IT Asset Management (ITAM) là quá trình quản lý toàn bộ vòng đời tài sản CNTT của một tổ chức - từ khâu cấp phát, giám sát, bảo trì, nâng cấp cho đến khi ngưng sử dụng. Quá trình này áp dụng cho cả phần cứng, phần mềm và tài nguyên mạng (network resources) - nhằm đảm bảo tài sản CNTT được sử dụng tối ưu, hiệu quả về chi phí cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định của ngành. Để đơn giản hóa quy trình này, các tổ chức thường sử dụng phần mềm quản lý tài sản CNTT (ITAM Software).
Phần mềm quản lý tài sản CNTT là chương trình quản lý và giám sát tài sản CNTT trong toàn bộ mạng lưới hệ thống. Với phần mềm ITAM, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ vòng đời của bất kỳ tài sản trong tổ chức. Bạn có thể quản lý, cả thiết bị đầu cuối qua mạng LAN cũng như các thiết bị làm việc từ xa, tập trung tại một nơi. Không những vậy, chỉ cần laptop hoặc điện thoại di động - bạn có thể quản lý cả tài sản phần cứng lẫn phần mềm trong hệ thống mạng mọi lúc, mọi nơi khi sử dụng phần mềm.
Tương tự, phần mềm ITAM cũng giúp theo dõi các tài sản số (digital assets). Thông qua tính năng quét tài sản (asset scans), bạn có thể dễ dàng thiết lập cảnh báo khi phát hiện bất kỳ thay đổi trong kho phần cứng hoặc phần mềm. Endpoint Central, với các tính năng quản lý đầu cuối hợp nhất (UEM), là một trong những giải pháp ITAM hàng đầu, giúp quản lý dễ dàng cả tài sản vật lý và tài sản số. Ngoài ra, Endpoint Central sở hữu hệ thống báo cáo tồn kho dựng sẵn và email thông báo để theo dõi, giám sát và quản lý tất cả từ một bảng điều khiển duy nhất.
Những tính năng chính của phần mềm quản lý tài sản CNTT
Dưới đây là danh sách đầy đủ các tính năng theo dõi và quản lý tài sản CNTT mà chúng tôi cung cấp trong một giải pháp ITAM toàn diện:
- Quét tài sản định kỳ (Periodic Asset Scans)
- Quản lý giấy phép phần mềm (Software License Management)
- Quản lý bảo hành phần cứng (Hardware Warranty Management)
- Cảnh báo tồn kho theo thời gian thực (Real-Time Inventory Alerts)
- Đo lường mức sử dụng phần mềm (Software Metering)
- Quản lý chứng chỉ (Certificate Management)
- Rào địa lý thiết bị (Geofencing)
- Quản lý năng lượng (Power Management)
- Quản lý thiết bị USB (USB Device Management)
- Kiểm kê phần mềm và phần cứng (Software and Hardware Inventory)
- Quét tệp tin (File Scanning)
- Ngăn cấm phần mềm và chặn tệp thực thi (Prohibit Software and Block Executables)
Quét tài sản định kỳ (Periodic Asset Scans)
Khi thế giới phát triển nhanh chóng như hiện nay - các thiết bị được thay thế hoặc nâng cấp chỉ trong chớp mắt, với tần suất đáng báo động. Tuy nhiên, với hệ thống quản lý tài sản CNTT, các quản trị viên CNTT (IT Administrator) sẽ có thể theo dõi tất cả thay đổi/bổ sung này, đồng thời đảm bảo chỉ những thiết bị được ủy quyền mới được kết nối vào hệ thống mạng.
Phần mềm quản lý và tracking IT Asset sẽ quét hệ thống mạng định kỳ để thu thập chi tiết về kho phần mềm và phần cứng (software & hardware inventory) và phát hiện bất kỳ thay đổi nào trong hệ thống mạng. Bạn có thể thực hiện quét tài sản (asset scanning) theo các cách sau:
- Post-install
Tiến trình quét được kích hoạt khi agent được cài đặt trên máy lần đầu tiên. Quá trình này diễn ra ngay sau khi cài đặt để thu thập toàn bộ thông tin cần thiết của thiết bị.
- Scheduled
Tiến trình quét được lên lịch sẵn để chạy trong khoảng thời gian hoặc thời điểm định trước. Đây là dạng quét định kỳ, tự động theo lịch đã thiết lập.
- Scheduled-user
Tương tự như tiến trình quét Scheduled, nhưng được kích hoạt khi đến thời điểm quét định sẵn và khi user có quyền hạn thấp (a less privileged user) đăng nhập vào hệ thống.
- Notify
Tiến trình quét được kích hoạt khi có phần mềm được cài đặt hoặc gỡ bỏ. Đây là phản ứng của hệ thống để phát hiện thay đổi trong cấu hình phần mềm.
- Notify-user
Tương tự như tiến trình quét notify, nhưng tập trung vào phần mềm gắn với người dùng cụ thể. Được kích hoạt khi phần mềm người dùng cài đặt hoặc gỡ bỏ.
- On-demand
Tiến trình quét do quản trị viên chủ động khởi chạy từ máy chủ. Dạng này cho phép thực hiện quét ngay lập tức khi cần kiểm tra hệ thống hoặc xử lý sự cố.
- Tray-icon
Tiến trình quét được người dùng kích hoạt thủ công từ biểu tượng agent trên khay hệ thống (system tray). Cách này tạo sự tiện lợi để người dùng có thể tự thực hiện khi cần.
- FS-server
Tiến trình quét nhanh do máy chủ khởi tạo khi dữ liệu vi sai (differential data) trước đó chỉ được lưu một phần trên server. Quá trình quét toàn bộ sẽ đảm bảo rằng tất cả chi tiết được xử lý và lưu đầy đủ trên server.
Quản lý giấy phép phần mềm (Software License Management)
Hệ thống quản lý tài sản CNTT (IT Asset Management System) đảm bảo bạn luôn tuân thủ giấy phép (license compliant) và giúp bạn tránh được những khoản phạt nặng do không tuân thủ trong quá trình kiểm toán phần mềm (software audit).
Phần mềm theo dõi và quản lý tài sản CNTT của ManageEngine giúp quy trình này trở nên đơn giản hơn bằng cách tự động phát hiện trạng thái tuân thủ (compliance status). Khi phát hiện phần mềm đang bị thiếu giấy phép (under-licensed), bạn có thề bổ sung giấy phép hoặc biết được cần phải gỡ bỏ phần mềm trên bao nhiêu máy tính thông qua Endpoint Central. Ngoài ra, các tính năng này cũng có sẵn trênứng dụng di động của Endpoint Central.
Tìm hiểu thêm về chính sách tuân thủ giấy phép phần mềm (software license compliance).
Quản lý bảo hành phần cứng (Hardware Warranty Management)
Theo dõi bảo hành phần cứng bằng công cụ quản lý tài sản CNTT giúp bạn tiết kiệm chi phí bảo trì. Phần mềm ITAM hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý tài sản máy tính bằng cách tự động phát hiện thông tin bảo hành cho các thiết bị của Dell, Lenovo, Toshiba và HP. Ngoài ra, phần mềm cung cấp các báo cáo dựng sẵn (pre-configured reports) cho máy tính sắp hết hạn và đã hết hạn bảo hành.
Cảnh báo Inventory theo thời gian thực (Real-Time Inventory Alerts)
Với phần mềm ITAM, bạn có thể thiết lập thông báo theo thời gian thực cho một số tình huống sau đây chỉ với vài cú nhấp chuột.
- Một phần mềm mới được cài đặt.
- Phần cứng được thêm/gỡ bỏ.
- Phần mềm bị thiếu giấy phép (under-licensed) hoặc phần mềm đang dùng bị hết hạn.
- Phần mềm thương mại được cài đặt/gỡ bỏ.
- Dung lượng ổ đĩa của máy tính giảm xuống dưới mức phần trăm quy định.
- Và nhiều tình huống khác.
Đo lường mức sử dụng phần mềm (Software Metering)
Việc theo dõi quá trình sử dụng phần mềm thương mại bằng công cụ quản lý tài sản CNTT sẽ giúp bạn cắt giảm chi phí đáng kể, điều này hỗ trợ tăng hiệu suất sử dụng. Với Endpoint Central, việc quản lý tài sản phần mềm sẽ trở nên dễ dàng hơn, khi bạn có thể xem các báo cáo chi tiết và đánh giá mức độ cần thiết của phần mềm dựa trên tần suất sử dụng so với chi phí. Từ đó đưa ra quyết định mua hàng (procurement decisions) phù hợp.
Quản lý chứng chỉ (Certificate Management)
Bên cạnh việc sử dụng mật khẩu để bảo mật và xác thực, nhiều tổ chức hiện nay ưu tiên sử dụng chứng chỉ ký số (digitally signed certificates) để xác thực trước khi cho phép người dùng truy cập vào các dịch vụ như Exchange Server, Wi-Fi, VPN và các ứng dụng khác. Với Endpoint Central - bạn có thể tạo, phân phối và gia hạn chứng chỉ số một cách dễ dàng.
Có hai loại chứng chỉ phổ biến:
- Chứng chỉ tin cậy (Trust certificates)
Quản trị viên sẽ sử dụng một trust certificate duy nhất để xác thực tất cả người dùng trong tổ chức. Certificate này phải có trên thiết bị thì người dùng mới có thể xác thực thiết bị của họ. Có thể phân phối trust certificate thông qua Endpoint Central.
- Chứng chỉ riêng cho từng người dùng (User-specific certificates)
Tổ chức cấp chứng chỉ (Certificate Authority — CA) chịu trách nhiệm cấp certtificate cho tổ chức và tạo riêng certtificate cho từng người dùng. Khi tích hợp với Endpoint Central, CA sẽ tạo và phân phối các certtificate này đến thiết bị.
Rào địa lý (Geofencing)
Geofence là một “hàng rào ảo” (virtual fence) được thiết lập dựa trên phạm vi vị trí địa lý (geo-location range), nhằm đảm bảo một số tác vụ sẽ tự động triển khai trên thiết bị khi thiết bị rời khỏi phạm vi đã chỉ định. Cơ chế này tạo ra một lớp phòng vệ ảo để bảo vệ các thiết bị của doanh nghiệp - có chứa dữ liệu nhạy cảm, không được phép rời khỏi địa điểm/phạm vi quy định.
Endpoint Central đảm bảo các thiết bị rời khỏi geofence sẽ tự động bị đánh dấu là không tuân thủ (non-compliant), từ đó kích hoạt một chuỗi tác vụ - từ các hành động thụ động như: gửi thông báo đến quản trị viên, khóa thiết bị, xóa dữ liệu trên thiết bị hoặc thực thi các lệnh bảo mật đã được cấu hình sẵn.
Quản lý năng lượng (Power Management)
Bằng cách quản lý và tối ưu hóa mức tiêu thụ điện năng của phần cứng trong mạng, Endpoint Central giúp bạn tiết kiệm cả chi phí lẫn năng lượng.
- Tạo, chỉnh sửa và áp dụng các sơ đồ quản lý năng lượng (power schemes) dựa trên chi nhánh, phòng ban hoặc chức vụ nhân viên.
- Tắt máy, đưa máy tính vào chế độ ngủ đông (hibernate) hoặc chờ (standby) khi không hoạt động để giảm mức tiêu thụ điện.
- Giám sát mức pin của các thiết bị kinh doanh quan trọng.
- Với các thiết bị đời cũ không hỗ trợ power schemes, bạn có thể tắt screensaver để tiết kiệm năng lượng.
Tìm hiểu thêm về power management.
Quản lý thiết bị USB (USB Device Management)
USB, CD và các thiết bị lưu trữ di động khác có thể gây rủi ro về dữ liệu hoặc bảo mật doanh nghiệp nếu không được bộ phận IT giám sát. Bằng cách chặn hoặc vô hiệu hóa thiết bị USB, bạn có thể giới hạn việc sử dụng theo vị trí và phòng ban. Việc kiểm soát có thể áp dụng không chỉ theo cấp độ máy tính hoặc người dùng, mà còn theo loại nhà sản xuất (manufacturer type), giúp tăng tính linh hoạt và khả năng truy cập có kiểm soát. Bạn có thể bật/tắt các dạng thiết bị USB sau:
- Mouse
- Disk drive
- CD-ROM
- Floppy disk
- Bluetooth
- Image
- Printer
- Modem
- Thiết bị USB Apple
- Thiết bị lưu trữ di động
Ngoài khả năng bật/tắt thiết bị USB, bạn có thể ghi nhận lại các hoạt động này để phục vụ cho việc kiểm toán sau này. Endpoint Central hỗ trợ theo dõi việc sử dụng thiết bị USB và cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết như:
- Tên thiết bị (Device name)
- Tên người dùng (User name)
- Loại thiết bị (Device type)
- Thời gian sử dụng (Time duration)
- Nhà sản xuất (Manufacturer) và nhiều thông tin khác.
Tìm hiểu thêm về USB device management.
Kiểm kê phần mềm và phần cứng (Software and Hardware Inventory)
Việc luôn cập nhật và nắm rõ tình trạng tài sản trong mạng lưới là một trong những lợi ích quan trọng của quá trình quản lý tài sản CNTT. Giải pháp ITAM cho phép bạn đưa ra các quyết định mua hàng dựa trên dữ liệu, từ đó tránh được những chi phí không cần thiết.
Phần mềm quản lý tài sản CNTT Endpoint Central của ManageEngine cung cấp báo cáo chi tiết liên quan đến cả quản lý tài sản phần cứng và phần mềm, cùng với các chỉ số quan trọng đi kèm. Tất cả thông tin này cũng có thể dễ dàng truy cập ngay trên điện thoại thông qua ứng dụng di động.
Quét tệp tin (File Scanning)
Với phần mềm quản lý và theo dõi tài sản CNTT, bạn có thể kiểm soát loại tệp tin đang tồn tại trong mạng lưới bằng cách thiết lập quy tắc và lịch quét (rules and scheduling scans). Phần mềm ITAM cho phép bạn:
- Thiết lập quy tắc quét tệp (âm thanh, video, tài liệu, v.v.)
- Xác định dung lượng mà các tệp này chiếm dụng
- Thiết lập cảnh báo để nhắc nhở người dùng xóa các tệp không cần thiết khi máy tính có dung lượng lưu trữ thấp
Chặn phần mềm và cấm tệp thực thi (Prohibit Software & Block Executables)
Ở vai trò quản trị hệ thống, bạn cần đảm bảo rằng không có phần mềm trái phép nào tồn tại. Thông qua Endpoint Central, bạn có thể:
- Cấm và gỡ cài đặt tự động: Xác định phần mềm bị cấm và thiết lập chính sách tự động gỡ bỏ chỉ với vài thao tác.
- Thông báo cho người dùng: Gửi cảnh báo yêu cầu người dùng tự gỡ phần mềm vi phạm.
- Ngăn chặn tệp thực thi độc hại: Ngăn các ứng dụng chạy trực tiếp từ thiết bị ngoài (USB hay ổ cứng di động), giảm thiểu nguy cơ tấn công hoặc rò rỉ dữ liệu.
Tổng quan về Quy trình ITAM
Có thể đơn giản hóa quy trình quản lý tài sản CNTT dễ dàng với phần mềm ITAM hợp nhất. Dưới đây là tổng quan:
- Quản lý kho (Inventory management): Quy trình ITAM bắt đầu bằng việc quản lý kiểm kê toàn diện - khi đó tất cả tài sản CNTT (phần mềm, phần cứng và các tài nguyên số khác) trong tổ chức được đưa vào quản lý tập trung trên một bảng điều khiển ITAM hợp nhất.
- Theo dõi tài sản (Asset tracking): Với các giải pháp ITAM - quy trình bao gồm việc theo dõi tài sản liên tục để giám sát vòng đời của từng tài sản từ khâu mua sắm, cấp phép đến khi thải bỏ - đảm bảo ghi nhận chính xác vị trí, tình trạng sử dụng và trạng thái của tài sản.
- Quản lý cấu hình và vòng đời (Configuration & lifecycle management): Quy trình ITAM quản lý toàn bộ vòng đời tài sản, gồm các bước: lập kế hoạch, mua sắm, triển khai, bảo trì và ngừng sử dụng. Ngoài ra, cấu hình phần cứng và phần mềm được chuẩn hóa nhằm đảm bảo tính nhất quán, khả năng tương thích và tuân thủ các tiêu chuẩn của tổ chức cũng như quy định ngành.
- Giám sát bảo mật và tuân thủ (Security & compliance monitoring): Đây là một khía cạnh quan trọng khác của ITAM. Thông qua phần mềm ITAM hợp nhất - Admin có thể theo dõi tình trạng cấp phép phần mềm, yêu cầu pháp lý và chính sách nội bộ thông qua việc giám sát và kiểm toán liên tục. Quy trình ITAM cũng góp phần bảo vệ tài sản CNTT trước các mối đe dọa an ninh mạng, đảm bảo quyền riêng tư dữ liệu.
- Báo cáo và phân tích (Reporting & Analysis): Quy trình ITAM còn bao gồm việc tạo báo cáo và phân tích để cung cấp thông tin chi tiết về mức độ sử dụng tài sản, chi phí, rủi ro và hiệu suất. Từ đó, tổ chức có thể đưa ra quyết định chính xác và cải tiến liên tục hoạt động quản lý tài sản CNTT.
Phương pháp Tối ưu Quy trình ITAM
Với số lượng tài sản lớn, quá trình quản lý tài sản CNTT có thể trở nên phức tạp. Dưới đây là một số phương pháp có thể tích hợp vào chiến lược ITAM để đạt hiệu quả tối ưu:
- Liên tục theo dõi và phát triển chiến lược ITAM: Quản lý tài sản CNTT không phải là một điểm đến, mà là một quy trình tự động cần được vận hành liên tục. Việc tận dụng các công cụ ITAM tự động giúp phát hiện và đánh giá các endpoint ngay khi được đưa vào hệ thống.
- Thiết lập thông báo theo thời gian thực: Bật cảnh báo cho mọi thay đổi về phần cứng/phần mềm trong hệ thống thông qua phần mềm ITAM, để nhanh chóng phát hiện các bất thường và khắc phục kịp thời.
- Phân tích dữ liệu trước khi gia hạn bản quyền phần mềm: Trước khi gia hạn giấy phép cho phần mềm thương mại, hãy phân tích kỹ lưỡng số liệu sử dụng để đảm bảo bạn chỉ mua đúng nhu cầu. Các báo cáo chính xác từ phần mềm ITAM giúp bạn ra quyết định mua hàng hiệu quả mà không tốn nhiều công sức. Đồng thời, báo cáo theo thời gian thực cũng đảm bảo các endpoint luôn tuân thủ và hỗ trợ bảo mật môi trường CNTT.
- Kích hoạt cảnh báo theo thời gian thực trong các trường hợp sau:
- Khi tình trạng bản quyền phần mềm chưa tuân thủ (under-compliant)
- Khi có phần mềm thương mại được cài đặt/gỡ bỏ trong hệ thống
- Khi bản quyền phần mềm thương mại sắp hết hạn
Đơn giản hóa Quy trình ITAM
Quản lý tài sản CNTT, như đã đề cập, bao gồm các hoạt động liên quan đến tài sản phần cứng và phần mềm của tổ chức: xác định nhu cầu, tìm hiểu lựa chọn, mua hàng, quản lý, giám sát và loại bỏ. Tất cả loại hình ITAM như Quản lý tài sản phần cứng (Hardware Asset Management), Quản lý tài sản phần mềm (Software Asset Management) và Quản lý tài sản số (Digital Asset Management) đều đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động doanh nghiệp diễn ra liên tục và hiệu quả.
Vì tài sản CNTT đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì năng suất, thế nên một giải pháp quản lý tài sản CNTT phù hợp giữ vai trò vô cùng quan trọng. Khi giám sát và quản lý với phần mềm ITAM - doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian xử lý (turn-around-time) trong quá trình thay thế hoặc sửa chữa tài sản - từ đó tiết kiệm đáng kể thời gian, nhân lực và chi phí.
Endpoint Central của ManageEngine là một trong những phần mềm quản lý tài sản CNTT hàng đầu, giúp IT Admin tự động hóa nhiều tác vụ thường ngày. Đồng thời, phần mềm mang đến cái nhìn toàn diện về trạng thái tài sản trong toàn bộ hệ thống. Với phần mềm ITAM đơn giản như Endpoint Central, quy trình quản lý tài sản trở nên dễ dàng nhưng hiệu quả. Hãy tải ngay và trải nghiệm miễn phí phần mềm ITAM của chúng tôi!
Bạn đang tìm giải pháp quản lý endpoint dành riêng cho MSP,
hãy khám pháEndpoint Central MSP ngay hôm nay!
"Endpoint Central mang đến cho tôi cái nhìn toàn diện về toàn bộ tài sản phần cứng và phần mềm trong hệ thống. Nhờ đó, tôi dễ dàng theo dõi tình trạng tài sản, phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra những quyết định đầu tư CNTT chính xác hơn."
Adnan R,
Đánh giá được thu thập và đăng tải trên G2.