, como os serviços mais solicitados e incidentes levantados com frequência.
- Crie painéis em tempo real no ServiceDesk Plus e utilize o Zoho Analytics para obter insights sobre as operações de serviços das instalações.
Simplifique os processos de serviço de facilities com uma automação sem código
- Utilize regras de negócios para agilizar o recebimento de tickets, como a execução de tickets de ações específicas de um determinado andar.
- Crie tarefas de manutenção preventiva para atribuir tarefas de serviço recorrentes a técnicos e engenheiros automaticamente.
Simplifique as interações com vendedores e fornecedores com a área de Compras e Contratos
- Crie pedidos de compra (POs) e gerencie seus ciclos de vida completos.
- Mantenha um catálogo de fornecedores e associe seus produtos a detalhes como preço, garantia e manutenção.
- Mantenha os fornecedores informados sobre como fazer e localizar pedidos de compra, juntamente com seus status, faturas e pagamentos na PO.
- Avalie a cadeia de suprimentos gerando relatórios personalizados para analisar tendências de compra, contratos de fornecedores, e muito mais.