Dernière mise à jour le : 24 janvier 2025
Saviez-vous que les entreprises comptant entre 50 et 99 employés utilisent en moyenne 24 applications SaaS ? Ce chiffre double dans les entreprises de 100 à 499 salariés ! Ces données soulignent clairement que les dépenses logicielles ne sont pas prêtes de diminuer.
Que votre entreprise en soit à ses débuts ou qu’elle soit solidement établie, vous ne pouvez pas vous permettre de négliger la gestion des licences logicielles. Mais qu’est-ce que la gestion des licences logicielles (SLM) ? Dans ce guide, nous allons explorer en profondeur la gestion des licences logicielles, ses avantages, son fonctionnement, ainsi que les bonnes pratiques pour gérer efficacement vos licences, assurer la conformité réglementaire et optimiser vos coûts.
Qu’est-ce que la SLM ?
La SLM est un processus clé de la gestion des actifs informatiques (ITAM) qui consiste à surveiller, suivre et optimiser les licences logicielles au sein d’une organisation. Il permet aux entreprises de s’assurer qu’elles respectent les termes des contrats de licence tout en utilisant leurs ressources logicielles de manière optimale.
Histoire de la SLM
La SLM a connu une évolution majeure depuis les années 1950. À l’origine, les logiciels étaient fournis gratuitement avec le matériel informatique, sans exigence de licence. Avec la montée en complexité et en valeur des logiciels, les entreprises ont commencé à les commercialiser séparément et à instaurer des contrats de licence pour protéger leur propriété intellectuelle. Dans les années 1980, l’émergence de l’ordinateur personnel a marqué une étape importante : la gestion des licences est devenue plus encadrée, avec l’apparition de numéros de série et de clés d’activation.
Aujourd’hui, avec l’essor du cloud computing et des modèles par abonnement, la gestion des licences est devenue incontournable pour maîtriser les dépenses et garantir la conformité. L’évolution continue des technologies s’accompagne de nouvelles formes de licences, rendant la gestion encore plus stratégique.
Évolution de la gestion des licences logicielles
Les premiers logiciels
À leurs débuts, les logiciels étaient livrés sur des disquettes encombrantes et coûteuses. Leur gestion nécessitait un suivi manuel rigoureux des licences et des installations.
Vers un accès partagé
Avec l’adoption croissante de l’informatique en entreprise, les éditeurs ont commencé à étendre les licences uniques à des installations en réseau, initiant ainsi une approche plus collaborative.
Dongles matériels et complexification
Les années 1990 ont vu l’émergence de systèmes commerciaux de gestion des licences et de dongles matériels. Ces dispositifs permettaient aux éditeurs de suivre l’utilisation des logiciels et d’en limiter les installations, tout en autorisant certaines fonctionnalités multi-utilisateurs. C’est également à cette période que la SLM a commencé à être reconnue comme un enjeu crucial, aussi bien par les fournisseurs que par les clients.
Multiplication des modèles de licence
À mesure que les offres logicielles se diversifiaient, de nouveaux modèles sont apparus : licences perpétuelles, licences temporaires (abonnement), licences à l’utilisateur, à la fonctionnalité ou à l’usage (pay-as-you-go). Cette complexité accrue a renforcé la nécessité d’une gestion rigoureuse des licences logicielles.
Priorité à la conformité et à la maîtrise des coûts
Avec des dépenses logicielles en constante augmentation, les équipes informatiques cherchent aujourd’hui à mieux contrôler leurs budgets. Parallèlement, les réglementations se sont durcies, rendant la conformité encore plus critique. Une gestion efficace des licences permet ainsi de rester en règle tout en optimisant les investissements logiciels.
L’avenir : la gestion des licences logicielles en pilotage automatique
Demain, la gestion des licences logicielles sera largement automatisée. Grâce à l’intelligence artificielle, il sera possible de classer automatiquement les contrats de licence, surveiller en temps réel l’utilisation des logiciels, et ajuster dynamiquement les déploiements en fonction des usages réels. Cette automatisation permettra non seulement de réduire les erreurs humaines, mais aussi de générer des économies substantielles en rationalisant les processus.
Le gestionnaire de licences logicielles
Un gestionnaire de licences logicielles est un outil essentiel pour les organisations, leur permettant de suivre efficacement leurs actifs logiciels et de garantir leur conformité aux accords de licence. Il aide à limiter les risques juridiques et financiers en offrant un meilleur contrôle et une visibilité accrue sur l’utilisation des logiciels.
Un gestionnaire de licences logicielles prend en charge l’ensemble du cycle de vie des licences, de l’inventaire initial à la vérification de la conformité, en passant par l’optimisation de l’utilisation. En centralisant toutes les données relatives aux licences et en automatisant des tâches clés — telles que le suivi de l’usage, la gestion des dates d’expiration ou l’envoi d’alertes de renouvellement — cet outil permet aux entreprises de s’assurer qu’elles disposent des licences adaptées à leurs usages réels. Il réduit ainsi le risque d’audits de non-conformité et les pénalités financières associées, tout en contribuant à une gestion logicielle plus rentable et stratégique.
Processus SLM
La gestion des licences logicielles repose sur une approche structurée visant à encadrer l’acquisition, l’utilisation et la conformité des licences au sein d’une organisation. Cela implique l’élaboration et la mise en œuvre d’une politique claire de gestion des licences logicielles, définissant les procédures internes à suivre. Ce processus se décompose en six étapes clés :
- Inventaire des logiciels : Établissez une liste exhaustive de toutes les applications logicielles utilisées sur l’ensemble des appareils de votre organisation. Cette tâche peut être réalisée manuellement ou à l’aide d’outils automatisés.
- Examen des contrats de licence : Analysez en détail les accords de licence associés à chaque application. Cela permet de comprendre les conditions d’utilisation, telles que le nombre d’installations autorisées, les restrictions liées aux utilisateurs et les modalités de déploiement.
- Évaluation de la conformité et attribution des licences : Réalisez une évaluation de la conformité pour comparer l’utilisation actuelle des logiciels avec les accords de licence en vigueur. Cette étape permet de détecter les éventuels cas de non-conformité (installations en surnombre, usages non autorisés) et d’y remédier. Ensuite, attribuez les licences de manière appropriée afin de garantir la conformité et éviter toute sur- ou sous-utilisation.
- Contrôle de l’utilisation des logiciels : Surveillez activement l’usage des logiciels au sein de votre organisation. Cela inclut l’identification des installations actives, des connexions des utilisateurs et des fonctionnalités exploitées.
- Optimisation des licences : Analysez les données d’utilisation afin d’identifier les opportunités d’optimisation. Cela peut passer par la réaffectation de licences inactives, la renégociation des contrats avec les fournisseurs selon les usages réels, ou encore la consolidation des logiciels employés.
- Maintenance et rapports : Tenez à jour votre inventaire logiciel ainsi que vos contrats de licence. Produisez des rapports réguliers pour assurer le suivi de la conformité, anticiper les renouvellements et optimiser les coûts liés aux logiciels.
Dans l’ensemble, le gestionnaire de licences logicielles facilite chacune de ces étapes, permettant aux entreprises de réduire leurs dépenses tout en limitant les risques de non-conformité.
Comment la SLM
rationalise-t-elle les licences logicielles pour les organisations ?
Zylker, une entreprise technologique de premier plan (fictive), a rencontré des difficultés dans la gestion des licences logicielles liées à une main-d’œuvre hybride. Avec une grande partie des employés en télétravail, la gestion des licences est devenue stratégique. C’est là que la SLM est intervenue. L’utilisation de logiciels non autorisés pouvant entraîner des failles de sécurité ou des fuites de données, un contrôle rigoureux s’imposait.
La solution SLM adoptée par Zylker a permis d’obtenir une visibilité complète sur les logiciels utilisés par les employés à distance, garantissant ainsi la conformité et réduisant les risques liés à l’informatique parallèle. Grâce à la SLM, l’entreprise suit et gère efficacement les licences utilisées en télétravail, s’assurant que chaque collaborateur dispose des outils nécessaires à ses missions. Cela améliore non seulement la productivité, mais contribue aussi à prévenir l’usage non autorisé de logiciels et à protéger les données sensibles.
La SLM permet également à Zylker d’optimiser l’usage de ses licences logicielles en identifiant les licences inutilisées ou sous-exploitées, pour ensuite les réattribuer à des collaborateurs qui en ont réellement besoin. Résultat : l’entreprise évite les dépenses superflues et peut prendre des décisions éclairées pour tout nouvel achat de licence.
Avantages globaux de la SLM
Le saviez-vous ?
La taille estimée du marché de la gestion des licences logicielles (SLM) devrait atteindre 2,08 milliards USD d’ici 2029, contre 1,29 milliard en 2024, ce qui souligne à quel point le secteur reconnaît l’importance croissante de la SLM.
from 1.29 billion in 2024, indicating the industry's recognition of the significance of SLM.
(Source: Mordor Intelligence)
La gestion des licences logicielles implique le suivi rigoureux des dates d’expiration, de l’utilisation effective des logiciels et de la conformité avec les accords passés avec les fournisseurs. Si elle est négligée, votre entreprise s’expose à de lourdes amendes, voire à des actions judiciaires. D’où la nécessité pour chaque organisation de mettre en place une stratégie solide de gestion des licences. Les outils et processus ITSM jouent un rôle fondamental dans l’automatisation et la rationalisation de cette gestion, assurant à la fois conformité réglementaire et réduction des coûts.
Mais avant d’entrer dans les détails, examinons les six principaux avantages d’un processus structuré de gestion des licences :
Amélioration de la conformité
Les entreprises peuvent éviter les pénalités financières et les litiges en assurant un suivi rigoureux des licences logicielles et en respectant les termes contractuels. Elles sont ainsi toujours prêtes pour un audit.
Réduction des coûts et efficacité des achats
Une gestion efficace permet de budgétiser les besoins logiciels de manière précise, évite les sur-achats et optimise les dépenses liées aux licences.
Amélioration de la sécurité
En s’assurant que les versions logicielles sont à jour et sécurisées, la SLM contribue à renforcer la cybersécurité tout en soutenant la productivité.
De meilleures relations avec les fournisseurs
Tenir un registre fiable des licences et respecter les accords établit une relation de confiance avec les éditeurs de logiciels, facilitant les négociations futures.
Transparence accrue
Une gestion centralisée des licences offre une visibilité claire sur l’ensemble des actifs logiciels, facilitant les prises de décisions stratégiques et l’allocation des ressources.
Meilleure prise de décision
Les données collectées sur l’usage des logiciels permettent de prendre des décisions éclairées concernant les renouvellements, les achats ou les abonnements logiciels.
Concepts clés de la SLM
Dans le paysage de l'ITSM, de nombreux processus sont impliqués (comme le montre le gif ci-dessous), y compris la SLM. Les processus clés dont relève la SLM sont la gestion des actifs logiciels (SAM), qui fait partie d'une catégorie plus large, la gestion des actifs informatiques (ITAM).
Qu'est-ce qu'une licence de logiciel ?
Une licence de logiciel est un contrat légal entre l'éditeur de logiciel et l'utilisateur (dans le contexte ITSM, une organisation), qui définit les conditions d’utilisation du logiciel. Elle accorde à l’utilisateur le droit d’utiliser le logiciel tout en protégeant les droits de propriété intellectuelle du développeur. Un Contrat de Licence Utilisateur Final (CLUF) précise notamment le nombre de licences acquises, le nombre d’installations autorisées, ainsi que les conséquences en cas de dépassement.
Types de licences logicielles
Il existe différents types de licences logicielles que les organisations doivent connaître afin de gérer efficacement leurs actifs logiciels et de garantir la conformité.
- Licence perpétuelle : L'utilisateur paie une redevance unique pour utiliser le logiciel indéfiniment. Il bénéficie généralement de mises à jour et d’un support pendant une période déterminée.
- Licence d’abonnement : L'utilisateur paie des frais récurrents pour utiliser le logiciel sur une période donnée. Ce modèle offre flexibilité et évolutivité, avec la possibilité de renouveler ou d’annuler selon les besoins.
- Licence cloud ou SaaS (Software as a Service) : Le logiciel est hébergé et maintenu par le fournisseur. L’utilisateur y accède via Internet sur la base d’un abonnement ou paiement à l’usage, ce qui assure simplicité et échelle.
- Licence open-source : Le logiciel est disponible gratuitement et peut être modifié. Toutefois, il est soumis à des conditions spécifiques prévues par la licence, notamment en matière de redistribution.
- Logiciel gratuit (Freeware) : L’utilisateur peut utiliser le logiciel sans frais. Néanmoins, freeware ≠ open source : des restrictions de modification ou de redistribution peuvent s’appliquer.
- Freemium : Le logiciel est proposé gratuitement avec des fonctionnalités limitées. Des options payantes (premium) permettent d'accéder à des fonctions supplémentaires après une certaine période.
- Licence d’entreprise : Conçue pour les grandes organisations, cette licence permet à plusieurs utilisateurs d’accéder au logiciel avec une gestion centralisée et souvent des remises sur volume.
- Licence basée sur l’accès de l’utilisateur :
- Utilisateur désigné
Une licence individuelle est attribuée à un utilisateur spécifique (via identifiant et mot de passe). Elle peut être transférée définitivement à un autre employé. - Licence concurrente
Un nombre défini d’utilisateurs peut accéder simultanément au logiciel. Idéal pour les environnements partagés. - Licence par site
Tous les utilisateurs d’un site physique ou d’une entité peuvent accéder au logiciel. Le nombre d’utilisateurs peut être limité ou illimité selon les conditions.
- Utilisateur désigné
- Licence basée sur l’appareil :
- Par utilisateur
Un seul utilisateur peut accéder au logiciel depuis plusieurs appareils, sous réserve d’une authentification. - Par appareil
Le logiciel est lié à un seul appareil, permettant à plusieurs utilisateurs de l’utiliser sur cette machine partagée.
- Par utilisateur
- Licence mesurée ou payée à l’usage : L’utilisateur est facturé en fonction de l’utilisation réelle : nombre de fonctionnalités activées, modules utilisés, volume de données traitées, etc. Ce modèle favorise l’optimisation des coûts.
Qu'est-ce que la gestion de la conformité des licences logicielles ?
La conformité des licences logicielles consiste à s’assurer que l’utilisation des logiciels par votre organisation respecte les conditions définies dans les contrats de licence utilisateur final (CLUF). La gestion de la conformité implique notamment l’obtention du nombre approprié de licences pour tous les logiciels installés et utilisés, le respect de toutes les restrictions d’usage (nombre d’utilisateurs, objectifs d’utilisation), et la tenue d’un registre précis des achats et déploiements. Cependant, assurer la conformité ne se résume pas à suivre les règles : c’est également une stratégie clé de gestion des risques.
Naviguer dans la conformité des licences logicielles
Le non-respect des accords de licence peut avoir des conséquences juridiques et réglementaires importantes : violation de droits d’auteur, piratage, audits. Voici quelques points essentiels à connaître :
- Droits d’auteur : Les développeurs de logiciels sont protégés par la loi. Utiliser un logiciel sans licence valide expose votre organisation à des amendes importantes en cas de violation.
- Piratage : Copier, partager ou utiliser un logiciel sans autorisation constitue du piratage. Cela pose un grave préjudice aux entreprises qui fabriquent des logiciels, qui y perdent beaucoup d'argent. Pour mettre fin au piratage, les éditeurs de logiciels utilisent des accords de licence et des clés d'activation de produit pour s'assurer que seules les personnes autorisées à utiliser le logiciel peuvent y accéder et restreindre l'accès non autorisé.
- Risques d’audit : Les éditeurs mènent des audits réguliers pour vérifier la conformité. Une utilisation excessive ou non autorisée peut conduire à des pénalités financières ou des actions en justice.
La gestion des licences logicielles permet donc d’éviter ces complications, en garantissant que tous les logiciels sont utilisés conformément aux accords définis par les fournisseurs.
Les risques d'une mauvaise gestion des licences logicielles
Comme le dit la célèbre citation de Benjamin Franklin : « Ne pas se préparer, c'est se préparer à échouer ». Cette citation s'applique parfaitement à la gestion des licences logicielles, car il est essentiel pour les entreprises de disposer d'un système bien organisé et efficace.
Des licences logicielles mal gérées peuvent déclencher un effet domino de problèmes pour les entreprises. Des pénalités financières aux failles de sécurité, les conséquences d'une mauvaise gestion des licences logicielles peuvent avoir un impact préjudiciable sur les opérations d'une organisation. De nombreux fournisseurs de logiciels, tels que Microsoft, Oracle et IBM, effectuent régulièrement des audits de conformité pour s'assurer que leurs logiciels sont utilisés conformément aux accords de licence. Bien que leur objectif premier soit de mettre les organisations en conformité, le non-respect de ces accords peut entraîner de lourdes amendes.
En outre, les licences inutilisées représentent un gaspillage de ressources, tandis que les licences insuffisantes peuvent entraîner des interruptions d'activité et des retards dans les mises à jour logicielles en raison de la non-conformité.
Les risques liés à une mauvaise gestion des licences logicielles peuvent être classés en trois catégories : opérationnels, financiers et sécuritaires (voir le tableau ci-dessous).
| Risques opérationnels | Risques financiers | Risques de sécurité |
|---|---|---|
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Bonnes pratiques en matière de SLM
Voici six bonnes pratiques essentielles pour mettre en œuvre un processus de SLM efficace :
1. Centralisez le suivi de tous les logiciels et licences associés
La création d’un référentiel centralisé pour les logiciels et les données de licence est cruciale afin d’obtenir une visibilité complète sur l’inventaire logiciel. Cela permet de maximiser l’utilisation des logiciels, de respecter les accords de licence et d’améliorer la gestion des actifs logiciels ainsi que la sécurité. Ce référentiel permet également de surveiller les logiciels sur-licenciés, sous-licenciés ou conformes, et d’assurer aux gestionnaires IT une information fiable sur tous les logiciels actifs dans l’organisation.
2. Documentez le processus d’achat de chaque logiciel acquis
Suivez et enregistrez chaque achat de licence logicielle : cela permet de conserver une trace claire de tous les logiciels et accords de licence, utile pour les audits ou futures vérifications.
3. Déployez une plateforme ITSM puissante
Gérer les licences peut s’avérer complexe et chronophage, c’est pourquoi un gestionnaire de licences est indispensable. Tandis que les outils autonomes couvrent les bases du SLM, une plateforme ITSM avec des capacités SLM permet une vision d’ensemble en associant les données de licence à l’inventaire ITAM. Les bons de commande et les contrats peuvent être liés à un logiciel précis, garantissant des audits IT impeccables. La plateforme permet aussi de mettre en place des notifications en temps réel pour les renouvellements à venir ou les installations interdites.
4. Effectuez régulièrement des analyses des postes de travail pour détecter toute violation de licence ou logiciel non autorisé
Afin de maintenir la conformité et de protéger les actifs de l’entreprise, des analyses régulières des postes de travail sont essentielles après la mise en œuvre d’une solution ITSM permettant la création d’un référentiel centralisé. Ces analyses constituent une étape clé pour détecter les éventuelles violations de licence ou l’utilisation non autorisée de logiciels. En identifiant et en traitant de manière proactive toute infraction potentielle, les organisations peuvent réduire les risques juridiques et les pénalités, repérer les logiciels non autorisés et mettre en place les mesures nécessaires pour atténuer les risques et protéger leur réseau contre les cyberattaques.
5. Assurez la mise à jour régulière des logiciels
Évitez que votre entreprise ne dépende de technologies obsolètes : installez les mises à jour et correctifs en temps voulu. C’est essentiel pour la sécurité et la performance globale. Une vérification régulière des mises à jour réduit les vulnérabilités et renforce la fiabilité.
6. Intégrez la SLM dans tout votre écosystème informatique
L’intégration d’autres processus IT comme ITAM ou la CMDB est essentielle pour une SLM efficace. Cela facilite des processus tels que l’onboarding/offboarding des employés ou la gestion des bons de commande : les licences sont automatiquement mises à jour, attribuées ou révoquées selon les besoins. Pour garantir une gestion fluide des licences, votre écosystème IT doit fonctionner de manière entièrement intégrée.
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Suivi centralisé des licences
Fini le suivi des licences sur des sites disparates. ServiceDesk Plus vous permet de consolider et de gérer toutes vos licences logicielles à partir d’un référentiel unique et centralisé. Vous disposez ainsi d’une vue globale de l’ensemble de vos licences logicielles. Vous pouvez suivre les licences disponibles, les licences allouées, la catégorie de licence, les statuts actifs et inactifs, etc.
Types de licences personnalisables
Organisez vos licences pour une gestion efficace. ServiceDesk Plus vous permet de classer vos licences en fonction de paramètres tels que l’individu, l’entreprise ou l’OEM. Cette catégorisation simplifie l’identification et la récupération des licences en cas de besoin.
Découverte automatisée
Gagnez du temps et minimisez les efforts manuels. ServiceDesk Plus peut découvrir automatiquement les actifs informatiques (postes de travail, serveurs, logiciels, etc.) au cours du processus d’analyse. Les licences logicielles appropriées peuvent ensuite être attribuées à ces actifs découverts, ce qui garantit un suivi précis des licences.
Associez les accords de licence au logiciel et au fournisseur
Évitez les risques d’audit. Respectez les conditions de licence des logiciels en associant les accords de licence aux logiciels et aux fournisseurs appropriés.
Vérifiez les installations de logiciels dans l'ensemble de l'organisation
Identifiez facilement le nombre de postes de travail utilisant chaque logiciel, ce qui peut vous aider à effectuer les installations nécessaires ou à supprimer celles qui sont inutiles. Vérifiez également le nombre d’installations de logiciels sous licence et sans licence, et prenez les mesures qui s’imposent.
Gérez les licences disponibles et leur utilisation
Vérifiez tous les différents types de licences achetées associées au logiciel, attribuez-les automatiquement à différents sites, et plus encore, directement à partir de la page de détails du logiciel.
Gérez les contrats de logiciels
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Vous vous demandez encore si vous avez besoin d’un processus SLM solide ? Réfléchissez à ceci :
- Avez-vous des difficultés à suivre l’inventaire des logiciels de votre organisation ?
- Avez-vous du mal à contrôler les licences logicielles disponibles et utilisées ?
- Trouvez-vous difficile de gérer l’attribution des licences aux différents utilisateurs, départements et sites ?
- Êtes-vous préoccupé par l’installation de logiciels interdits dans votre organisation ?
Si vous répondez par l’affirmative à l’une de ces questions, vous avez tout intérêt à investir dès aujourd’hui dans la bonne solution SLM !