La naturaleza física del lugar de trabajo repercute directamente en la productividad de los empleados. Aunque el equipo de instalaciones se encarga directamente de mantener un lugar de trabajo eficiente y sin riesgos, a menudo no está equipado con el conjunto adecuado de herramientas para garantizarlo. Y muchos equipos siguen usando hojas de cálculo o herramientas internas que no les ayudan a afrontar los retos cotidianos. Los equipos de gestión de instalaciones deben abandonar las herramientas heredadas, como las hojas de cálculo y los procesos basados en papel, y adoptar plataformas de servicios unificados para asumir el paradigma actual del lugar de trabajo, que hace hincapié en la experiencia y el compromiso de los empleados.
Los equipos de gestión de instalaciones a menudo tienen que superar estos retos:
Falta de un repositorio central de activos
Los equipos de instalaciones necesitan una solución para supervisar los activos de principio a fin. Una solución dedicada es una forma eficiente de comprar, almacenar, operar, mantener y retirar activos. Por lo tanto, necesitan registros precisos de sus activos con información detallada. Por ejemplo, no disponer de un calendario de revisiones o de un registro de mantenimiento del sistema de climatización de un edificio puede provocar fácilmente una posible avería en dicho sistema.
Dificultad para colaborar con otros departamentos
Los equipos de instalaciones no pueden trabajar en silos, ya que casi todos los equipos dependen de ellos por diversas razones. El equipo de Recursos Humanos necesita de su ayuda para asignar escritorios y distintivos durante la incorporación de los empleados, TI necesita su ayuda con la ventilación y la electricidad para montar una sala de servidores, marketing y ventas necesita una sala de reuniones funcional cuando la necesita, y casi todo el mundo depende del equipo de instalaciones cuando utiliza los servicios del edificio. Tiene que haber un canal bidireccional eficaz entre el equipo de instalaciones y los demás departamentos.
Falta de visibilidad sobre los espacios del campus
Se espera que los equipos de gestión de instalaciones de las grandes organizaciones encuentren mejores formas de designar el espacio y distribuir mejor las zonas de trabajo saturadas utilizando las ubicaciones del campus. Además, en las empresas que adoptan políticas de trabajo híbrido, los equipos de instalaciones deben prever y planificar el uso óptimo de las propiedades del campus sin malgastar recursos. Por si fuera poco, muchas empresas tienen dificultades para ampliar sus espacios de oficinas a medida que se incorporan nuevos empleados debido a una mala visión a largo plazo de la gestión del espacio de trabajo.
Control de costos
Exceder el presupuesto indica que el campus de la organización está mal gestionado. Por ejemplo, los gestores de instalaciones suelen tener que negociar con proveedores y vendedores, y supervisar sus contratos, historial de rendimiento y garantías. También tienen que mantener un estricto control de los proyectos en los que trabajan tanto empleados a tiempo completo como contratistas temporales para reducir el riesgo de que los costos superen el presupuesto del proyecto.
Estar al tanto de las expectativas de los empleados
Los equipos de instalaciones comprenden la importancia de que el lugar de trabajo fomente la productividad e infunda la cultura. Los factores que mejoran la experiencia de los empleados incluyen el hecho de los usuarios puedan solicitar servicios sin interrumpir su trabajo o incluso que la infraestructura del lugar de trabajo esté configurada de manera que se ofrezca una colaboración y comunicación eficientes.
¿Qué puede hacer con ServiceDesk Plus?
Gestione completamente el ciclo de vida de los activos
Mantenga un registro meticuloso de todos los activos, desde su compra hasta su retirada
Trabaje en equipo con otros departamentos desde una consola central
Lleve a cabo actividades interdepartamentales sin barreras en la comunicación o los datos
Digitalice el campus y mantenga los detalles al alcance de la mano
Visualice los espacios y sus relaciones en todas las ubicaciones
Planifique, supervise y ejecute proyectos
No pierda de vista el panorama general mientras supervisa tareas específicas con precisión.
Obtenga información consolidando las interacciones de los empleados
Analice las experiencias de los empleados y elimine los conflictos en el lugar de trabajo
¿Cómo puede hacerlo con ServiceDesk Plus?
Desarrolle planes estratégicos de gestión de activos con los activos integrados y una CMDB
- Establezca un inventario preciso de todos los activos y consumibles, registrando todos los detalles necesarios para el mantenimiento.
- Mantenga los activos a lo largo de sus ciclos de vida con estados de activos personalizados junto con la depreciación.
- Trace visualmente las relaciones entre los activos para comprender el impacto de los fallos de servicio con una base de datos de gestión de la configuración (CMDB).
Establezca una experiencia coherente para los empleados con la gestión de servicios empresariales
- Aproveche el portal de autoservicio común de la empresa para que los usuarios planteen y supervisen problemas, envíen anuncios y encuentren resoluciones para las solicitudes básicas.
- Cree rápidamente una instancia de instalaciones única con plantillas, ajustes y configuraciones predefinidos.
Optimice el uso y la ocupación del campus con un módulo dedicado de gestión del espacio.
- Obtenga una vista consolidada de todos los niveles de la organización, y busque y obtenga detalles visualmente en varias propiedades.
- Cree y asocie tickets, activos, amenidades, documentos y servicios de las instalaciones a cada espacio para gestionar los servicios de forma holística.
Controle múltiples proyectos y realice el trabajo a tiempo con los proyectos integrados.
- Deje de sobrepasar su presupuesto controlando los proyectos visualmente mediante diagramas de Gantt.
- Registre las horas de los empleados mediante planillas horarias.
- Monitoree y gestione el progreso de los recursos con el gráfico de gestión de recursos.
- Genere informes de proyectos al instante para analizar los riesgos, el cumplimiento de los plazos y mucho más.
Descubra información sobre el servicio con informes y análisis
- Obtenga información procesable en minutos con más de 180 informes preconfigurados, como los servicios más solicitados y los incidentes más frecuentes.
- Cree dashboards en tiempo real en ServiceDesk Plus y aproveche Zoho Analytics para obtener información sobre las operaciones de servicio en las instalaciones.
Simplifique los procesos de servicio en las instalaciones con la automatización sin código
- Aproveche las reglas de negocio para agilizar los tickets entrantes, como realizar acciones específicas de tickets de una determinada planta.
- Cree tareas de mantenimiento preventivo para asignar automáticamente trabajos de servicio recurrentes a técnicos e ingenieros.
Agilice las interacciones con vendedores y proveedores con compras y contratos
- Cree órdenes de compra (PO) y gestione su ciclo de vida completo.
- Mantenga un catálogo de proveedores y asocie sus productos con detalles como el precio, la garantía y los detalles de mantenimiento.
- Mantenga a los proveedores al tanto de la emisión y localización de las órdenes de compra junto con sus estados, facturas y pagos desde la misma orden de compra.
- Evalúe la cadena de suministro generando informes personalizados para analizar las tendencias de compra, los contratos con proveedores, etc.
