Última atualização em: 24 de janeiro de 2025
Você sabia que empresas com 50 a 99 colaboradores utilizam, em média, 24 aplicações SaaS? Já em empresas com 100 a 499 colaboradores, esse número praticamente dobra! Esses dados deixam claro que os gastos com software tendem a crescer, não a diminuir.
Independentemente de a empresa estar em fase inicial ou já ser uma organização grande e consolidada, ignorar o gerenciamento de licenças de software não é uma opção. Mas, afinal, o que é o gerenciamento de licenças de software (SLM)? Neste guia, vamos explorar o conceito de SLM, seus benefícios, seus processos e as melhores práticas para gerenciar licenças de forma eficaz, garantindo conformidade e redução de custos!
O que é SLM?
O SLM é um processo essencial dentro do ITAM que envolve o monitoramento, o controle e a otimização das licenças de software em uma organização. Ele ajuda as empresas a manter conformidade com os contratos de licenciamento e a utilizar os recursos de software de forma mais eficiente.
História do SLM
Desde a década de 1950, nos primeiros estágios do desenvolvimento de software, o SLM evoluiu de forma significativa. Inicialmente, os softwares eram distribuídos gratuitamente junto com o hardware pelos fabricantes, e não havia a necessidade de licenciamento. Com o aumento da complexidade e do valor do software, as empresas passaram a comercializá-lo separadamente e a adotar contratos de licenciamento para proteger sua propriedade intelectual. Com a popularização dos computadores pessoais nos anos 80, o SLM passou por um processo de padronização, e o uso de números de série e chaves de ativação tornou-se comum para controlar o uso de softwares.
Hoje, com a expansão da computação em cloud e dos modelos de assinatura, o SLM tornou-se ainda mais estratégico para que as empresas otimizem seus gastos e mantenham a conformidade. Com o avanço da tecnologia e o surgimento de novos modelos de licenciamento, o SLM continua evoluindo (veja a imagem abaixo) e se adaptando a esse novo cenário.
Evolução do gerenciamento de licenças de software
O software em seus primeiros anos
Nos primórdios do software, os preços eram altos e as soluções vinham em disquetes grandes e pesados. O gerenciamento era totalmente manual e exigia um controle cuidadoso de cada licença e de cada instalação.
Avanço para o acesso compartilhado
Quando as empresas passaram a usar mais tecnologia, surgiu a necessidade do acesso compartilhado. Os fornecedores começaram a fornecer licenças únicas para um número limitado de instalações em rede, um primeiro passo em direção a modelos de trabalho mais colaborativos.
Dongles de hardware e aumento da complexidade
Nos anos 90, surgiram os primeiros sistemas comerciais de gerenciamento de licenças e os dongles de hardware. Essas soluções permitiam rastrear o uso do software e limitar instalações, ao mesmo tempo que viabilizavam algum nível de uso por múltiplos usuários. Foi também nesse período que o SLM passou a ganhar mais importância, tanto para fornecedores quanto para clientes.
Ascensão de modelos de licenciamento diversificados
Com o crescimento do ecossistema de software, os modelos de licenciamento se tornaram mais variados. Licenças perpétuas, com custo fixo e acesso permanente, passaram a coexistir com licenças de tempo limitado, como assinaturas, além de opções definidas por funcionalidades, número de usuários ou uso efetivo (pay-per-use). Esse aumento da complexidade tornou o SLM ainda mais necessário.
Foco em controle de custos e conformidade
Atualmente, os gastos com software continuam crescendo, mas o controle de custos se tornou uma prioridade para os departamentos de TI. Isso acelera a adoção de soluções de SLM. Além disso, exigências regulatórias mais rigorosas e o risco de penalidades tornaram a conformidade um fator crítico. Nesse contexto, um SLM eficaz ajuda as organizações a manter a conformidade com a legislação.
Ciclo de vida das licenças de software no piloto automático: O futuro da automação em SLM
No futuro, a automação em SLM pode incluir análise de contratos com IA para classificação automática, monitoramento em tempo real do uso de licenças para conformidade proativa, e otimização de licenças com ajustes nas implementações conforme os padrões reais de uso. Isso simplifica processos, reduz erros humanos e gera economias significativas.
Gestor de licenças de software
Um gestor de licenças de software é uma ferramenta que ajuda as organizações a acompanhar seus ativos de software e a manter a conformidade com os contratos de licenciamento. Ele oferece mais controle e visibilidade sobre o uso, reduzindo riscos legais e financeiros.
Além disso, o gestor de licenças apoia o gerenciamento de todo o ciclo de vida, do inventário ao monitoramento da conformidade e à otimização do uso. Ao centralizar os dados de licenças e automatizar tarefas como o acompanhamento do uso, o controle de datas de expiração e o envio de notificações de renovação, a ferramenta ajuda a garantir que as licenças certas estejam disponíveis para cada aplicação e reduz o risco de auditorias que resultem em penalidades por não conformidade.
Processo de SLM
O SLM é uma abordagem sistemática para o gerenciamento de licenças de software em uma organização, na qual uma política clara de SLM é definida e aplicada. Essa política estabelece procedimentos para a aquisição, o uso e a conformidade de software. O processo envolve seis etapas, descritas a seguir:
- Inventário de software: Crie uma lista completa de todas as aplicações de software utilizadas pela organização em todos os dispositivos. Esse levantamento pode ser feito manualmente ou com o apoio de ferramentas automatizadas.
- Revisão dos contratos de licenciamento: Analise os contratos de licenciamento de cada aplicação para compreender os termos de uso, incluindo o número de instalações permitidas, restrições relacionadas ao número de usuários e à implementação do software.
- Avaliação de conformidade e alocação de licenças: Avalie se o uso atual do software está de acordo com os contratos de licenciamento. Essa etapa ajuda a identificar situações de não conformidade, como excesso de instalações ou uso não autorizado, e a corrigi-las. Com base nessa análise, aloque as licenças aos usuários conforme os contratos revisados para garantir conformidade e evitar tanto o uso excessivo quanto a subutilização de licenças.
- Monitoramento do uso de software: Acompanhe como o software é utilizado na organização. Isso pode incluir a identificação de instalações ativas, acessos de usuários e os recursos do software que estão sendo utilizados.
- Otimização de licenças: Analise os dados de uso do software para identificar oportunidades de otimização. Pode envolver a realocação de licenças não utilizadas, negociações com fornecedores com base no uso real ou a consolidação do uso de aplicações.
- Manutenção e geração de relatórios: Mantenha o inventário de software e os contratos de licenciamento atualizados. Gere relatórios para acompanhar a conformidade das licenças, identificar datas de renovação e apoiar a otimização dos custos com software.
De modo geral, o gestor de licenças de software simplifica o gerenciamento de licenças, ajuda as organizações a reduzir despesas e a evitar riscos legais.
Como o SLM
otimiza o gerenciamento de licenças de software nas organizações?
A Zylker, uma empresa de tecnologia líder (fictícia), enfrentava desafios no gerenciamento de licenças de software em um ambiente de trabalho híbrido. Com uma parcela significativa dos colaboradores atuando remotamente, o controle de licenças passou a ser uma tarefa crítica. Nesse contexto, o SLM se torna essencial, já que o uso de software não autorizado pode levar a falhas de segurança e vazamentos de dados.
A solução de SLM da Zylker oferece visibilidade sobre os softwares utilizados pelos colaboradores remotos e garante conformidade, além de reduzir a presença de shadow IT. Com o SLM, a empresa gerencia licenças de forma eficiente e garante que cada colaborador tenha acesso às ferramentas adequadas à sua função, o que aumenta a produtividade, como também evita o uso de softwares não autorizados, mitigando riscos de segurança.
Além disso, a solução otimiza o uso das licenças e evita gastos desnecessários. Ao fazer o seu monitoramento, a empresa identifica licenças ociosas ou subutilizadas e pode realocá-las para colaboradores que precisem delas. Assim, a empresa reduz gastos e toma decisões mais assertivas na aquisição de novos softwares.
Benefícios gerais do SLM
Você sabia?
O mercado de SLM deve atingir US$ 2,08 bilhões até 2029,
partindo de US$ 1,29 bilhão em 2024, o que reforça o reconhecimento da importância do SLM pelo setor.
(Fonte: Mordor Intelligence)
O SLM envolve o acompanhamento das datas de expiração das licenças, do uso de software e da conformidade com os contratos dos fornecedores. Quando esse gerenciamento não ocorre de forma adequada, a organização pode arcar com multas elevadas e enfrentar consequências legais. Por isso, uma estratégia sólida de gerenciamento de licenças é essencial. As ferramentas e processos de ITSM desempenham um papel fundamental na automação e na otimização dessas atividades, garantindo conformidade e reduzindo custos para o negócio. Esse tema será retomado mais adiante.
Por enquanto, vamos conhecer os seis principais benefícios de adotar um processo de SLM:
Conformidade reforçada
As organizações evitam penalidades onerosas e problemas legais ao manter prontidão para auditorias por meio do acompanhamento das licenças de software e do cumprimento dos contratos de licenciamento.
Economia de custos e aquisições mais eficientes
O gerenciamento adequado de licenças de software permite orçamentos e aquisições mais precisos, o que evita gastos excessivos com licenças desnecessárias.
Postura de segurança aprimorada
O SLM fortalece a produtividade e a segurança ao assegurar o uso de versões de software atualizadas e protegidas.
Relacionamento aprimorado com fornecedores
Registros precisos de licenças de software e o cumprimento dos contratos contribuem para relacionamentos mais sólidos e transparentes com os fornecedores.
Mais transparência
Com registros precisos das licenças, as organizações passam a ter uma visão clara de seus ativos, o que favorece decisões mais assertivas e melhor alocação de recursos.
Melhor tomada de decisão
Insights sobre padrões de uso de software embasam decisões mais informadas sobre compras, implementações e modelos de assinatura.
Conceitos-chave em SLM
No ecossistema de ITSM, há diversos processos envolvidos, como ilustrado no GIF abaixo, entre eles o SLM. O principal processo ao qual o SLM se conecta é o gerenciamento de ativos de software (SAM), que faz parte de uma categoria mais ampla conhecida como gerenciamento de ativos de TI (ITAM).
O que é uma licença de software?
Uma licença de software é um acordo legal entre o fornecedor do software e o usuário que define os termos e as condições de uso. No contexto de ITSM, esse usuário é a própria organização. A licença concede ao usuário os direitos de uso do software e, ao mesmo tempo, protege os direitos de propriedade intelectual do desenvolvedor. Um contrato padrão de licença de usuário final (EULA) especifica o número de licenças adquiridas, a quantidade de instalações autorizadas e as consequências caso o uso exceda o total de licenças contratadas.
Tipos de licenças de software
Existem diferentes tipos de licenças de software que as organizações precisam conhecer para gerenciar seus ativos de forma eficaz e manter a conformidade.
- Licença perpétua: O usuário paga um valor único para utilizar o software por tempo indeterminado. Em geral, esse modelo inclui atualizações e suporte por um período específico.
- Licença por assinatura: O usuário paga um valor recorrente para utilizar o software por um período determinado. Esse modelo oferece flexibilidade e escalabilidade, já que a assinatura pode ser renovada ou cancelada conforme a necessidade.
- Licença em cloud ou Software as a Service (SaaS): O usuário acessa o software pela internet, em um modelo de pagamento por uso ou por assinatura. O fornecedor hospeda e gerencia a solução, o que traz mais praticidade e escalabilidade.
- Licença de código aberto: O usuário pode acessar o software sem custo e modificá-lo, desde que respeite as condições definidas na licença. Esse modelo favorece a colaboração e a personalização.
- Freeware: O software pode ser utilizado sem custo. No entanto, nem todo freeware é de código aberto, e podem existir restrições relacionadas à redistribuição ou à modificação.
- Freemium: O usuário utiliza o software sem custo, com funcionalidades limitadas ou por um período determinado. Para acessar a versão completa, é necessário adquirir uma licença.
- Licença corporativa (enterprise): Esse modelo atende grandes organizações e permite o acesso simultâneo de múltiplos usuários. Geralmente inclui descontos por volume e recursos para gerenciamento centralizado de licenças.
- Licenças por acesso do usuário:
- Usuário nomeado
O usuário recebe uma licença individual vinculada a um login e senha. Isso garante que apenas essa pessoa tenha acesso ao software. A licença pode ser transferida de forma permanente para outro colaborador. - Licença concorrente
Um número definido de usuários pode utilizar o software simultaneamente. - Licença por local
Usuários de um local específico ou de toda a organização podem acessar o software. Dependendo da solução, o número de acessos simultâneos pode ser limitado ou ilimitado.
- Usuário nomeado
- Licenças por dispositivo:
- Por usuário
Um único usuário pode acessar o software em vários dispositivos, desde que realize a autenticação. - Por dispositivo
O acesso ao software fica restrito a um único equipamento. Esse modelo é indicado quando vários usuários utilizam o mesmo dispositivo.
- Por usuário
- Licença medida ou por uso: Nesse modelo, a cobrança ocorre conforme o consumo de recursos específicos do software, como funcionalidades, módulos, volume de dados ou outros componentes.
O que é gerenciamento de conformidade de licenças de software?
É a prática de garantir que o uso de software pela organização esteja alinhado aos termos e às condições definidos nos contratos de licença de usuário final (EULA). O gerenciamento de conformidade envolve adquirir a quantidade adequada de licenças para os softwares instalados e utilizados, cumprir eventuais restrições de uso, como número de usuários ou finalidades específicas, e manter registros precisos de compras e implementações. Mais do que apenas cumprir regras, a conformidade com regulamentos e licenças de software também representa uma estratégia fundamental de gerenciamento de riscos.
Navegando pela conformidade de licenças de software
O não cumprimento dos contratos de licenciamento pode resultar em consequências legais e regulatórias, como violação de direitos autorais, pirataria e riscos relacionados a auditorias. A seguir, esses aspectos são apresentados com mais detalhes:
- Direitos autorais: Os desenvolvedores de software contam com proteção legal que garante controle sobre a reprodução, a distribuição e a modificação de suas soluções. Não comprovar uma licença válida pode gerar sanções legais, incluindo multas, por violação das leis de direitos autorais.
- Pirataria: A cópia, o compartilhamento ou o uso de software sem a autorização do proprietário caracteriza pirataria. Esse é um grande problema para empresas desenvolvedoras, pois gera perdas financeiras significativas. Para combater a pirataria, os fornecedores utilizam contratos de licença e chaves de ativação para restringindo usos não autorizados e garantir que apenas usuários autorizados tenham acesso às soluções.
- Riscos de auditoria: Os fornecedores de software podem realizar auditorias para verificar se seus produtos estão sendo utilizados de acordo com os contratos de licenciamento. Esse processo envolve a comparação entre o número de licenças adquiridas e o uso real do software. Caso sejam identificadas discrepâncias, o cliente pode estar sujeito a sanções legais e penalidades financeiras. Por isso, é importante conhecer os riscos de auditoria e manter a conformidade com os contratos de licença para evitar consequências indesejadas.
O SLM ajuda a garantir que o software seja utilizado conforme os termos e as condições definidos pelo fornecedor, reduzindo riscos de não conformidade.
Riscos de licenças de software mal gerenciadas
Como diz a famosa frase de Benjamin Franklin, "se você falha em planejar, está planejando falhar". Essa afirmação se aplica diretamente ao SLM, já que é essencial que as organizações contem com um sistema bem estruturado e eficiente.
Licenças de software mal gerenciadas podem desencadear um efeito dominó de problemas para as empresas. De penalidades financeiras a vulnerabilidades de segurança, as consequências desse tipo de falha podem comprometer seriamente as operações da organização. Muitos fornecedores, como Microsoft, Oracle e IBM, realizam auditorias regulares de conformidade para verificar se seus softwares estão sendo utilizados conforme os contratos de licença. Embora o objetivo seja regularizar a situação das empresas, a não conformidade pode resultar em multas elevadas.
Além disso, licenças não utilizadas representam desperdício de recursos, enquanto a subutilização ou a falta de licenças pode causar interrupções nos negócios e atrasos em atualizações de software devido à não conformidade.
Os riscos associados a um gerenciamento inadequado de licenças de software podem ser classificados em operacionais, financeiros e de segurança, conforme a tabela a seguir.
| Riscos operacionais | Riscos financeiros | Riscos de segurança |
|---|---|---|
|
|
|
Melhores práticas de SLM
Confira seis melhores práticas essenciais para implementar um processo de SLM bem-sucedido:
1. Defina um local único para acompanhar todos os softwares e suas licenças
Estabelecer um repositório central para dados de software e licenças é fundamental para garantir visibilidade completa do inventário. Isso ajuda a maximizar o uso das soluções, manter conformidade com os contratos de licenciamento e aprimorar o gerenciamento e a segurança dos ativos de software. Também facilita a identificação de softwares com licenças não utilizadas, com licenças insuficientes ou em situação de conformidade, além de garantir que os gestores de ativos de TI tenham informações precisas sobre os softwares ativos na organização.
2. Documente o processo de aquisição de cada software
Registre e documente a compra de cada licença de software. Isso ajuda a manter um histórico completo de licenças e contratos, facilitando consultas futuras e auditorias.
3. Implemente uma plataforma robusta de ITSM
O gerenciamento de licenças de software pode ser complexo e demorado. Por isso, contar com um gestor de licenças é fundamental para simplificar esse processo. Enquanto ferramentas standalone atendem apenas aspectos básicos do SLM, plataformas de ITSM com capacidades de SLM oferecem uma visão mais ampla ao relacionar dados de licenças de software com o inventário de ITAM. Além disso, pedidos de compra e contratos podem ser associados a softwares específicos, o que contribui para auditorias mais consistentes. Essas plataformas também permitem notificações em tempo real sobre renovações e alertas para instalações não autorizadas.
Além disso, pedidos de compra e contratos podem ser associados a softwares específicos, o que contribui para auditorias mais consistentes. Essas plataformas também permitem notificações em tempo real sobre renovações e alertas para instalações não autorizadas.
4. Realize varreduras regulares nas workstations para identificar violações de licenças ou softwares não autorizados
Para manter a conformidade e proteger os ativos da empresa, é importante realizar varreduras periódicas nas workstations após a implementação de uma solução de ITSM com repositório centralizado. Essas varreduras ajudam a identificar violações de licenciamento e o uso de softwares não autorizados. A identificação proativa de possíveis violações, aliada à adoção de medidas corretivas, permite mitigar riscos legais, evitar penalidades, detectar softwares não autorizados e reforçar a segurança da rede contra ataques cibernéticos.
5. Garanta atualizações de software em tempo hábil
Evite a dependência de tecnologias obsoletas. Instale atualizações e patches assim que estiverem disponíveis. Manter o software atualizado é essencial para a segurança e o bom funcionamento das aplicações, Verificar e instalar atualizações regularmente ajuda a prevenir vulnerabilidades e a melhorar o desempenho geral.
6. Integre todo o ecossistema de TI
A integração com outros processos, como ITAM e CMDB, é essencial para um SLM eficaz. Isso traz ganhos diretos para atividades como onboarding e offboarding de colaboradores e gerenciamento de pedidos de compra, já que as licenças podem ser atualizadas, alocadas ou removidas automaticamente. Um SLM eficiente exige a integração de todo o ecossistema de gerenciamento de TI para assegurar melhor aproveitamento das licenças e conformidade contínua.
Conheça o
ServiceDesk Plus
Uma plataforma unificada de gerenciamento de serviços que reúne recursos essenciais de ITSM, ITAM e CMDB, além de capacidades de ESM
A plataforma unificada de gerenciamento de serviços da ManageEngine conta com ITAM certificado pelo PinkVERIFY™, o que fortalece o SLM. Todas as melhores práticas mencionadas anteriormente podem ser aplicadas com facilidade no ServiceDesk Plus, viabilizando um processo de SLM consistente. Precisa saber quantas licenças de software a sua organização possui? Quem utiliza essas licenças? Elas estão próximas do vencimento? Há softwares proibidos instalados? O ServiceDesk Plus responde a essas perguntas e a muitas outras.
A solução oferece suporte ao gerenciamento de licenças de software ao longo de todo o ciclo de vida, desde solicitações de compra e implementação até a varredura de softwares existentes, o acompanhamento de licenças e contratos, o controle de upgrades e downgrades e a expiração ou renovação das licenças. A plataforma dá suporte a todas as etapas do processo.
Veja como o ServiceDesk Plus apoia sua jornada de SLM.
Fonte única de informações para o inventário de software
Esqueça das planilhas. Com o ServiceDesk Plus, a organização mantém um repositório centralizado de todas as aplicações de software, com informações relevantes como fabricante, quantidade de instalações e outros dados essenciais.
Acompanhamento centralizado de licenças
Acabe com o controle de licenças espalhado em vários sistemas. O ServiceDesk Plus permite consolidar e gerenciar todas as licenças de software em um único repositório centralizado. A ferramenta oferece uma visão completa do cenário de licenciamento, com informações sobre licenças disponíveis e alocadas, categorias de licenças e status ativo ou inativo, entre outros dados.
Tipos de licença personalizáveis
Organize suas licenças e obtenha um gerenciamento mais eficiente. O ServiceDesk Plus permite categorizar licenças conforme critérios como individual, corporativa ou OEM. Essa organização facilita a identificação e a recuperação das licenças sempre que necessário.
Descoberta automatizada
Economize tempo e reduza esforços manuais. O ServiceDesk Plus realiza a descoberta automática de ativos de TI, como workstations, servidores e softwares, durante o processo de varredura. As licenças de software adequadas podem ser associadas automaticamente aos ativos identificados para oferecer um acompanhamento mais preciso.
Associe contratos de licenciamento a softwares e fornecedores
Evite riscos de auditoria. Vincule contratos de licença aos respectivos softwares e fornecedores e mantenha conformidade com os termos de licenciamento.
Verifique instalações de software em toda a organização
Identifique quantas workstations utilizam cada software para decidir entre realizar novas instalações ou remover as que não são mais necessárias. Verifique também quais instalações de software estão licenciadas ou não e adote as ações necessárias.
Gerencie licenças disponíveis e uso
Veja os tipos de licenças vinculadas a cada software, faça a alocação automática por localidade e execute outras ações diretamente na página de detalhes.
Gerencie contratos de software
Vincule contratos às licenças de software e receba notificações antecipadas sobre renovações para simplificar os workflows.
Outras capacidades de gerenciamento de serviços do ServiceDesk Plus
Gerenciamento de incidentes
Simplifique todo o processo de gerenciamento de incidentes, do registro e encaminhamento de tickets até a resolução e a geração de relatórios.
Gerenciamento de problemas
Identifique e elimine a causa raiz dos incidentes para evitar recorrências.
Gerenciamento de mudanças
Planeje, implemente e consolide mudanças na organização com workflows e aprovações integradas.
CMDB
Mapeie os relacionamentos entre diferentes CIs e analise os impactos para o negócio causados por interrupções de TI ou mudanças operacionais.
Gerenciamento de solicitações de serviço
Simplifique todo o processo de gerenciamento de incidentes, do registro e encaminhamento de tickets até a resolução e a geração de relatórios.
Geração de relatórios
Tenha visibilidade sobre os processos de gerenciamento de serviços ao analisar dados do service desk com relatórios prontos para uso ou personalizados, disponíveis em diferentes módulos.
Gerenciamento de projetos de TI
Crie projetos, administre recursos, acompanhe o progresso e integre projetos aos processos de ITSM para aprimorar a entrega geral de serviços de TI.
Ainda tem dúvidas sobre a necessidade de um processo sólido de SLM? Reflita sobre as perguntas a seguir:
- Você enfrenta dificuldades para acompanhar o inventário de software da organização?
- Monitorar licenças de software disponíveis e em uso se tornou uma tarefa complexa?
- Gerenciar a alocação de licenças entre usuários, departamentos e locais é um desafio?
- Há preocupação com a instalação de softwares não autorizados no ambiente?
Se a resposta for sim para qualquer uma dessas perguntas, é um sinal claro de que chegou o momento de investir na solução certa de SLM!
