Los equipos de finanzas son la piedra angular de su organización, ya que impulsan las decisiones estratégicas para alinear las funciones empresariales con los objetivos de la organización. Son uno de los equipos más avanzados en adoptar la transformación digital. Sin embargo, dependen de herramientas dispares para gestionar múltiples procesos financieros, como la elaboración de presupuestos, la contabilidad, la facturación y el cobro. Además, la información está dispersa entre departamentos, por lo que los equipos de finanzas luchan contra los silos de datos. Por ejemplo, cuando los empleados generan solicitudes relativas a las finanzas para explorar derechos como la elegibilidad crediticia, es posible que los equipos de finanzas no puedan facilitar la información a tiempo. Los equipos de finanzas también pueden desconocer la prioridad de dichas solicitudes. Además, tienen que ponerse en contacto con los equipos de RR.HH. para recolectar información relevante sobre los superiores directos de los empleados para garantizar la aprobación de las solicitudes relativas a las finanzas. Esto provoca una prestación de servicios insuficiente y que la experiencia del usuario sea insatisfactoria.
Los empleados registran los incidentes financieros, como el abono de un sueldo en una cuenta equivocada y los fallos en los reembolsos, a través de múltiples canales, como llamadas telefónicas, correos electrónicos o visitas. Cuando los equipos de finanzas utilizan canales primitivos como hojas de Excel para gestionar incidentes, se enfrentan a información no estructurada y a la deficiencia de datos. Por lo tanto, cuando los empleados se enfrentan a incidentes financieros mayores, como fallos en los pagos causados por tarjetas de crédito que no funcionan, los equipos de finanzas podrían ser inefectivos a la hora de resolverlos a tiempo, lo que podría provocar la interrupción de los servicios. Por ejemplo, si las tarjetas de crédito corporativas fallan cuando los directivos quieren renovar las suscripciones de software, esto puede perjudicar a los servicios de software, paralizando el funcionamiento de los equipos empresariales.
Los equipos de finanzas prestan servicios relacionados con pagos, facturas, cuentas, etc. a las unidades de negocio dentro y fuera de sus organizaciones. Aunque los equipos de finanzas son responsables del buen funcionamiento de los servicios financieros, pueden no estar preparados para prestar servicios según los requisitos de las distintas unidades de negocio. Por ejemplo, cuando los equipos de marketing y creativos reciben facturas de proveedores de todo el mundo, los equipos de finanzas se enfrentan al reto de procesar facturas emitidas desde varios países con distintas divisas. Esto retrasa la prestación de servicios por parte de los proveedores, lo que impide que los equipos creativos y de marketing completen a tiempo tareas como la organización de ferias o webinarios.
Los equipos de finanzas están al frente de la infraestructura financiera y los cambios tecnológicos para garantizar la eficiencia operativa. Lo ideal es que coordinen cambios como las migraciones de plataformas con los equipos de TI. Pero, dada la proliferación de aplicaciones, los equipos de finanzas adquieren y utilizan aplicaciones relativas a las finanzas SaaS sin mantener informados a los equipos de TI, lo que da lugar a una TI invisible. Estos cambios aumentan los riesgos para la seguridad y la empresa. Además, los equipos de finanzas podrían introducir cambios de gran alcance en las políticas financieras sin una planificación sistemática, una evaluación de riesgos y una colaboración entre departamentos. Estos cambios fortuitos podrían afectar a las normas de los servicios financieros en toda la organización.
Los equipos de negocio plantean solicitudes de compra de acuerdo con sus requisitos funcionales y firman contratos con los proveedores para mantener los estándares de servicio. A medida que los equipos empresariales constituyentes diversifican sus funciones, a los equipos de finanzas les puede resultar difícil supervisar sus transacciones sin una visión consolidada de las mismas. Además, sin mecanismos de aprobación automatizados, los equipos de finanzas tienen dificultades para procesar sistemáticamente las compras y los contratos.
Los empleados suelen tener preguntas sobre los servicios y beneficios financieros que ofrece su organización. Estas preguntas van desde las más sencillas relacionadas con los impuestos hasta otras más complejas sobre directrices financieras y pólizas de seguros. Incluso si los equipos de finanzas realizan sesiones de capacitación periódicas, podrían quedarse cortos a la hora de desviar los tickets de Nivel 1 que solicitan información financiera rutinaria. Como resultado, los empleados se enfrentan a una escasez de información, ya que no están equipados con artículos de conocimiento y preguntas frecuentes para responder a preguntas financieras comunes.
A medida que las organizaciones amplían sus operaciones, los empleados generan más solicitudes relacionadas a las finanzas. Los equipos de finanzas pequeños pueden lidiar con herramientas anticuadas que proporcionan información superficial. Debido a la falta de herramientas analíticas sofisticadas, es posible que no puedan realizar un control de los incidentes financieros, como el número de fallos en las tarjetas de crédito, los fallos en las nóminas de los bancos y los problemas con la presentación de reclamaciones al seguro.
