Quản lý kiểm kê CNTT (IT Inventory Management)

Quản lý kiểm kê CNTT (IT Inventory Management) là quá trình xác định, quản lý, bảo trì tài sản phần cứng và phần mềm của tổ chức. Việc tổng hợp và đối chiếu tài sản CNTT thủ công thường tốn nhiều công sức và dễ sai sót.

Giải pháp quản lý kiểm kê CNTT trên nền tảng web của Endpoint Central không chỉ giúp tự động hóa quá trình này mà còn cung cấp sẵn các mẫu báo cáo network inventory. Công cụ cực kỳ hữu ích với quản trị viên CNTT nói riêng, với cả công tác quản lý kiểm kê phần mềm và phần cứng trong quá trình quản lý kiểm kê máy tính nói chung.

Tính năng quản lý IT Inventory của Endpoint Central 

Software inventory management - Quản lý kiểm kê phần mềm 

Trong khía cạnh quản lý kiểm kê máy tính, công cụ kiểm kê phần mềm (software inventory tool) sẽ tổng hợp các thông tin sau:

• Đo lường mức sử dụng phần mềm (Software metering): 
  Cung cấp chi tiết về mức độ sử dụng của từng phần mềm như số lần được mở, tổng thời gian sử dụng và danh sách hệ thống có cài đặt phần mềm đó.
• Thông tin phần mềm (Software details): 
  Hiển thị thông tin chi tiết về phần mềm thương mại và phi thương mại, bao gồm tên nhà cung cấp, ngày cài đặt và phiên bản phần mềm.
• Tuân thủ giấy phép phần mềm (Software license compliance): 
  Hiển thị phần mềm tuân thủ (over-licensed) và không tuân thủ (under-licensed) đang được sử dụng trong mạng lưới.
• Phần mềm bị cấm (Prohibited software): 
  Chặn phần mềm, chặn các tệp thực thi và tự động gỡ cài đặt phần mềm bị cấm trong mạng lưới.
• Quản lý bảo hành (Warranty management): 
  Theo dõi thông tin bảo hành của tài sản phần cứng thuộc quản lý của tổ chức.

Hardware inventory management - Quản lý kiểm kê phần cứng

Endpoint Central sở hữu đầy đủ tất cả tính năng ở một phần mềm quản lý kiểm kê phần cứng hàng đầu. Tính năng hardware inventory cung cấp thông tin chi tiết toàn diện về các thiết bị phần cứng được sử dụng trong mạng lưới. Các báo cáo hardware inventory hỗ trợ quản trị viên:

• Sắp xếp máy tính theo bộ nhớ.
• Sắp xếp máy tính theo hệ điều hành và phiên bản gói dịch vụ.
• Sắp xếp máy tính theo nhà sản xuất phần cứng.
• Sắp xếp theo độ tuổi, mức sử dụng đĩa, loại, v.v.

Scheduled inventory scanning - Lên lịch scan inventory

Công cụ quản lý kiểm kê CNTT sẽ scan định kỳ tất cả desktop và server Windows trong hệ thống để thu thập thông tin phần cứng và phần mềm, sau đó lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Có thể tùy chỉnh chu kỳ scan IT inventory linh hoạt dựa theo nhu cầu thực tế theo thời gian thực. Nhờ đó, công cụ này giúp admin luôn cập nhật thông tin mới nhất, mà không cần thao tác thủ công.

Alert notifications - Cảnh báo

Phần mềm quản lý IT inventory sẽ gửi thông báo qua email tới quản trị viên khi có một trong các sự kiện sau:

• Một phần cứng mới được thêm vào hoặc loại bỏ trong mạng lưới.
• Một phần mềm mới được cài đặt hoặc gỡ cài đặt trong mạng lưới.
• Không tuân thủ (under-licensed hoặc over-licensed) chính sách cấp phép phần mềm, nghĩa là giấy phép không đủ hoặc quá mức và phải mua thêm giấy phép để tuân thủ hoặc phân bổ lại số giấy phép vượt mức tương ứng.
• Phát hiện phần mềm bị cấm trong mạng lưới.
• Tổng dung lượng đĩa trống (overall free disk space) và dung lượng trống theo từng phân vùng (partition-wise free space) thấp hơn giá trị đã cấu hình.

Network inventory reports - Báo cáo network inventory

Giải pháp quản lý IT inventory cung cấp sẵn các báo cáo để xem chi tiết phần mềm và phần cứng của mạng lưới. Các báo cáo này giúp bạn xem nhanh network inventory. Bạn có thể xuất báo cáo ở định dạng PDF hoặc CSV để tích hợp với các công cụ báo cáo của bên thứ ba hoặc in ra để tham khảo sau này.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để quản lý kiểm kê CNTT?

Tài sản máy tính (computer assets), gồm các thành phần phần mềm và phần cứng, cần được giám sát trong suốt vòng đời của chúng. Khi sử dụng công cụ quản lý IT inventory - tất cả computer asset sẽ được theo dõi, giám sát và quản lý một cách hiệu quả.

Với giải pháp quản lý kiểm kê CNTT của Endpoint Central, bạn có thể thiết lập cảnh báo khi có bất kỳ thiết bị nào được thêm hoặc bị xóa. Tính năng phát hiện bảo hành tự động có sẵn cho tài sản phần cứng thuộc các nhà cung cấp như Dell, Lenovo và Toshiba. 

Đồng thời, bạn cũng có thể tạo báo cáo kiểm kê phần cứng (dựa trên loại thiết bị, nhà sản xuất, bộ nhớ, tuổi thọ, v.v.), quản lý giấy phép phần mềm, cấm sử dụng phần mềm không mong muốn, chặn các tệp thực thi độc hại và tạo báo cáo tuân thủ phần mềm.

Tại sao cần duy trì hệ thống quản lý kiểm kê CNTT?

Quy trình quản lý kiểm kê CNTT (IT inventory management process) không chỉ đơn thuần là việc thu thập và lưu trữ thông tin phần cứng và phần mềm - mà còn tích hợp các chức năng tài chính, kiểm kê và hợp đồng trong một giải pháp thống nhất. Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, dữ liệu kiểm kê tài sản có thể giúp quản trị viên đưa ra quyết định tối ưu chi phí khi có nhu cầu thay mới hoặc nâng cấp asset.

Giải pháp IT inventory management của Endpoint Central cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch sử dụng tài nguyên (như laptop, thiết bị đầu cuối) - từ đó quản lý ngân sách hiệu quả hơn. Tính năng theo dõi mức sử dụng phần mềm (software metering) độc đáo, bạn có thể giảm chi phí cho các phần mềm không sử dụng.

Hệ thống quản lý tài sản CNTT giúp doanh nghiệp quan sát và kiểm soát toàn diện, hỗ trợ giảm thiểu lãng phí và sử dụng tối ưu các asset hiện có. Đồng thời, hệ thống cũng giúp hạn chế những chi tiêu không cần thiết do mua thừa giấy phép phần mềm, từ đó giảm chi phí vận hành.

Tài sản CNTT chính là “linh hồn” của mọi doanh nghiệp, vì vậy nhu cầu về một giải pháp quản lý tài sản CNTT toàn diện là vô cùng cần thiết. Trong trường hợp xảy ra thiên tai hoặc sự cố bất ngờ, dữ liệu được thu thập và lưu trữ thông qua phần mềm quản lý IT inventory sẽ giúp xây dựng kế hoạch khôi phục nhanh chóng, hỗ trợ doanh nghiệp phục hồi hoạt động hiệu quả.

Tính năng của phần mềm quản lý kiểm kê CNTT

Giải pháp IT asset inventory toàn diện của Endpoint Central tích hợp các tính năng sau trong module Inventory:

• Luôn sẵn sàng kiểm toán vì bạn luôn nắm rõ tình trạng phần cứng và phần mềm.
• Lên lịch scan hệ thống để thu thập dữ liệu inventory.
• Quản lý giấy phép phần mềm, danh mục (category) và tuân thủ (compliance).
• Phát hiện, chặn và tự động gỡ cài đặt phần mềm bị cấm trong mạng lưới.
• Phân tích số liệu về mức sử dụng và giảm chi phí liên quan đến phần mềm không sử dụng với software metering.
• Tự động cảnh báo khi có các sự kiện như cài đặt hoặc gỡ cài đặt phần mềm mới, tháo phần cứng, v.v.
• Hơn 20 mẫu báo cáo có sẵn và khả năng tạo báo cáo tùy chỉnh ở nhiều định dạng khác nhau.

Phần mềm quản lý kiểm kê tài sản CNTT miễn phí

Phiên bản miễn phí của Endpoint Central cho phép bạn thu thập và xem thông tin chi tiết về phần mềm và phần cứng của 25 desktop.

Để biết thêm chi tiết về tính năng quản lý IT inventory, hãy tham khảo tài liệu trợ giúp trực tuyến về kiểm kê phần cứng và phần mềm.