Los equipos jurídicos desempeñan un rol importante en la realización de las operaciones empresariales. Las empresas confían en los equipos jurídicos para realizar aportaciones clave en la mayoría de las actividades, desde la contratación de talentos hasta la creación de canales y asociaciones estratégicas y el cierre de ventas.
Con una variedad de tareas importantes que dependen de ellos, los equipos jurídicos no pueden permitirse retrasar las operaciones empresariales debido a una mala utilización de los recursos o a una lenta gestión de las solicitudes legales. Los retrasos en la firma de contratos, acuerdos de confidencialidad o memorandos de entendimiento pueden acabar con elaborados planes de negocio y provocar pérdidas de ingresos por renovaciones, demandas judiciales y ciclos de ventas inefectivos.
Al adoptar una plataforma unificada de gestión de servicios, los equipos jurídicos pueden crear un proceso efectivo que les ayude a seguir el ritmo del resto de la empresa.
Desde el registro de solicitudes a través de correos electrónicos y llamadas telefónicas hasta el almacenamiento de documentos y contratos críticos en varios dispositivos, los equipos jurídicos carecen de un portal central para realizar un control y gestionar sus solicitudes entrantes y recursos críticos. El control de las solicitudes jurídicas con una plataforma de gestión de servicios efectiva ofrece a su equipo jurídico visibilidad sobre todas sus solicitudes jurídicas y agiliza la prestación de servicios, al tiempo que mantiene un repositorio central de todas las solicitudes jurídicas, incluidos los detalles sobre quién las gestionó.
Con múltiples solicitudes que revisar, corregir y firmar, gestionarlas mediante una herramienta heredada o buzones de correo puede ser imposible y aumenta la posibilidad de perder documentos jurídicos importantes. La falta de claridad sobre cómo deben gestionarse las distintas solicitudes provoca retrasos evitables y un uso inefectivo de los recursos, además de costar dinero a la empresa. Mediante sencillos flujos de trabajo y formularios de solicitud, los equipos jurídicos pueden dar vida a estrategias y garantizar que cada solicitud jurídica emitida se gestione adecuadamente, se asigne al asesor jurídico pertinente y siga un conjunto definido de pasos para llevar cada solicitud jurídica hasta su conclusión.
Los documentos legales contienen información importante y sensible que sirve de base a todas las asociaciones que una empresa establece, y como tal esta información es privilegiada. Los equipos jurídicos deben garantizar que solo las personas pertinentes tengan acceso a esta información y que los documentos jurídicos no se modifiquen sin el permiso autorizado y la documentación adecuada. Esto puede reducirse definiendo las funciones de los miembros del equipo jurídico y proporcionando un acceso adecuado de visualización y edición a los recursos jurídicos esenciales.
Las políticas jurídicas deben actualizarse constantemente para adecuarse a la evolución del entorno empresarial. Es necesario cumplir políticas importantes, como la actualización de la legislación sobre datos o la legislación laboral promulgada por los gobiernos, para que las empresas puedan seguir funcionando. En tales circunstancias, los equipos jurídicos deben actualizar los borradores de las políticas y garantizar que las principales partes interesadas, departamentos y verticales empresariales conozcan bien los cambios. Los sistemas heredados están mal equipados para gestionar efectivamente cambios a tan gran escala y ponen a su empresa en riesgo de incumplir las políticas. Un proceso agilizado de habilitación del cambio puede ayudar a los equipos jurídicos a planificar y poner en marcha cambios normativos con una imagen clara de las tareas que deben realizarse, y delegar dichas tareas a los equipos adecuados.
Sin un repositorio centralizado de solicitudes jurídicas y sus registros, es imposible que los equipos jurídicos realicen un control del rendimiento e identifiquen deficiencias en sus modelos actuales de prestación de servicios. Los equipos jurídicos tienen que buscar manualmente en numerosos buzones y correos electrónicos para hacer un control de métricas clave como el tiempo de prestación de servicios, los fallos en la prestación de servicios y el número de revisiones para medir el rendimiento.
El control y la medición de las métricas clave son vitales para agilizar y optimizar los flujos de trabajo con el fin de acelerar la prestación de servicios jurídicos y apoyar efectivamente las funciones empresariales que requieran estos documentos.
Mantenga una única fuente de verdad para todas sus solicitudes de servicios jurídicos, documentos y contratos.
Establezca procedimientos operativos normalizados para acelerar y normalizar la prestación de servicios jurídicos.
Controle el acceso a sus servicios jurídicos y documentos para proteger los datos confidenciales.
Planifique, gestione e implemente cambios normativos a gran escala con un proceso agilizado de habilitación del cambio.
Obtenga información sobre el rendimiento de su mesa de servicio jurídica con informes y dashboards.
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