IT Asset Management (ITAM)

IT Asset Management adalah proses mengelola aset IT suatu organisasi yang dilakukan sepanjang masa penggunaannya, mulai dari penyediaan, pemantauan, pemeliharaan, dan peningkatan hingga penghapusan. Proses ini mencakup hardware, software, dan sumber daya jaringan untuk memastikan bahwa aset digunakan secara optimal, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan industri. Untuk mempermudah manajemen aset IT, organisasi menggunakan IT Asset Management software.

IT Asset Management software adalah program yang dirancang untuk mengelola dan memantau aset IT dalam jaringan. Dengan solusi IT asset management, aset dapat dilacak selama masa penggunaannya di dalam organisasi. Anda dapat mengelola perangkat di jaringan LAN ataupun endpoint untuk work-from-home dari satu lokasi pusat. Tidak hanya itu, dengan IT Asset Management (ITAM) software, Anda dapat mengelola aset hardware dan software dalam jaringan Anda kapan saja dan di mana saja, langsung dari laptop atau ponsel Anda.

ITAM software juga membantu melacak aset digital dengan mudah. Dengan fitur pemindaian aset yang tersedia, Anda dapat mengatur notifikasi otomatis untuk memberi tahu Anda ketika ada perubahan yang terdeteksi dalam inventaris hardware atau software. Endpoint Central IT Asset Management software yang dilengkapi dengan fungsi unified endpoint management merupakan salah satu ITAM software terbaik yang memudahkan pengelolaan aset fisik dan digital. Software ini menawarkan laporan inventaris yang telah ditentukan sebelumnya, notifikasi email, serta kemampuan untuk melacak, memantau, dan mengelola semuanya dari satu panel kontrol yang terpadu.

IT Asset Tracking

Pelacakan aset IT membantu memantau seluruh lifecycle perangkat, mulai dari provisioning hingga disposal. Dengan melacak aset secara efektif, perangkat dapat dimanfaatkan secara optimal dan diganti tepat waktu jika diperlukan. Melalui monitoring aset yang efektif, organisasi dapat mengurangi biaya operasional dengan memantau lokasi, kondisi, dan penggunaan aset. Hal ini membantu mencegah pembelian yang tidak perlu, kerugian, pencurian, serta depresiasi aset, sehingga menghemat anggaran. Selain itu, alokasi sumber daya dan pemanfaatan aset juga meningkat berkat pelacakan aset yang efisien.

Fitur Utama IT Asset Management Tool

Berikut adalah daftar lengkap fitur pelacakan dan manajemen aset IT yang kami tawarkan untuk manajemen aset IT yang komprehensif (ITAM):

• Pemindaian Aset Secara Berkala
• Pengelolaan Lisensi Software
• Manajemen Garansi Hardware
• Notifikasi Inventaris Secara Real-Time
• Software Metering
• Pengelolaan Sertifikat Digital (Certificate Management)
• Pembatasan Akses Berbasis Lokasi (Geofencing)
• Pengelolaan Konsumsi Daya Perangkat (Power Management)
• Pengelolaan Perangkat USB
• Inventarisasi Software dan Hardware
• File Scanning
• Blokir software dan Eksekusi Program

Pemindaian Aset Berkala

Di dunia yang serba cepat seperti sekarang, perangkat sering kali diganti atau diperbarui dalam waktu yang singkat. Sebagai Administrator IT, Anda perlu melacak setiap perubahan atau penambahan perangkat menggunakan sistem manajemen aset IT dan memastikan bahwa hanya perangkat yang diizinkan yang terhubung ke jaringan Anda. Software pelacakan dan manajemen aset IT ini memindai jaringan Anda secara berkala untuk mendapatkan detail inventaris software dan hardware serta mendeteksi setiap perubahan di jaringan. Pemindaian aset dapat dilakukan dengan cara berikut:

Manajemen Lisensi Software

Sistem manajemen aset IT membantu memastikan bahwa lisensi software sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga Anda dapat menghindari denda yang besar akibat pelanggaran selama audit software. Software pelacakan dan manajemen aset dari ManageEngine mempermudah proses ini dengan mendeteksi status kesesuaian secara otomatis. Ketika software terdeteksi memiliki lisensi yang tidak memadai (under-licensed), Anda dapat menambahkan lebih banyak lisensi atau menghapus software dari sejumlah komputer yang diperlukan menggunakan software ManageEngine Asset Management - Endpoint Central. Fungsi ini juga tersedia di aplikasi mobile Endpoint Central.

Pelajari lebih lanjut tentang software license compliance.

Manajemen Garansi Hardware

Melacak garansi hardware  menggunakan tool manajemen aset IT dapat membantu mengurangi biaya pemeliharaan yang tidak perlu. Software Manajemen Aset IT ini sangat berguna dalam mengelola aset komputer karena bisa secara otomatis mendeteksi informasi garansi untuk perangkat Dell, Lenovo, Toshiba, dan HP. Software manajemen aset ini juga dilengkapi dengan laporan pra-konfigurasi untuk komputer yang garansinya hampir kedaluwarsa dan sudah kedaluwarsa.

Notifikasi Inventaris Real-Time

Siapkan pemberitahuan inventaris real-time menggunakan software pelacakan aset. Dengan bantuan software pelacakan aset ini, Anda dapat mengonfigurasi pemberitahuan real-time untuk setiap perubahan, seperti instalasi software baru, penambahan atau penghapusan komponen hardware, penggunaan software tanpa lisensi atau setelah lisensi kedaluwarsa, pemasangan atau penghapusan software komersial, serta penurunan kapasitas penyimpanan pada komputer di bawah batas yang ditentukan. Semuanya dapat dilakukan hanya dengan beberapa klik.

Software Metering

Anda dapat mengurangi biaya secara signifikan dengan menggunakan tool manajemen aset IT untuk memantau penggunaan software komersial dan memastikan bahwa lisensi digunakan secara efisien. Dengan Endpoint Central, manajemen aset software menjadi lebih mudah. Anda dapat mengakses laporan terperinci untuk mengevaluasi apakah penggunaan software sesuai dengan biaya yang dikeluarkan, yang akan membantu Anda membuat keputusan pengadaan yang lebih tepat.

Manajemen Sertifikat

Selain menggunakan kata sandi untuk keamanan dan otentikasi, kini banyak organisasi yang lebih memilih menggunakan sertifikat yang ditandatangani secara digital untuk otentikasi sebelum memungkinkan pengguna mengakses server Exchange, Wi-Fi, VPN, dan aplikasi lainnya. Dengan Endpoint Central, Anda dapat membuat, mendistribusikan, dan memperbarui sertifikat yang ditandatangani secara digital dengan mudah.

Ada dua jenis sertifikat yang umum digunakan:

Geofencing

Geofence adalah batasan virtual yang ditetapkan berdasarkan lokasi geografis, yang memastikan perangkat melakukan tindakan otomatis ketika keluar dari area yang ditentukan. Fitur ini berfungsi untuk melindungi perangkat perusahaan yang berisi data sensitif, sehingga perangkat tersebut tidak dapat keluar dari lokasi atau area yang telah ditentukan.

Dengan Endpoint Central, perangkat yang keluar dari geofence secara otomatis akan ditandai sebagai tidak sesuai (non-compliant), yang kemudian memicu serangkaian tindakan, seperti memberi pemberitahuan kepada administrator, mengunci perangkat, menghapus data perangkat, atau menjalankan perintah keamanan yang telah ditentukan.

Manajemen Daya

Dengan mengelola dan mengoptimalkan konsumsi daya hardware di jaringan Anda, Endpoint Central membantu menghemat biaya dan energi.

• Buat, modifikasi, dan terapkan daya berdasarkan branch/department/job role.
• Pastikan bahwa komputer yang tidak aktif dalam keadaan mati, hibernasi, atau siaga untuk menghemat konsumsi daya.
• Pantau tingkat daya baterai pada perangkat bisnis penting.
• Pada model lama yang tidak mendukung skema daya, Anda dapat mematikan screensaver.

Baca selengkapnya tentang manajemen daya di sini.

Manajemen Perangkat USB

Pen drive, CD, dan perangkat penyimpanan portabel lainnya dapat membahayakan data atau keamanan perusahaan jika tidak dipantau oleh tim IT Anda. Dengan memblokir atau menonaktifkan perangkat USB, Anda dapat membatasi penggunaannya berdasarkan peran dan departemen. Anda dapat membatasi penggunaan perangkat ini tidak hanya pada level komputer dan pengguna, tetapi juga berdasarkan jenis produsen, yang memudahkan pengelolaan. Aktifkan/nonaktifkan perangkat USB berikut untuk pengguna dan komputer:

Selain menonaktifkan atau mengaktifkan perangkat USB, Anda juga dapat memilih untuk hanya mencatat aktivitas ini untuk audit di masa depan. Endpoint Central membantu melacak penggunaan perangkat USB dan memberikan semua informasi yang diperlukan, seperti:

Baca lebih lanjut tentang manajemen perangkat USB di sini.

Inventarisasi software dan hardware

Dapatkan informasi tentang aset yang ada di jaringan Anda adalah salah satu manfaat dari Manajemen Aset IT (ITAM). Solusi manajemen aset IT membantu Anda membuat keputusan yang berdasarkan data dalam pengadaan aset baru, yang dapat mengurangi biaya yang tidak perlu. Software Manajemen Aset IT dari ManageEngine, Endpoint Central, menyediakan laporan mendalam tentang manajemen aset hardware dan software beserta metrik terkait, yang dapat dengan mudah diakses melalui ponsel menggunakan aplikasi mobile.

Pemindaian File

Dengan menggunakan software pelacakan aset, Anda dapat memperoleh visibilitas terhadap jenis file yang ada di jaringan Anda dengan mengatur aturan dan jadwal pemindaian. Software manajemen aset IT memungkinkan Anda untuk mengatur aturan pemindaian file (audio, video, dokumen, dll) dan menentukan seberapa banyak space yang digunakan oleh file-file tersebut. Jika diperlukan, Anda dapat memberi pemberitahuan kepada pengguna untuk menghapus file yang tidak perlu pada komputer dengan low disk space menggunakan tool ITAM.

Batasi Software dan Blokir Executable

Sebagai administrator sistem, Anda harus memastikan bahwa tidak ada software terlarang di komputer. Dengan software manajemen aset IT ini, Anda bisa memblokir software tertentu dan membuat kebijakan uninstall otomatis dengan mudah. Anda juga memiliki opsi untuk memberi notifikasi kepada pengguna dan meminta mereka untuk menghapus software tersebut secara mandiri melalui sistem IT asset management. Dalam beberapa kasus, software berbahaya tidak perlu diinstal di komputer dan dapat dijalankan dari drive eksternal. Solusi IT asset management kami memungkinkan Anda untuk mencegah penggunaan aplikasi seperti ini dengan memblokir executable dari file tersebut. Hal ini akan mencegah aplikasi dijalankan, sehingga mengurangi risiko serangan atau pelanggaran data.

Gambaran Umum Proses ITAM

Proses ITAM (IT Asset Management) dapat disederhanakan dengan mudah menggunakan software ITAM terpadu. Berikut gambaran proses manajemen aset IT:

• Manajemen Inventaris: Proses ITAM dimulai dengan manajemen inventaris yang komprehensif, di mana semua aset IT (software, hardware, dan sumber daya digital lainnya) dalam organisasi didaftarkan ke dalam konsol software ITAM terpadu.
• Pelacakan Aset: Proses ini melibatkan pelacakan aset secara terus-menerus untuk memantau lifecycle setiap aset mulai dari tahap procurement dan licensing sampai disposal, untuk memastikan bahwa catatan lokasi, penggunaan, dan status tetap akurat.
• Manajemen konfigurasi dan life cycle: ITAM mencakup pengelolaan konfigurasi dan lifecycle, seperti perencanaan, akuisisi, penerapan, pemeliharaan, hingga penghentian aset IT. Selain itu, konfigurasi hardware dan software distandarisasi untuk menjaga konsistensi, keandalan, dan, kepatuhan pada standar organisasi dan regulasi industri.
• Monitoring keamanan dan kepatuhan: Aspek penting lainnya meliputi monitoring keamanan dan kepatuhan. Dengan software ITAM terpadu, administrator dapat memantau perjanjian lisensi software, persyaratan regulasi, dan kebijakan internal melalui pemantauan serta audit berkelanjutan. Proses ini juga melindungi aset IT dari ancaman siber, sehingga menjaga privasi data.
• Pelaporan dan Analisis: Proses ITAM juga mencakup pembuatan laporan dan analisis untuk memberikan wawasan tentang pemanfaatan aset, biaya, risiko, dan metrik kinerja, yang memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat serta peningkatan berkelanjutan dalam praktik manajemen aset IT.

Praktik Terbaik IT Asset Management (ITAM)

Manajemen aset IT di perusahaan sering terasa kompleks karena banyaknya jumlah aset. Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang bisa diterapkan dalam strategi ITAM Anda untuk hasil yang lebih efektif:

1. Selalu perbarui dan sesuaikan strategi ITAM: ITAM bukanlah proses sekali jalan, melainkan proses otomatis yang harus terus berkembang. Gunakan tool ITAM otomatis untuk mendeteksi dan mengevaluasi aset segera setelah terhubung ke jaringan.
2. Aktifkan notifikasi real-time: Gunakan software ITAM untuk mengatur notifikasi real-time pada setiap perubahan hardware atau software di jaringan Anda. Hal ini membantu Anda mendeteksi anomali lebih cepat dan segera mengambil langkah perbaikan.
3. Cek penggunaan sebelum perpanjangan lisensi: Sebelum memperpanjang lisensi software komersial, analisis penggunaan dengan detail. Laporan akurat dari software ITAM membantu memastikan bahwa pembelian sesuai dengan kebutuhan tanpa adanya pemborosan. Selain itu, laporan ini memastikan bahwa endpoint tetap mematuhi regulasi dan menjaga keamanan lingkungan IT Anda.
4. Atur alert real-time untuk:
   • Status lisensi yang under-compliant.
   • Install/uninstall software komersial di jaringan.
   • Masa kedaluwarsa lisensi software.

Solusi Praktis untuk Manajemen Aset IT

IT asset management (ITAM) adalah proses yang mencakup berbagai aktivitas pengelolaan aset hardware dan software organisasi, seperti identifikasi, discovery, pengadaan, pengelolaan, pemantauan, hingga penghapusan aset. Semua jenis ITAM, termasuk Hardware Asset Management, Software Asset Management, dan Digital Asset Management, sangat penting untuk memastikan bahwa kegiatan operasional organisasi berjalan dengan lancar.

Karena aset berperan besar dalam mendukung produktivitas organisasi, mengelola aset dengan solusi ITAM yang tepat menjadi prioritas. Dengan memantau dan mengelola aset menggunakan software ITAM, organisasi dapat mengurangi waktu untuk mengganti atau memperbaiki aset yang rusak, sehingga menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

Endpoint Central dari ManageEngine adalah salah satu software ITAM terbaik yang membantu admin IT mengotomatiskan tugas rutin dan memberikan gambaran lengkap status aset dalam jaringan. Dengan tool seperti Endpoint Central, proses manajemen aset menjadi lebih mudah dan efektif.

Jika Anda mencari solusi khusus MSP untuk manajemen endpoint, gunakan Endpoint Central MSP sekarang!

Uji coba gratis selama 30 hari