Hệ thống Tracking Tài sản CNTT cho Doanh Nghiệp

Giải pháp tracking tài sản CNTT cần đảm bảo tất cả phần cứng và phần mềm trong môi trường CNTT đều được ghi lại, theo dõi và giám sát (recorded, followed and monitored). Khi có nhu cầu mua phần cứng hoặc phân phối phần mềm quan trọng, việc tracking tài sản CNTT hỗ trợ đưa ra quyết định dễ dàng.

Hệ thống tracking tài sản CNTT thủ công thường tốn nhiều thời gian, công sức và dễ sai sót. Tuy nhiên giờ đây, việc quản lý tài sản trở nên đơn giản hơn nhờ các giải pháp tự động. Việc tracking vị trí và sự di chuyển của tài sản giúp doanh nghiệp nắm rõ thông tin chính xác hơn. Đặc biệt đối với các tài sản CNTT quan trọng hàng đầu của công ty - việc tracking thông tin bảo trì, chi phí, thời gian ngừng hoạt động giúp đội ngũ của bạn đưa ra quyết định tối ưu.

Giải pháp tracking tài sản CNTT của Endpoint Central giúp tracking tài sản phần cứng và phần mềm dễ dàng hơn.

Các tính năng của phần mềm tracking tài sản Endpoint Central

Tính năng theo dõi tài sản (Asset Tracking) của Endpoint Central giúp bạn luôn cập nhật thông tin về tài sản phần mềm và phần cứng trong tổ chức. Hệ thống giúp bạn tổng hợp danh sách toàn bộ tài sản CNTT — cả phần cứng lẫn phần mềm — chỉ trong tầm tay. Giải pháp cung cấp các tính năng theo dõi tài sản CNTT sau:

Scan và track tài sản CNTT - Scan & track IT assets

Công cụ này sẽ scan tất cả desktop và server trong hệ thống Windows. Trong quá trình scan tài sản, Endpoint Central Agent được cài đặt trên các máy trạm (client computers) sẽ thu thập toàn bộ thông tin về tài sản phần mềm và phần cứng từ các thiết bị đó. Thông tin thu thập được sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của máy chủ Endpoint Central.

Ứng dụng hỗ trợ cả hai hình thức quét tài sản:

• Quét thủ công: Quản trị viên có thể kích hoạt bất kỳ lúc nào khi cần xem chi tiết tài sản.
• Quét theo lịch trình (scheduled scan): Giúp theo dõi tài sản mạng định kỳ, đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật thường xuyên.

Tracking kho phần cứng - Hardware inventory tracking

Công cụ Hardware Asset Tracker của chúng tôi sẽ quét tất cả desktop và server Windows trong hệ thống, thu thập thông tin chi tiết về phần cứng và lưu trữ chúng trong cơ sở dữ liệu.

Các loại tài sản phần cứng mà ứng dụng có thể theo dõi, gồm: 
Bộ vi xử lý (Processor), Bộ điều khiển IDE (IDE Controller), Ổ đĩa logic (Logical Disk), Cổng nối tiếp (Serial Port), Màn hình máy tính (Desktop Monitor), Pin (Battery), Bàn phím (Keyboard), Bộ chuyển đổi hoặc bộ điều khiển USB (USB Hub/Controller), Thiết bị âm thanh (Sound Device), v.v.

Dữ liệu thu thập được sẽ được trình bày dưới dạng báo cáo, giúp bạn phân tích và đánh giá mức độ sử dụng phần cứng. 
Một số báo cáo phổ biến trong hoạt động theo dõi tài sản phần cứng:

• Máy tính theo bộ nhớ
• Máy tính theo hệ điều hành
• Nhà sản xuất phần cứng
• Các loại phần cứng

Tracking tài sản phần mềm - Software asset tracking

Hệ thống theo dõi tài sản phần mềm trong module Software Inventory sẽ định kỳ scan tất cả desktop và server Windows trong hệ thống để thu thập thông tin chi tiết về phần mềm được cài đặt, cùng với mẫu hình sử dụng (usage pattern) của chúng. Tính năng Software Asset Tracking giúp bạn hiểu rõ tần suất và mức độ sử dụng phần mềm, từ đó hỗ trợ quản lý bản quyền (License Management) của các phần mềm thương mại được cài đặt hoặc sử dụng trong hệ thống một cách hiệu quả. 
Ứng dụng hỗ trợ IT Admin thực hiện các tác vụ sau:

• Đo lường mức độ sử dụng phần mềm
• Thông tin chi tiết phần mềm
• Quản lý giấy phép phần mềm
• Phần mềm bị cấm

Tuân thủ giấy phép phần mềm - Software license compliance

Ứng dụng này giúp đơn giản hóa việc quản lý giấy phép phần mềm bằng cách sử dụng các báo cáo tích hợp sau:

• Software License Compliance Report: Báo cáo này cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về phần mềm thương mại cùng trạng thái tuân thủ giấy phép phần mềm của chúng.
• Software Licenses to be Renewed Report: Báo cáo này cung cấp danh sách các phần mềm cần gia hạn giấy phép sớm (bạn có thể chỉ định khoảng thời gian). Bạn cũng có thể xem các giấy phép phần mềm đã hết hạn bằng cách chọn các tùy chọn phù hợp.
• Bạn có thể gia hạn giấy phép kịp thời dựa trên số liệu thống kê về mức sử dụng phần mềm.

Cảnh báo tracking tài sản - Asset tracking alerts

Ứng dụng sẽ gửi cảnh báo qua email để quản trị viên kịp thời nắm rõ tình trạng tài sản trong hệ thống. 
Tin nhắn cảnh báo sẽ được gửi ngay lập tức khi xảy ra một trong các sự kiện sau:

• Phát hiện phần cứng mới trong hệ thống.
• Phát hiện phần mềm mới trong hệ thống.
• Có phần mềm bị cấm trong hệ thống.
• Giấy phép không đầy đủ (Non-Compliance of Software Licenses).

Báo cáo tracking tài sản hệ thống - Network asset tracking reports

Ứng dụng cung cấp danh sách báo cáo toàn diện, thống kê tất cả thông tin cần thiết liên quan đến tình trạng kho (inventory) trong hệ thống của bạn. Ngoài thông tin inventory, bạn còn có thể xem chi tiết Báo cáo Tuân thủ Bản quyền và Thống kê Mức độ Sử dụng Phần mềm. Hệ thống cho phép xuất báo cáo dựng sẵn (pre-defined report), báo cáo tùy chỉnh (custom report) hoặc báo cáo truy vấn (query reports) theo nhu cầu người dùng - theo định dạng PDF hoặc CSV.

Lưu ý khi tracking tài sản CNTT

• Đảm bảo tuân thủ bản quyền phần mềm bằng cách tracking thông tin chi tiết về ngày hết hạn và ngày gia hạn.
• Thiết lập thông báo dựa trên sự kiện (event-based notification) cho các trường hợp: phát hiện phần mềm mới, không tuân thủ do hết bản quyền và phần mềm bị cấm.
• Phân tích thống kê mức độ sử dụng phần mềm để giảm chi phí phát sinh từ các phần mềm không được sử dụng, thông qua tính năng software metering.
• Hạn chế sử dụng các ứng dụng không cần thiết và bất hợp pháp bằng cách chặn các tệp thực thi và gỡ cài đặt phần mềm bị cấm.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm tracking tài sản là gì?

Phần mềm theo dõi tài sản (Asset Tracking Software) là một hệ thống tập trung và được tin học hóa, cho phép doanh nghiệp theo dõi thông tin quan trọng của từng tài sản công nghệ theo thời gian thực. Hệ thống này bao gồm toàn bộ danh mục tài sản phần mềm và phần cứng trong doanh nghiệp — yếu tố thiết yếu đối với bất kỳ quản trị viên CNTT nào. Để quản lý và giám sát hiệu quả inventory của công ty, bạn cần sử dụng phần mềm Asset Tracking & Management.

Hệ thống tracking tài sản tự động có cần thiết không?

Việc tracking tài sản CNTT có thể không hề đơn giản, đặc biệt là khi bạn có nhiều máy tính phân tán khắp các chi nhánh. Hơn nữa, việc tracking tài sản thủ công có thể tốn kém về nguồn lực, thời gian và đôi khi dễ xảy ra lỗi. Phần mềm tracking tài sản tự động giúp giảm tải công việc cho quản trị viên hệ thống và ghi nhận tài sản CNTT trên toàn tổ chức - mang lại sự linh hoạt, khả năng kiểm soát và sử dụng tài nguyên tối ưu hơn.